# Warning
# Standard
You Must Select a value in the XXX field in combination with the following dimensions values that are value:
Topic and case: โพสรายการไม่ได้
จาก Warning แจ้งให้ระบุ Financial dimension: XXX
จากตัวอย่าง แจ้งให้ระบุ Financial dimension ในส่วนของ REL_COM
Solution: ให้ทำการระบุ Financial dimension ให้เรียบร้อย โดย Warning จะแจ้งให้ระบุ Dimension ตามเครื่องหมายตกใจสีแดง
เนื่องจากเคสนี้จะเกิดขึ้นกับหลายหน้าจอทำงาน ที่มีการกำหนดหรือต้องระบุ Financial Dimension แต่จะมีบางหน้ารายการที่จะมีทั้งในส่วนของ Header และ Line ยกตัวอย่าง Purchase order และ Sales order วิธีจะเช็คว่าต้องระบุ Financial dimension ที่ Header หรือ Line ให้สังเกต ว่าเป็น Main Account ชนิดใด หากเป็น Main account เกี่ยวกับ Vendor/Customer (Posting Profile) ส่วนนี้จะต้องระบุ Financial dimension ใน Header หรือหากเป็น Main account เกี่ยวกับ Item (Posting Profile) ส่วนนี้จะต้องระบุ Financial dimension ใน Lines
ในกรณีที่ก่อนหน้านี้เคย Post ได้แต่ตอนนี้ติด Warning ให้ไปตรวจสอบที่ Account structures ที่ใช้งาน โดยตรวจสอบได้ที่ General ledger > Chart of accounts > Structures > Configure account structures
โดยเครื่องหมาย * หมายถึงจำเป็นต้องระบุ Dimension, เครื่องหมาย “” หมายถึงไม่ต้องระบุ Dimension และ เครื่องหมาย *,”” หมายถึงจะระบุหรือไม่ระบุก็ได้
# Warning
# Standard
Warning Standard : Cannot be picked because only 0 is/are available from the inventory for item: XXX
Topic and case: โพสรายการไม่ได้
จาก Error แจ้งว่าสินค้ามีจำนวนไม่เพียงพอในการทำรายการที่เกี่ยวข้องกับการโอนย้ายหรือตัด stock
Solution: เกิดในช่วงการโพสต์รายการที่เกี่ยวกับการโยกย้ายสินค้าหรือการเกิด Stock movement
Cause: จาก Warning แจ้งว่าของไม่เพียงพอให้ตัด Stock ทั้งนี้ Warning นี้จะมาพร้อมกับ Message ที่แจ้ง
ว่าเป็น Item ไหน Site=XXX, Warehouse=XXX ในกรณีที่ Item มีการคุมถึง Location, Batch หรือ Serial ทั้งนี้ระบบจะแจ้ง
ตาม Storage Dimension ที่กำหนดใน Item
สามาถตรวจสอบที่ On-hand โดยกรองค้นหาตาม Inventory dimension (Site=XXX, Warehouse=XXX, Location=XXX, Batch=XXX, Serial number=XXX) ตาม Warning ว่ามีของเพียงพอหรือไม่ โดยให้ดูจำนวนที่ช่อง “Available physical”
ห้ทำการเลือกของในคลัง ที่มีเพียงพอต่อจำนวนที่จะตัด Stock โดยให้ตรวจสอบจำนวนที่ช่อง “Available physical”
# Warning
# Standard
Cannot create a record in Number sequence code NumberSequenceTable). Number sequence code: XXX The record already exists.
Topic and case: create new Number Sequence ไม่ได้
จากข้อความแจ้งว่า Number sequence code นี้มี Code อยู่แล้ว
Solution: ให้ทำการเปลี่ยนไปใช้ Code อื่นแทน เนื่องจากระบบจะไม่ยอดให้ตั้ง code ของ number sequence ซ้ำกันได้
Path: Organization administration > Number sequence > Number sequence
# Warning
# Set
Inventory dimension Batch number must be specified.
Topic and case: ไม่สามารถทำรายการเกี่ยวกับการรับสินค้า ขายสินค้า หรือโอนย้ายหรือตัด stock สินค้าได้
จากข้อความแจ้งว่า ให้ระบุ Batch number
Solution: หาก Item ที่มีการคุม Batch ทุกครั้งที่ทำรายการจะต้องทำการระบุ Batch number ทุกครั้ง โดยสามารถตรวจสอบที่ Item master ของ Item นั้นๆ ได้ที่หน้า Released product details ที่ Tracking dimension group ว่ากำหนดเป็นคุม Batch หรือไม่
# Warning
# Set
Number sequence XXX has been exceeded.
