Fixed Assets

   Topic and case:       โพสรายการไม่ได้

                                             จาก Warning แจ้งให้ระบุ Financial dimension: XXX

                                    จากตัวอย่าง แจ้งให้ระบุ Financial dimension  ในส่วนของ REL_COM

      Solution:                ให้ทำการระบุ Financial dimension ให้เรียบร้อย โดย Warning จะแจ้งให้ระบุ Dimension ตามเครื่องหมายตกใจสีแดง

                                    เนื่องจากเคสนี้จะเกิดขึ้นกับหลายหน้าจอทำงาน ที่มีการกำหนดหรือต้องระบุ Financial Dimension แต่จะมีบางหน้ารายการที่จะมีทั้งในส่วนของ Header และ Line ยกตัวอย่าง Purchase order และ Sales order วิธีจะเช็คว่าต้องระบุ Financial dimension ที่ Header หรือ Line ให้สังเกต ว่าเป็น Main Account ชนิดใด หากเป็น Main account เกี่ยวกับ Vendor/Customer (Posting Profile) ส่วนนี้จะต้องระบุ Financial dimension ใน Header หรือหากเป็น Main account เกี่ยวกับ Item (Posting Profile) ส่วนนี้จะต้องระบุ Financial dimension ใน Lines

                                             ในกรณีที่ก่อนหน้านี้เคย Post ได้แต่ตอนนี้ติด Warning ให้ไปตรวจสอบที่ Account structures  ที่ใช้งาน โดยตรวจสอบได้ที่ General ledger > Chart of accounts > Structures > Configure account structures

โดยเครื่องหมาย * หมายถึงจำเป็นต้องระบุ Dimension, เครื่องหมาย “” หมายถึงไม่ต้องระบุ Dimension และ  เครื่องหมาย *,”” หมายถึงจะระบุหรือไม่ระบุก็ได้

      Topic and case:       create new Number Sequence ไม่ได้

                                             จากข้อความแจ้งว่า Number sequence code นี้มี Code อยู่แล้ว      

      Solution:                   ให้ทำการเปลี่ยนไปใช้ Code อื่นแทน เนื่องจากระบบจะไม่ยอดให้ตั้ง code ของ number sequence ซ้ำกันได้

                                             Path: Organization administration > Number sequence > Number sequence

      Topic and case:       เกิดในจังหวะที่สร้างเอกสารหรือโพสต์รายการ

                                    จำนวนเลข Number sequence เต็มตามที่ตั้งค่าไว้

           Solution:                เข้าตรวจสอบที่ Organization > Number sequence > Number sequence ว่า Number sequence ได้รันไปถึงเลขที่เท่าไหร่แล้ว หากพบว่าเลขเต็มแล้วต้องทำการขยาย Digit ตาม Number sequence code ที่ระบบแจ้ง

                                         มีขั้นตอนดังนี้

                                         1 เข้าที่ Organization administrator > Number sequence > Number sequence

                                 2 แถบ Segments > Column value: เพิ่มเครื่องหมาย # จำนวน 1 หลัก และ Column Length : ให้ใส่ตัวเลขตามจำนวนเครื่องหมาย # ในช่อง value

                               3 แถบ General ให้เพิ่ม Largest ตามจำนวน Column Length ในแถบ Segments (ในช่อง Next หมายถึงตอนนี้เลขอยู่ที่เท่าไหร่)

      Topic and case:       รันค่าเสื่อมแล้วระบบคำนวณไม่ตรง

     Solution:                ตรวจสอบรายการโดยการดูที่ Net book value ของ Fixed asset นั้นๆ จากนั้นหารด้วย Depreciation period remaining จะได้รายการค่าเสื่อมต่อวัน 

จากนั้นตรวจสอบที่ Fixed asset > Setup > Fixed asset parameters ว่าตั้งค่าการคำนวณไว้ที่เท่าไหร่ จากตัวอย่างมีการกำหนด Minimum depreciation amount = 10 ซึ่งหมายความว่า หากค่าเสื่อมต่อวันมีค่าน้อยกว่า 10 ระบบจะปัดขึ้นเป็น 10 ทันทีและระบบก็จะเอายอด 10 x กับจำนวณวันที่ Calculate

