ระบบ ERP คืออะไร ? มีความสำคัญมากน้อยเพียงใดกับธุรกิจของคุณ
หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจที่กำลังเติบโตในทิศทางที่ดี ถึงเวลาแล้วที่คุณจะต้องให้ ERP เข้ามามีบทบาทในองค์กรของคุณ สำหรับผู้ที่ยังไม่ทราบว่าระบบ ERP คืออะไร ? รวมไปถึงยังไม่ทราบว่า ERP หมายถึงอะไร ? ทุกข้อสงสัยของคุณที่เกี่ยวข้องกับระบบ ERP จะถูกแถลงไขในบทความนี้ทั้งหมด รวมไปถึงเรื่องราวน่าสนใจต่าง ๆ อย่างเช่น ควรเลือกใช้เครื่องมือไหน ถึงจะเหมาะสมกับธุรกิจของคุณมากที่สุด ความเป็นมาของ ERP เริ่มต้นได้อย่างไร ทุกคำถามเราเตรียมคำตอบเอาไว้ทั้งหมดแล้วในบทความนี้
ERP คืออะไร ย่อมาจากอะไร ? รู้จักกับตัวช่วยทางธุรกิจของคุณได้ที่นี่
ERP โปรแกรม คือ “ระบบการวางแผนทรัพยากรในองค์กร” ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning เป็นระบบที่เข้ามาช่วยจัดการภาพรวมขององค์กรของคุณ ให้เป็นไปในทิศทางอันหนึ่งอันเดียวกันมากที่สุด เพราะในทุก ๆ ธุรกิจย่อมแยกย่อยออกไปได้อีกหลาย ๆ ส่วน ไม่ว่าจะเป็น งานในส่วนจัดซื้อ, งานในส่วนบัญชี, งานในส่วนการบริหาร, งานในส่วนของการจัดการบุคคล หากทุกฝ่ายใช้ระบบการทำงานคนละแพลตฟอร์ม นั่นย่อมก่อให้เกิดปัญหาในส่วนของการประสานงานเกิดขึ้นได้นี้
ดังนั้นหน้าที่หลักของ ERP คือการรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ของทุกฝ่ายภายในองค์กรของคุณ มารวมไว้ใน Database เดียวกัน ช่วยให้สามารถดูแลจัดการข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพิ่มทั้งในส่วนของความสะดวก และช่วยให้ในส่วนของงานบริหาร เป็นไปได้อย่างเรียบร้อยมากที่สุด เพียงมีระบบนี้อยู่ในองค์กรก็จะช่วยให้คุณที่เป็นเจ้าของธุรกิจ ได้รู้จักกับธุรกิจของตัวเองมากขึ้น สามารถดึงข้อมูลที่จำเป็นได้ทุกเมื่อที่ต้องการ รวมไปถึงประโยชน์ต่าง ๆ อีกมากมายที่ ERP จะมอบให้แก่คุณ
ระบบ ERP หมายถึงอะไร มีวิวัฒนาการอย่างไรตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน ?
เมื่อได้รู้ถึงความสำคัญของระบบ ERP กันไปแล้ว เรามั่นใจว่าคุณคงกำลังสงสัยที่มาที่ไปของระบบนี้ รวมไปถึงอยากรู้ว่า ERP กำเนิดมาจากการพัฒนาระบบใด ? อย่างที่เราได้เกริ่นไปแล้วในข้างต้นว่า ทุกข้อสงสัยเกี่ยวกับ ERP เรานำคำตอบมาให้คุณทั้งหมด
จุดเริ่มต้นของแนวคิด ERP คือ เริ่มต้นใช้งานในครั้งแรกในประเทศสหรัฐอเมริกาในช่วงปี ค.ศ. 1990 โดยวัตถุประสงค์ของการสร้างแนวคิดนี้ขึ้นมา เพื่อดูแลในส่วนของระบบการบริหารการผลิตของอุตสาหกรรมภายในประเทศอเมริกาในช่วงเวลานั้น โดยก่อนจะมาเป็นระบบ ERP ได้ผ่านการพัฒนามาจากหลาย ๆ แนวคิด โดยแบ่งตามลำดับการมาก่อน-มาหลัง ดังต่อไปนี้