Topic and case: เกิดในจังหวะที่สร้างเอกสารหรือโพสต์รายการ
จำนวนเลข Number sequence เต็มตามที่ตั้งค่าไว้
Solution: เข้าตรวจสอบที่ Organization > Number sequence > Number sequence ว่า Number sequence ได้รันไปถึงเลขที่เท่าไหร่แล้ว หากพบว่าเลขเต็มแล้วต้องทำการขยาย Digit ตาม Number sequence code ที่ระบบแจ้ง
มีขั้นตอนดังนี้
1 เข้าที่ Organization administrator > Number sequence > Number sequence
2 แถบ Segments > Column value: เพิ่มเครื่องหมาย # จำนวน 1 หลัก และ Column Length : ให้ใส่ตัวเลขตามจำนวนเครื่องหมาย # ในช่อง value
3 แถบ General ให้เพิ่ม Largest ตามจำนวน Column Length ในแถบ Segments (ในช่อง Next หมายถึงตอนนี้เลขอยู่ที่เท่าไหร่)
# Warning
# Set
To enter a purchase requisition your user ID must be assigned to an active worker.
Topic and case: เกิดเมื่อเข้าในหน้า Purchase requisition และไม่สามารถกด New ได้
เนื่องจาก User ID ที่สามารถเปิด Purchase requisition ได้ต้องมีการสร้าง Worker ที่ระบบก่อน
Solution: จาก Warning จะเห็นได้ว่า มีการระบุชัดเจนว่า User ID ต้องมีการ Active worker ก่อนที่จะทำ
รายการขอเปิดใบขอสั่งซื้อ ฉะนั้นให้ตรวจสอบที่ User ก่อน
หากตรวจสอบแล้วไม่พบชื่อที่ช่อง Person ให้ทำการสร้าง Worker ที่ Human resources >
Worker โดยกำหนด Company และวันที่เริ่มงาน
# Warning
# Set
Fiscal period for xxx is not open.
Topic and case: เกิดจังหวะโพสต์รายการ Voucher, เกิดจากการมีการโพสต์รายการย้อนหลังหรือข้ามเดือน
จาก Error แจ้งว่า Fiscal Period ของวันที่ XX/XX/XXX ยังไม่ได้เปิด
Solution: Key point จะอยู่ที่ Fiscal period ฉะนั้นต้องไปตรวจสอบการเปิด/ปิด Period
โดยเข้าตรวจสอบที่ General ledger > Calendars > Ledger calendars จากนั้นตรวจสอบเอกสารที่จะโพสต์ว่าอยู่ช่วง Period ไหน หาก Status = Open หมายถึง ยังสามารถลงบันทึกบัญชีได้ / On hold หมายถึง หยุดการลงบัญชีชั่วคราว สามารถกลับมาเปิดได้ / Permanently closed หมายถึงปิดรอบบัญชีจะไม่สามารถทำรายการในช่วง Period นั้นได้และไม่สามารถกลับมาเปิดให้ลงบัญชีได้
# Warning
# Set
Posting – Number: XXX Conversion between PCS and Unit does not exist for product XXX
Topic and case: เกิดในจังหวะรับ/ตัด Item
Key point คือการ Conversion ซึ่งเป็นเรื่องของหน่วยนับสำหรับ Item
Solution: เนื่องจากใน Warning แจ้งเป็นการ Conversion หน่วยนับไม่ถูกต้อง ยกตัวอย่างจากรูป Warning
ข้างต้น ระบบไม่พบค่าระหว่างหน่วย PCS และหน่วย Unit โดยสามารถตรวจสอบได้ที่
Organization administrator > Setup > Units > Unit conversions
ว่ามี Item ที่แจ้งนั้นมีหน่วยการ Conversion จาก PCS เป็น Unit หรือไม่
1 เข้าที่ Product > Unit conversions
2 กำหนดว่า 1 หน่วย Unit = กี่ หน่วย PSC (จากในตัวอย่าง 1 หน่วย Unit = 12 หน่วย EA) > OK
# Warning
# Standard
Item XXX does not exist.
Topic and case: เกิดในจังหวะโพสต์รายการที่เกี่ยวข้องกับสินค้า
เกิดจากระบบไม่พบรหัสสินค้าดังกล่าว
Solution: มีการบันทึกเอกสารแล้วแต่ยังไม่โพสต์ และภายหลังมีการลบสินค้านั้นๆออก หากสินค้านั้นๆยังไม่มี
Transaction เกิดขึ้นจะสามารถลบได้เลย การดึง Item ไปไว้ในเอกสารแล้วบันทึกไว้ ระบบถึงว่ายังไม่มี Transaction แต่หาก Item นั้นมีการรับเข้า / ตัดออก หรือมีการเดินรายการในคลังแล้วจะไม่สามารถลบได้
เนื่องจากมีการลบ Item ออกไปแล้วจึงไม่สามารถทำรายการใดๆกับ Item ที่ระบบแจ้งเตือนได้
# Knowledge
#
การยกเลิกเอกสาร Purchase order ที่ติด Workflow.
Topic and case: หากมี Workflow เมื่อไหร่ก็ตามที่ต้องการแก้ไขเอกสารต้อง Request change สถานะให้เป็น Draf
จากนั้นจึงจะสามารถทำการแก้ไขได้ และทำการ Confirm และกด Summit เพื่อส่งอนุมัติอีกครั้ง
Solution: ตรวจสอบว่าได้มีการตั้งค่า Workflow หรือไม่สามารถสังเกตุได้จากแถบบนสุดของเอกสารจะเห็นคำว่า Workflow หากไม่มีตรงนี้เป็นไปได้ว่าไม่มีการกำหนด Workflow
ให้คลิกที่ Request change เพื่อให้ Status workflow กลับมาเป็น Draf
# Knowledge
#
การ Hide fields.
