# Warning
# Standard
You Must Select a value in the XXX field in combination with the following dimensions values that are value:
Topic and case: โพสรายการไม่ได้
จาก Warning แจ้งให้ระบุ Financial dimension: XXX
จากตัวอย่าง แจ้งให้ระบุ Financial dimension ในส่วนของ REL_COM
Solution: ให้ทำการระบุ Financial dimension ให้เรียบร้อย โดย Warning จะแจ้งให้ระบุ Dimension ตามเครื่องหมายตกใจสีแดง
เนื่องจากเคสนี้จะเกิดขึ้นกับหลายหน้าจอทำงาน ที่มีการกำหนดหรือต้องระบุ Financial Dimension แต่จะมีบางหน้ารายการที่จะมีทั้งในส่วนของ Header และ Line ยกตัวอย่าง Purchase order และ Sales order วิธีจะเช็คว่าต้องระบุ Financial dimension ที่ Header หรือ Line ให้สังเกต ว่าเป็น Main Account ชนิดใด หากเป็น Main account เกี่ยวกับ Vendor/Customer (Posting Profile) ส่วนนี้จะต้องระบุ Financial dimension ใน Header หรือหากเป็น Main account เกี่ยวกับ Item (Posting Profile) ส่วนนี้จะต้องระบุ Financial dimension ใน Lines
ในกรณีที่ก่อนหน้านี้เคย Post ได้แต่ตอนนี้ติด Warning ให้ไปตรวจสอบที่ Account structures ที่ใช้งาน โดยตรวจสอบได้ที่ General ledger > Chart of accounts > Structures > Configure account structures
โดยเครื่องหมาย * หมายถึงจำเป็นต้องระบุ Dimension, เครื่องหมาย “” หมายถึงไม่ต้องระบุ Dimension และ เครื่องหมาย *,”” หมายถึงจะระบุหรือไม่ระบุก็ได้
# Warning
# Set
Warning Setup : The remittance address on the selected transaction line does not match the remittance address on the selected payment journal line. Change one of the addresses to mark the lines for settlement.
Topic and case: settle invoiced ที่หน้า payment ไม่ได้
เนื่องจาก Address ของ Vendor หรือ Customer สามารถมีได้หลายที่อยู่ เมื่อทำ Payment ระบบสามารถให้เลือกที่อยู่ในการจัดส่งบิลได้เพียง 1 ที่อยู่ เมื่อมีการทำ Settle หรือการจับคู่ระหว่าง Payment และ Invoice ที่อยู่ของทั้ง 2 รายการจึงต้องตรงกัน
Solution: สามารถแก้ไขได้ 2 วิธี
วิธีที่ 1 เปลี่ยนที่อยู่ในหน้า Settle ให้ตรงกับ Payment
วิธีที่ 2 แก้ไขที่ Setup โดยอนุญาตให้ Settle ได้แม้ที่อยู่ Payment และ Settle ต่างกัน โดยสามารถเข้าตั้งค่าที่ Accounts payable > Setup > Accounts payable parameters > แท็บ Settlement > Enable vendor transaction settle เลือกเป็น Yes
# Warning
# Standard
Cannot create a record in Number sequence code NumberSequenceTable). Number sequence code: XXX The record already exists.
Topic and case: create new Number Sequence ไม่ได้
จากข้อความแจ้งว่า Number sequence code นี้มี Code อยู่แล้ว
Solution: ให้ทำการเปลี่ยนไปใช้ Code อื่นแทน เนื่องจากระบบจะไม่ยอดให้ตั้ง code ของ number sequence ซ้ำกันได้
Path: Organization administration > Number sequence > Number sequence
# Warning
# Standard
A pending vendor invoice exists for this product receipt and must be removed.
Topic and case: ไม่สามารถ Cancel product receipt.
จากข้อความแจ้งว่า product receipt ถูกดึงไปทำ Invoice แล้ว ควรจะนำ receipt นี้ออกจาก pending vendor invoice ก่อน
Solution: ให้ทำการ remove product receipt นั้นออกจาก pending vendor invoice หรือลบ Pending vendor invoice ใบนั้นออก หลังจากนั้นจึงทำการไปที่หน้า product receipt แล้วจึงทำการ cancel ใหม่อีกครั้ง
Path: Accounts payable>Invoices>Pending vendor invoices
# Warning
# Set
Number sequence XXX has been exceeded.