ระบบ MRP
ระบบ MRP (Manufacturing Resource Planning) นับว่าเป็นแนวคิดตั้งต้นของ ERP ก็ว่าได้ มีแหล่งกำเนิดเดียวกันนั่นก็คือสหรัฐอเมริกา โดยเริ่มต้นแนวคิดนี้มาตั้งแต่ปี ค.ศ. 1960 โดยวัตถุประสงค์ของแนวคิดนี้คือ บริหารในส่วนของการสั่งซื้อวัตถุดิบ ให้เหมาะสมกับจำนวนสินค้าที่ต้องผลิต โดยสามารถระบุอย่างชัดเจนว่า หากต้องการผลิตสินค้าจำนวนเท่าไหร่ จะต้องสั่งซื้อวัตถุดิบในจำนวนเท่าไหร่ นับว่าเป็นแนวคิดที่สามารถยกระดับประสิทธิภาพของการผลิต และการสั่งซื้อได้เป็นอย่างดีเลยทีเดียว
ระบบ Closed Loop MRP
หลังจากแนวคิดเริ่มต้นอย่าง MRP ประสบความสำเร็จอย่างสวยงาม ในช่วงเวลาถัดมาอีก 10 ปี ก็ได้เวลาของการพัฒนาแนวคิดให้ก้าวหน้าไปอีกขึ้น โดยในแนวคิดนี้เรียกว่า Closed Loop MRP (Capacity Requirement Planning) เป็นการปรับปรุงแนวคิดเดิมอย่าง MRP ให้ดีขึ้น โดยเพิ่มในส่วนของการป้อนข้อมูลการผลิตจริง กลับเข้าไปในฐานข้อมูล รวมถึงเพิ่มแนวคิดในเรื่องของความต้องการกำลังผลิตเพิ่มเข้าไป นับว่าเป็นการปิดจุดบอดเดิมของระบบ MRP ออกไปจนหมด นับว่าเป็นก้าวสำคัญก่อนพัฒนามาเป็น ERP เลยก็ว่าได้
ระบบ MRP II
เมื่อแนวคิดของระบบ Closed Loop MRP ได้รับความสำเร็จเป็นอย่างมาก เกือบทุกโรงงานอุตสาหกรรมต่างใช้แนวคิดนี้เพื่อบริหารการผลิต ในช่วงปี ค.ศ. 1980 ก็ได้พัฒนาแนวคิดให้พัฒนาขึ้นไปอีก 1 ระดับ กลายเป็น MRP II (Manufacturing Resource Planning) ซึ่งในระบบนี้จะเริ่มมีการนำเอาส่วนอื่น ๆ ในองค์กรเข้ามามีบทบาทในแนวคิดเพิ่มมากขึ้น ทั้งงานฝ่ายบัญชี , ฝ่ายบุคคล , ฝ่ายการขาย และฝ่ายสินค้าคงคลัง ทำให้ทุกอย่างเริ่มเป็นรูปเป็นร่างสมบูรณ์แบบมากขึ้นเรื่อย ๆ และหลังจากนั้นอีก 10 ปีก็ถือกำเนิดแนวคิดแบบ ERP ขึ้นมานั่นเอง
ระบบงาน ERP ประกอบด้วยระบบอะไรบ้าง
จากที่เราได้รู้กันไปแล้วว่าหน้าที่หลักของ ERP คือการบริหารทรัพยากรต่าง ๆ ในองค์กรให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยมากที่สุด ด้วยความที่เป็นระบบที่สามารถดูแลทุกส่วนขององค์กรได้อย่างทั่วถึง เลยทำให้เกิดอีกหนึ่งข้อสงสัยก็คือ ระบบการทำงานของ ERP มีระบบอะไรบ้าง ? ซึ่งคำตอบในส่วนนี้ตอบให้แน่นอนค่อนข้างยาก เพราะแต่ละระบบ ERP ก็มีระบบหลัก ๆ ที่แตกต่างกัน แต่หลัก ๆ นั้นจะมีอย่างน้อย 5 ระบบหลักดังต่อไปนี้
1. ระบบบริหารทรัพยากรการผลิต
ในส่วนนี้คุณสามารถตรวจเช็คข้อมูลสินค้าต่าง ๆ ภายในคลังสินค้าได้ทั้งหมด รวมไปถึงการจัดการในส่วนของการผลิต , วัตถุดิบต่าง ๆ ,การขนส่ง, สินค้าคงคลัง เป็นต้น ข้อมูลที่จำเป็นทุกอย่างจะถูกนำเข้าสู่ Database ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบผ่านระบบ ERP ได้ตลอดเวลา
2. ระบบบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล
ในส่วนนี้ก็นับว่าเป็นอีกหนึ่งระบบสำคัญของ ERP ในระบบนี้จะแสดงข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากรทุกคนภายในองค์กร ทั้งผลงานการทำงาน, การประเมิน, ข้อมูลพื้นฐานต่าง ๆ ของบุคลากรในองค์กร ช่วยให้สามารถคาดคะเนว่าควรรับบุคลากรเพิ่มเมื่อไหร่ รับจำนวนเท่าใด ได้ง่ายยิ่งขึ้น
3. ระบบบริหารการจัดการทรัพยากรทางการเงิน
ระบบการเงินจะเป็นสิ่งที่ประเมินได้เห็นภาพชัดที่สุด ว่าตอนนี้ธุรกิจของคุณกำลังเดินหน้าไปในทิศทางใด ซึ่งในส่วนนี้ ERP ก็จัดการให้คุณได้อย่างเรียบร้อย ทุกรายรับ-รายจ่ายขององค์กร จะถูกบันทึกเอาไว้ทั้งหมด พร้อมยังสามารถวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกอีกด้วย ว่าสินค้าใดขายแล้วให้ความคุ้มค่ากับองค์กรคุณมากที่สุด
4. ระบบบริหารจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า
นอกจากระบบ ERP จะคำนวณให้คุณได้แล้วว่าสินค้าชิ้นไหนขายดี สินค้าชิ้นไหนให้กำไรมากที่สุด ยังสามารถช่วยวิเคราะห์ในส่วนของลูกค้าให้คุณได้อีกด้วย ลูกค้าคนไหนมีท่าทีจะกลับมาซื้อใหม่อีกครั้ง สินค้าและบริการใดเหมาะกับกลุ่มลูกค้าประเภทไหน เพื่อสร้างการค้าในระยะยาว รวมไปถึงความประทับใจของลูกค้าในเวลาเดียวกัน
5. ระบบบริหารจัดการห่วงโซ่อุปทาน
ถือว่าเป็นอีกหนึ่งระบบสำคัญ สามารถกำหนดเส้นทางขององค์กรของคุณให้ “ก้าวหน้า” หรือ “ถอยหลัง” ได้เลยทีเดียว ในส่วนนี้ ERP จะคอยแสดงภาพรวมให้คุณได้เห็นว่า ในตอนนี้องค์กรของคุณผลิตสินค้า มาก-น้อย เพียงใด และในส่วนของผู้ซื้อมี Feed Back อย่างไรบ้าง ซึ่งเป็นตัวกำหนดว่าในช่วงเวลานั้น ๆ ควรผลิตสินค้าในจำนวนเท่าใด ถึงจะคุ้มค่ากับองค์กรของคุณมากที่สุด
โปรแกรม ERP แบ่งออกตามรูปแบบการทำงานได้กี่ประเภท อะไรบ้าง ?
หลังจากได้รู้เรื่องราวต่าง ๆ ของ ERP ไปมากพอสมควร เรามารู้จักกับรูปแบบการทำงานของระบบนี้กันบ้าง ว่าสามารถแบ่งประเภทการทำงานออกไปได้กี่รูปแบบ แต่ละรูปแบบจะทำงานแตกต่างการอย่างไรบ้าง ในเนื้อหาดังต่อไปนี้
ERP ระบบ Cloud
เริ่มต้นที่ระบบแรกของ ERP เป็นระบบที่นิยมใช้งานกันมากในช่วงเวลานี้ เนื่องจากสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่บนโลกใบนี้ ขอเพียงมีอินเทอร์เน็ตเพียงเท่านั้น โดยข้อมูลต่าง ๆ จะถูกเก็บไว้เป็นอย่างดีภายใน Cloud ซึ่งเป็นไดร์ฟที่เก็บข้อมูลต่าง ๆ เอาไว้บนอินเทอร์เน็ต สะดวกเป็นอย่างมากในขั้นตอนของการดึงข้อมูลต่าง ๆ นำไปใช้งาน
หากคุณอยากรู้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Features เพิ่มเติมของ ERP ระบบ Cloud สามารถศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่นี่