Topic and case: กรณีต้องการ Hide Field เพื่อลดฟิวด์ที่ไม่จำเป็นในการใช้งาน สำหรับ user ของตัวเอง
Solution: 1 คลิกที่ฟันเฟือง > Personalize.
2 คลิกฟิวด์ที่ต้องการ > เลือก Hide > กด Close
3 Save view > Check Pin as default view เพื่อตั้งเป็นค่าตั้งต้น
ทั้งนี้การ Hide ฟิวด์สามารถทำได้ By user เท่านั้น
# Knowledge
#
การใช้ Over delivery และ Under delivery
Topic and case: เกิดจังหวะที่จะทำ Product receipt เกิน / น้อยกว่าที่เปิด Purchase order
โดยปกติแล้วจะไม่สามารถรับมากกว่าหรือน้อยกว่าใบสั่งซื้อได้ แต่จะสามารถทยอยรับได้โดยการใช้ ฟังก์ชัน Receipt now
Solution: หากไม่สามารถทำการรับมากกว่าได้ ต้องตรวจว่าได้มีการตั้งค่าให้ยอมรับการรับมากกว่าหรือน้อยกว่า
ใบสั่งซื้อหรือไม่ จากนั้นไปตรวจสอบที่เอกสารดังกล่าวว่าได้มีการระบุจำนวนเปอร์เซ็นที่สามารถรับมากกว่าหรือน้อยกว่าใบสั่งซื้อกี่เปอร์เซ็น หากค่าเป็น 0 แสดงว่าไม่สามารถรับเกิน / ขาดได้ หากตั้งไว้มากกว่า 1 ระบบจะนำมาคิดเปอร์เซ็นการรับเกิน / ขาด เช่น ตั้งไว้ที่ 10% ทำการเปิดใบสั่งซื้อที่ 100 หน่วยระบบจะสามารถให้รับเกิน / ขาดได้ 10 หน่วย
สามารถตั้งค่าได้ที่ Procurement and sourcing > Setup > Procurement and sourcing
parameters > Delivery จากนั้นให้ติ๊กที่ Accept over delivery และ Accept under delivery
เมื่อจะทำการรับมากกว่าหรือน้อยกว่าต้องระบุในเอกสารทุกครั้ง
# Warning
# Standard
This action can only be completed after line number 2 is fully distributed.
Topic and case: จาก Error แจ้งว่า จะทำรายการได้ก็ต่อเมื่อ line number XX distributed สมบูรณ์
จะพบเมื่อ line PO นั้น ตรง Account distribute ไม่ครบ หรือไม่ตรงกับ Set up ใน Posting profile ในปัจจุบัน หรือ Transaction ซึ่งมาจากการอัพเดทแก้ไข PO line
Solution: ให้เข้าตรวจสอบ line ตาม error แจ้ง
1.คลิก Financial
2.คลิก Distribute amounts
3.กดปุ่ม Reset เพื่อให้ระบบอัพเดท Distributions
กรณีข้างต้นจะรองรับกรณีที่มีการอัพเดทที่ Po line แล้วใน Distributions ไม่อัพเดทตาม
แต่ในกรณีที่เข้ามาที่ Distributions แล้วพบว่าเป็นค่าว่าง เมื่อกดปุ่ม Reset แล้วระบบยังไม่อัพเดท
นั่นเพราะ ยังไม่ได้กำหนด Posting profile ของ Item นั้น ๆ
# Knowledge
#
How to attach file
Solution: ไฟล์แนบมี 4 ประเภทโดยแบ่งเป็น File/ Image/ Note และ URL
1 File > เป็น Type ที่บ่งบอกว่าเป็นไฟล์เอกสารเช่น PDF, Doc, Excel
2 Image > เป็น Type ที่บ่งบอกว่าเป็นรูปภาพเช่น PNG, JPG อื่นๆ
ซึ่ง File และ Image สามารถ Browse เป็นรูปภาพหรือไฟล์สลับกันได้ แต่ Type จะเป็นการระบุว่าสิ่งที่แนบมาเป็นไฟล์เอกสารหรือรูปภาพ เมื่อต้องการดูไฟล์ ให้คลิกที่ Open ระบบจะโหลดไฟล์ไว้ที่เครื่องอัตโนมัติ
3 Note > เป็น Text ระบุ Description
4 URL > สามารถใส่ URL ได้ เมื่อกด Open ระบบจะเข้า Web ที่เราระบุลิ้งค์ไว้
ทั้งนี้การแนบไฟล์สามารถแนบได้ทั้ง Head และ Line โดยจะแยกกัน
ในส่วน Line มี 2 ไฟล์แนบ สามารถคลิกที่รูปคลิปหนีบกระดาษได้
ในส่วน Head มี 1 ไฟล์แนบ สามารถคลิกที่รูปคลิปหนีบกระดาษได้
ในหน้า All purchase ระบบจะแสดงไฟล์แนบของ Header