      สำหรับ Minimum ควรระบุเป็น 0 หรือ 0.01

      Topic and case:       เกิดจังหวะโพสต์รายการ Voucher, เกิดจากการมีการโพสต์รายการย้อนหลังหรือข้ามเดือน

                                             จาก Error แจ้งว่า Fiscal Period ของวันที่ XX/XX/XXX ยังไม่ได้เปิด

      Solution:                Key point จะอยู่ที่ Fiscal period ฉะนั้นต้องไปตรวจสอบการเปิด/ปิด Period

    โดยเข้าตรวจสอบที่ General ledger > Calendars > Ledger calendars จากนั้นตรวจสอบเอกสารที่จะโพสต์ว่าอยู่ช่วง Period ไหน หาก Status = Open หมายถึง ยังสามารถลงบันทึกบัญชีได้ / On hold หมายถึง หยุดการลงบัญชีชั่วคราว สามารถกลับมาเปิดได้ / Permanently closed หมายถึงปิดรอบบัญชีจะไม่สามารถทำรายการในช่วง Period นั้นได้และไม่สามารถกลับมาเปิดให้ลงบัญชีได้

Topic and case:       เกิดในจังหวะโพสต์รายการที่เกี่ยวข้องกับสินค้า

                                      เกิดจากระบบไม่พบรหัสสินค้าดังกล่าว

      Solution:                มีการบันทึกเอกสารแล้วแต่ยังไม่โพสต์ และภายหลังมีการลบสินค้านั้นๆออก หากสินค้านั้นๆยังไม่มี

Transaction เกิดขึ้นจะสามารถลบได้เลย การดึง Item ไปไว้ในเอกสารแล้วบันทึกไว้ ระบบถึงว่ายังไม่มี Transaction แต่หาก Item นั้นมีการรับเข้า / ตัดออก หรือมีการเดินรายการในคลังแล้วจะไม่สามารถลบได้

                                   เนื่องจากมีการลบ Item ออกไปแล้วจึงไม่สามารถทำรายการใดๆกับ Item ที่ระบบแจ้งเตือนได้

Topic and case:       กรณีต้องการ Hide Field เพื่อลดฟิวด์ที่ไม่จำเป็นในการใช้งาน สำหรับ user ของตัวเอง

      Solution:                1 คลิกที่ฟันเฟือง > Personalize.

2 คลิกฟิวด์ที่ต้องการ > เลือก Hide > กด Close

3 Save view > Check Pin as default view เพื่อตั้งเป็นค่าตั้งต้น

ทั้งนี้การ Hide ฟิวด์สามารถทำได้ By user เท่านั้น

Solution:                ไฟล์แนบมี 4 ประเภทโดยแบ่งเป็น File/ Image/ Note และ URL

1 File > เป็น Type ที่บ่งบอกว่าเป็นไฟล์เอกสารเช่น PDF, Doc, Excel 

2 Image > เป็น Type ที่บ่งบอกว่าเป็นรูปภาพเช่น PNG, JPG อื่นๆ 

ซึ่ง File และ Image สามารถ Browse เป็นรูปภาพหรือไฟล์สลับกันได้ แต่ Type จะเป็นการระบุว่าสิ่งที่แนบมาเป็นไฟล์เอกสารหรือรูปภาพ เมื่อต้องการดูไฟล์ ให้คลิกที่ Open ระบบจะโหลดไฟล์ไว้ที่เครื่องอัตโนมัติ 

3 Note > เป็น Text ระบุ Description

4 URL > สามารถใส่ URL ได้ เมื่อกด Open ระบบจะเข้า Web ที่เราระบุลิ้งค์ไว้

 ทั้งนี้การแนบไฟล์สามารถแนบได้ทั้ง Head และ Line โดยจะแยกกัน

ในส่วน Line มี 2 ไฟล์แนบ สามารถคลิกที่รูปคลิปหนีบกระดาษได้

ในส่วน Head มี 1 ไฟล์แนบ สามารถคลิกที่รูปคลิปหนีบกระดาษได้

ในหน้า All purchase ระบบจะแสดงไฟล์แนบของ Header