Quick Suggest
ถ้าสนใจอยากรู้เพิ่มเติม ขอแนะนำบทความ
ERP ระบบ On-Premise
สำหรับการทำของงาน ERP รูปแบบนี้คือ การติดตั้งระบบเอาไว้ภายในเซิร์ฟเวอร์ขององค์กร มักใช้กับองค์กรใหญ่ ๆ ที่ต้องการเก็บข้อมูลเอาไว้เป็นความลับให้มากที่สุด แม้จะไม่สะดวกเหมือนอย่าง ERP ในระบบ Cloud แต่ในเรื่องของความปลอดภัย ต้องยอมรับเลยว่ามั่นใจได้เกือบ 100% ว่าไม่มีทางรั่วไหลออกไปอย่างแน่นอน
ตัวอย่างระบบ ERP ที่ได้รับความนิยมในช่วงเวลานี้
ถึงแม้ว่าระบบ ERP จะเป็นโปรแกรมที่ใช้งานอย่างแพร่หลาย มีหลากหลายรูปแบบให้เลือกใช้งาน ทั้งในส่วนของฟีเจอร์ ราคา สเกลงาน นับว่าเป็นตัวเลือกที่ค่อนข้างหลากหลาย แต่เลือกอย่างไรให้ส่งผลดีต่อธุรกิจของคุณมากที่สุด นี่คือส่วนสำคัญที่แท้จริง ดังนั้นเราขอแนะนำ 2 โปรแกรม ERP ที่เป็นมาจากต้นสังกัดอย่าง “Microsoft” ซึ่งชื่อนี้การันตีในเรื่องคุณภาพ และความน่าเชื่อถืออย่างแน่นอน โดยมีตัวอย่างโปรแกรมดังต่อไปนี้
1. Microsoft Dynamics 365 Business Central
เป็นโปรแกรม ERP เหมาะสำหรับธุรกิจซื้อมาขายไป ธุรกิจบริการ และงานกลุ่ม Project หรือธุรกิจการผลิตที่ไม่ซับซ้อนมากนัก ซึ่ง Dynamic 365 BC สามารถจัดการระบบได้อย่างเป็นระเบียบ มีการแบ่งสัดส่วนของโปรแกรมออกอย่างชัดเจน แถมยังสามารถกำหนดบทบาทของผู้ใช้งานได้อย่างชัดเจนอีกด้วย
Quick Suggest
ถ้าสนใจอยากรู้เพิ่มเติม ขอแนะนำบทความ
2. Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations
โปรแกรม ERP เหมาะสำหรับธุรกิจอุตสาหกรรมการผลิตขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ หรือเป็นธุรกิจที่มีความซับซ้อนของข้อมูลสูง ให้บริการงานในส่วนของระบบ ERP ได้อย่างลงตัว ดูแลได้ครบทุกสายงานภายในโปรแกรมเดียว
Quick Suggest
ถ้าสนใจอยากรู้เพิ่มเติม ขอแนะนำบทความ
หากคุณมั่นใจแล้วว่าองค์กรของคุณพร้อมจะก้าวไปข้างหน้า อย่าลืมมองหาระบบ ERP ดี ๆ มาไว้ในองค์กร เพราะว่าการเติบโตอย่างต่อเนื่อง จะต้องอาศัยการบริหารที่ทั่วถึง การใช้ระบบ ERP มีข้อดีคือ ช่วยทลายกำแพงของการผสานงานลงได้ในพริบตา คุณสามารถดำเนินการทุกอย่างได้อย่างรวดเร็ว แถมยังเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกทุกอย่างในองค์กรของคุณได้ทั้งหมด ในส่วนของค่าใช้จ่าย ระบบ ERP ก็มีหลากหลายโปรแกรมให้คุณเลือกใช้ โดยราคาก็แตกต่างกันออกไปตามฟีเจอร์ที่ได้รับ เลือกให้เหมาะกับองค์กรของคุณ รับประกันว่าคุณจะไม่เสียดายในภายหลังอย่างแน่นอน
Quick Suggest
ถ้าสนใจอยากรู้เพิ่มเติม ขอแนะนำบทความ
เมื่อใดที่ธุรกิจของคุณต้องใช้งาน ERP ?