Topic and case: เกิดในจังหวะที่สร้างเอกสารหรือโพสต์รายการ
จำนวนเลข Number sequence เต็มตามที่ตั้งค่าไว้
Solution: เข้าตรวจสอบที่ Organization > Number sequence > Number sequence ว่า Number sequence ได้รันไปถึงเลขที่เท่าไหร่แล้ว หากพบว่าเลขเต็มแล้วต้องทำการขยาย Digit ตาม Number sequence code ที่ระบบแจ้ง
มีขั้นตอนดังนี้
1 เข้าที่ Organization administrator > Number sequence > Number sequence
2 แถบ Segments > Column value: เพิ่มเครื่องหมาย # จำนวน 1 หลัก และ Column Length : ให้ใส่ตัวเลขตามจำนวนเครื่องหมาย # ในช่อง value
3 แถบ General ให้เพิ่ม Largest ตามจำนวน Column Length ในแถบ Segments (ในช่อง Next หมายถึงตอนนี้เลขอยู่ที่เท่าไหร่)
# Warning
# Set
Fiscal period for xxx is not open.
Topic and case: เกิดจังหวะโพสต์รายการ Voucher, เกิดจากการมีการโพสต์รายการย้อนหลังหรือข้ามเดือน
จาก Error แจ้งว่า Fiscal Period ของวันที่ XX/XX/XXX ยังไม่ได้เปิด
Solution: Key point จะอยู่ที่ Fiscal period ฉะนั้นต้องไปตรวจสอบการเปิด/ปิด Period
โดยเข้าตรวจสอบที่ General ledger > Calendars > Ledger calendars จากนั้นตรวจสอบเอกสารที่จะโพสต์ว่าอยู่ช่วง Period ไหน หาก Status = Open หมายถึง ยังสามารถลงบันทึกบัญชีได้ / On hold หมายถึง หยุดการลงบัญชีชั่วคราว สามารถกลับมาเปิดได้ / Permanently closed หมายถึงปิดรอบบัญชีจะไม่สามารถทำรายการในช่วง Period นั้นได้และไม่สามารถกลับมาเปิดให้ลงบัญชีได้
# Warning
# Standard
Item XXX does not exist.
Topic and case: เกิดในจังหวะโพสต์รายการที่เกี่ยวข้องกับสินค้า
เกิดจากระบบไม่พบรหัสสินค้าดังกล่าว
Solution: มีการบันทึกเอกสารแล้วแต่ยังไม่โพสต์ และภายหลังมีการลบสินค้านั้นๆออก หากสินค้านั้นๆยังไม่มี
Transaction เกิดขึ้นจะสามารถลบได้เลย การดึง Item ไปไว้ในเอกสารแล้วบันทึกไว้ ระบบถึงว่ายังไม่มี Transaction แต่หาก Item นั้นมีการรับเข้า / ตัดออก หรือมีการเดินรายการในคลังแล้วจะไม่สามารถลบได้
เนื่องจากมีการลบ Item ออกไปแล้วจึงไม่สามารถทำรายการใดๆกับ Item ที่ระบบแจ้งเตือนได้
# Knowledge
#
การ Hide fields.
Topic and case: กรณีต้องการ Hide Field เพื่อลดฟิวด์ที่ไม่จำเป็นในการใช้งาน สำหรับ user ของตัวเอง
Solution: 1 คลิกที่ฟันเฟือง > Personalize.
2 คลิกฟิวด์ที่ต้องการ > เลือก Hide > กด Close
3 Save view > Check Pin as default view เพื่อตั้งเป็นค่าตั้งต้น
ทั้งนี้การ Hide ฟิวด์สามารถทำได้ By user เท่านั้น
# Knowledge
#
How to attach file
Solution: ไฟล์แนบมี 4 ประเภทโดยแบ่งเป็น File/ Image/ Note และ URL
1 File > เป็น Type ที่บ่งบอกว่าเป็นไฟล์เอกสารเช่น PDF, Doc, Excel
2 Image > เป็น Type ที่บ่งบอกว่าเป็นรูปภาพเช่น PNG, JPG อื่นๆ
ซึ่ง File และ Image สามารถ Browse เป็นรูปภาพหรือไฟล์สลับกันได้ แต่ Type จะเป็นการระบุว่าสิ่งที่แนบมาเป็นไฟล์เอกสารหรือรูปภาพ เมื่อต้องการดูไฟล์ ให้คลิกที่ Open ระบบจะโหลดไฟล์ไว้ที่เครื่องอัตโนมัติ
3 Note > เป็น Text ระบุ Description
4 URL > สามารถใส่ URL ได้ เมื่อกด Open ระบบจะเข้า Web ที่เราระบุลิ้งค์ไว้
ทั้งนี้การแนบไฟล์สามารถแนบได้ทั้ง Head และ Line โดยจะแยกกัน
ในส่วน Line มี 2 ไฟล์แนบ สามารถคลิกที่รูปคลิปหนีบกระดาษได้
ในส่วน Head มี 1 ไฟล์แนบ สามารถคลิกที่รูปคลิปหนีบกระดาษได้
ในหน้า All purchase ระบบจะแสดงไฟล์แนบของ Header