หากตอนนี้ระบบภายในองค์กรของคุณยังเป็นระบบเดิม ที่เกิดความยากลำบากในทุกครั้งที่ต้องการใช้งานข้อมูล ขาดการผสานงานที่ดี รวมไปถึงระบบไม่รองรับการเติบโตขององค์กรแล้ว นั่นคือสัญญาณเตือนแล้วว่าตอนนี้องค์กรของคุณกำลังต้องการให้ระบบ ERP เข้ามาช่วยดูแลจัดการระบบงานให้ดีขึ้น ซึ่งเราขอยกตัวอย่างสถานการณ์ที่บ่งบอกว่าตอนนี้องค์กรของคุณกำลังต้องการระบบ ERP โดยมีเนื้อหาดังต่อไปนี้
ระบบเดิมไม่สามารถรองรับการเติบโตขององค์กรได้แล้ว
การที่ยังใช้งานระบบเก่า ๆ อยู่ ในที่สุดแล้วเมื่อกาลเวลาผ่านไป องค์กรเติบโตขึ้น สุดท้ายแล้วระบบเหล่านั้นก็จะมาถึงขีดสุด ไม่สามารถพัฒนาต่อไปได้ตามการเติบโตขององค์กรแล้ว ซึ่งเมื่อถึงเวลานั้น ERP คือตัวเลือกที่ดีที่สุด เพราะระบบสามารถยืดหยุ่นได้ ปรับตัวตามการเติบโตขององค์กรได้อย่างทันท่วงที ด้วยมาตรฐานของระบบ ERP ที่สามารถพัฒนาไปได้ไกลถึงในระดับโลก
เกิดความยากลำบากระหว่างความแตกต่างของการใช้งานระบบ
“ความเข้ากันไม่ได้ของระบบ” เป็นปัญหาที่มักเจอได้ในทุก ๆ การเปลี่ยนผ่านของเทคโนโลยี หากองค์กรของคุณยังเลือกใช้ระบบเดิม ๆ อยู่ ทำให้ประสิทธิภาพของการทำงานยังคงล้าหลัง ไม่สามารถใช้งานร่วมกับระบบใหม่ ๆ ที่สะดวกมากยิ่งขึ้นได้ เมื่อถึงเวลานั้นควรมองหาระบบ Modern ERP ให้องค์กรจะดีที่สุด เพราะช่วยให้งานในทุกส่วนภายในองค์กร สามารถเชื่อมต่อกันได้อย่างไร้รอยต่อ มอบทั้งความสะดวกให้กับผู้ใช้งาน รวมไปถึงเพิ่มศักยภาพการทำงานให้มากขึ้นไปพร้อม ๆ กัน
องค์กรไม่สามารถตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้าได้
ในช่วงเวลาที่เศรษฐกิจของโลกมีการแข่งขันสูงเช่นนี้ หากคุณยังไม่มีระบบที่มีประสิทธิภาพมากเพียงพอ ย่อมล้าหลังต่อองค์กรอื่น ๆ ที่ใช้งานระบบที่ทันสมัย ซึ่งแน่นอนว่า ERP ก็เป็นหนึ่งในสิ่งที่คุณควรมี เนื่องจากช่วยให้ลูกค้าได้เล็งเห็นถึงศักยภาพการทำงานขององค์กรที่ทันสมัย รวมไปถึงความรวดเร็วในทุก ๆ ระบบการจัดการ ช่วยให้สามารถตอบสนองทุกความต้องการของลูกค้าได้อย่างทันท่วงที จะบอกว่า ERP คือหัวใจของความสำเร็จขององค์กรในตอนนี้ก็ไม่ใช่พูดที่เกินจริงแต่อย่างใด
วิธีการเลือกระบบ ERP เลือกยังไงให้ตรงความต้องการขององค์กรมากที่สุด
- เลือกระบบ ERP ให้สอดคล้องกับงบประมาณที่มี ไม่ควรคำนึงถึงเฉพาะราคาที่ถูก ต้องมองในมุมมองของความคุ้มค่าของคุณภาพที่ได้รับกลับมาอีกด้วย
- ต้องมองให้ออกว่าหลังจากได้รับระบบ ERP เข้ามาแล้ว องค์กรจะเดินหน้าไปทางใด เพื่อให้สามารถดึงเอาศักยภาพของระบบออกมาใช้งานให้ได้คุ้มค่ามากที่สุด
- ต้องเลือก ERP จากผู้ให้บริการที่มีความน่าไว้วางใจ เนื่องจากข้อมูลต่าง ๆ ขององค์กรจะถูกเก็บเอาไว้ภายในฐานข้อมูลกลาง ซึ่งอาจหลุดรอดออกไปได้หากใช้บริการระบบที่ไม่ปลอดภัย
- คำนึงถึงความเสถียรระหว่างการใช้งานของระบบ ERP มองหาผู้ให้บริการที่สามารถช่วยให้การดำเนินงานขององค์กรของคุณสามารถทำได้อย่างไหลลื่น ระบบไม่ล่ม ไม่จำเป็นต้องแก้ไขปัญหาระยะยาว
- ก่อนนำเข้าระบบ ERP เข้าสู่องค์กร อาจต้องลองประเมินก่อนว่าสามารถใช้ร่วมกับระบบเดิมภายในองค์กรไหนได้บ้าง
Quick Tip:
ERP แต่ละแบรนด์มีความแตกต่างกันอย่างไร แบรนด์ไหนดีกว่ากัน? (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365?)
ระบบ ERP ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก-ขนาดกลาง: คำแนะนำในการเลือกและข้อควรระวัง
ความเสี่ยงหากคุณไม่มีระบบ ERP
พลาดโอกาสสำคัญ (Missed opportunities)
การที่มองภาพรวมขององค์กรได้ไม่ครบทุกมุมมอง อาจทำพลาดโอกาสสำคัญที่จะพัฒนาธุรกิจให้ก้าวหน้าไปมากกว่าเดิมได้
กระบวนการไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ (Inefficient processes)
การใช้กระบวนการรูปแบบเดิม ๆ ที่ช้าและล้าสมัย อาจทำให้ต้องเสียทั้งเงินและเวลา
ระบบบริการลูกค้าทำได้ไม่ดีเท่าที่ควร (Poor customer service)
นอกจากจะมีตัวเลือกให้เลือกเยอะแล้ว อีกหแน่นอนว่าเมื่อไม่มีฐานข้อมูลกลาง ช่องทางการติดต่อลูกค้าจะเป็นเรื่องที่ลำบากไปในทันที ซึ่งอาจทำให้ไม่สามารถพิชิตใจลูกค้าในระยะยาวได้
ความสามารถในการแข่งขันลดลง (Reduced competitiveness)
การที่ยังใช้ระบบที่ยังล้าหลัง ทำให้ในมุมมองของการแข่งขัน คุณไม่สามารถทัดเทียมกับคู่แข่งที่มีการพัฒนารูปแบบระบบในเวอร์ชั่นล่าสุดได้ทัน
การดำเนินการนำระบบ ERP มาใช้ในธุรกิจ (Implementation steps)
หากตอนนี้องค์กรมั่นใจแล้วว่า ERP คือทางออกที่ดีที่สุดของการเติบโต แต่ที่จริงแล้วระบบนี้ก็ไม่ได้มีเพียงรูปแบบเดียว มีหลากหลายผู้ให้บริการเป็นอย่างมากที่ให้บริการระบบ ERP ดังนั้นเราจึงได้รวบรวมเอาปัจจัยต่าง ๆ ที่ใช้ประเมินว่าควรต้องเลือกอย่างไร ให้เหมาะกับการใช้งานภายในองค์กรมากที่สุด โดยมีเนื้อหาดังต่อไปนี้
กำหนดความต้องการของธุรกิจคุณ
ก่อนนำเข้าระบบ ERP เข้ามาใช้ในองค์กร สิ่งแรกที่คุณควรคำนึงก่อนเลยก็คือ จะนำระบบมาใช้งานอย่างไรได้บ้าง จำเป็นต้องเพิ่มในส่วนใดบ้าง ต้องอบรมพนักงานอย่างไรบ้าง และควรมองหาช่องทางที่จะต่อยอดระบบให้สร้างประโยชน์ให้องค์กรให้ได้มากที่สุด
ศึกษาตัวเลือก
ในตอนนี้ระบบ ERP มีให้เลือกหลากหลายรูปแบบ มีระบบจากผู้ให้บริการทั่วทุกมุมโลก ซึ่งในแต่ละผู้ให้บริการก็มีฟีเจอร์ที่แตกต่างกันออกไป จุดเด่น จุดด้อย ทุกอย่างถูก พัฒนาออกมาได้แตกต่างกัน ซึ่งในส่วนนี้ควรใช้เวลาเลือกให้นานที่สุด เพื่อให้ได้ระบบที่คุณมั่นใจว่าเหมาะกับองค์กรมากที่สุด และจะต้องเติบโตไปพร้อมกับองค์กรของคุณได้ในอนาคต
ขอราคาและเปรียบเทียบราคา
นอกจากจะมีตัวเลือกให้เลือกเยอะแล้ว อีกหนึ่งจุดที่ควรเลือกให้ดีก่อนตัดสินใจซื้อระบบ ERP คือในเรื่องของราคา แต่ละผู้ให้บริการมีการเรียกเก็บค่าบริการที่แตกต่างกัน บางเจ้าเรียกเก็บแบบรายปี บางเจ้าเรียกเก็บแบบถาวร และมีบางเจ้าที่ให้ใช้บริการโดยต้องซื้อสินค้าแบบ Add-on เพิ่มเฉพาะส่วน ซึ่งในส่วนนี้ต้องนำหลาย ๆ ผู้ให้บริการมาเปรียบเทียบ มองหาจุดคุ้มทุนให้มากที่สุดก่อนตัดสินใจเลือกซื้อ
นำเอาระบบเข้ามาใช้
ขั้นตอนสุดท้ายเลยก็คือ การนำเข้าระบบ ERP มาใช้ในองค์กร ซึ่งในส่วนนี้ควรได้รับการบริการจากผู้ให้บริการมืออาชีพเท่านั้น เพราะนอกจากการเซ็ตอัพระบบต่าง ๆ แล้ว ยังต้องมีการอบรมการใช้งานให้พนักงานอีกด้วย ในขั้นตอนนี้ควรเก็บเกี่ยวความรู้ความเข้าใจให้ได้มากที่สุด เพื่อให้สามารถใช้งานระบบได้อย่างชำนาญในเร็ววัน
ข้อดี ERP ต่อองค์กรของคุณ
- รองรับการทำงานได้จากหลายประเทศ ทั้งในเรื่องของภาษาและสกุลเงิน
- มีฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่ครบครันสามารถดำเนินการทุกอย่างที่ต้องการผ่านระบบ ERP ได้เลย
- ระบบ ERP ช่วยเชื่อมโยงการทำงานของทุกแผนกในองค์กรให้สามารถดำเนินการไปด้วยกันอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย
- มีฐานข้อมูลกลาง ช่วยให้สามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญต่าง ๆ ได้อย่างทันท่วงที
- ลดขั้นตอนของการดำเนินการ ช่วยให้การทำงานง่ายมากยิ่งขึ้น แถมยังเป็นระเบียบเรียบร้อยอีกด้วย
ข้อเสีย ERP ต่อองค์กรของคุณ
- ระบบ ERP ที่ได้รับมาตรฐาน อาจมีฐานราคาที่สูงมากพอสมควร
- ในระบบ ERP แบบสำเร็จรูป พนักงานภายในองค์กรต้องปรับตัวเพื่อให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจเสียเวลาการอบรมมากพอสมควร
- ด้วยข้อดีของระบบ ERP ที่สามารถกรอกข้อมูลต่าง ๆ แล้วแสดงผลได้ในทันที หากข้อมูลดังกล่าวผิดพลาด อาจทำให้ ข้อมูลต่าง ๆ ผิดต่อ ๆ กันไปเป็นลูกโซ่ได้
- ระบบ ERP บางประเภท เหมาะกับองค์กรใหญ่ ๆ เพียงเท่านั้น ไม่เหมาะกับองค์กรขนาดเล็กหรือกลาง
บทส่งท้าย
เราหวังว่าเนื้อหาทั้งหมดในบทความนี้ จะมอบความรู้ ความเข้าใจ เกี่ยวกับการใช้งานระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ให้มากยิ่งขึ้น สำหรับผู้ที่เป็นเจ้าของกิจการ หากตอนนี้คุณกำลังประสบปัญหา การดำเนินงานที่ไม่ต่อเนื่อง มีช่องโหว่จากระบบการทำงานเดิม ๆ ที่ยังล้าสมัยอยู่ ระบบ ERP คือทางออกของปัญหาที่คุณกำลังประสบอยู่ในตอนนี้ มองหาระบบที่เหมาะกับองค์กร ศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมให้ถี่ถ้วน เรามั่นใจว่าระบบนี้จะช่วยให้การทำธุรกิจของคุณเป็นเรื่องง่ายมากยิ่งขึ้น และยังอยู่คู่กับการใช้งานในวงการธุรกิจไปอีกยาวนานอย่างแน่นอน
ก้าวเข้าสู่ Digital Business
ดูผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องได้ที่นี่
