Power Automate คืออะไร สร้าง Workflow ได้อย่างไรบ้าง?

โปรแกรม Microsoft Power Automate ตัวช่วยชั้นดีที่ทำให้คุณลดขั้นตอนการทำงานซ้ำ ๆ เดิม ๆ อันแสนน่าเบื่อภายในองค์กรให้กลายเป็นระบบอัตโนมัติได้ทั้งหมด
power automate cover
ทางลัด: เลือกอ่านเฉพาะเรื่องที่อยากรู้

Microsoft Power Automate คืออะไร

Microsoft Power Automate เป็นโปรแกรมในรูปแบบ RPA (Robotic Process Automation) ซึ่งมีคุณสมบัติพิเศษคือสามารถดำเนินการในงานที่ทำซ้ำ ๆ ได้ ช่วยทำให้การทำงานที่เคยเป็นเรื่องน่าเบื่อ กลายเป็นเรื่องที่ง่ายมากยิ่งขึ้น เพราะทุกอย่างจะดำเนินการโดยอัตโนมัติ ช่วยทำให้การจัดการงานต่าง ๆ เป็นระเบียบเรียบร้อย เพิ่มศักยภาพของการทำงานให้เพิ่มสูงขึ้น ด้วยการลดโอกาสของการเกิด Human Error ให้น้อยมากที่สุด

ชื่อเดิมของโปรแกรม Power Automate คือ Microsoft Flow คุณสมบัติพิเศษคือเพิ่มความ “FLOW” ให้การทำงาน ช่วยให้การดำเนินการทุกอย่างมีความไหลลื่นมากกว่าที่เคยเป็น ด้วยคุณสมบัติพิเศษที่สามารถทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ ของ Microsoft ได้ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น Outlook, Excel, Power Apps, dynamics 365 และอื่น ๆ อีกมากมาย ทำให้เข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ในองค์กรได้อย่างรวดเร็ว สามารถใช้งานได้ทั้งบน Desktop และผ่านโทรศัพท์สมาร์ทโฟน

มารู้จักกับ Power Automate กันเถอะ

คุณสมบัติของ Power Automate

  • ใช้ระบบ AI เป็นตัวช่วยให้เกิด Workflow ภายในองค์กร

Power Automate เป็นโปรแกรม RPA ที่ทำหน้าที่เหมือน “หุ่นยนต์อัตโนมัติ” ที่สามารถพบเห็นได้ในอุตสาหกรรมต่าง ๆ แต่เปลี่ยนรูปลักษณ์จากการเป็นหุ่นยนต์เปลี่ยนให้เป็น “ซอฟต์แวร์” เพียงเท่านั้น ด้วยระบบสุดอัจฉริยะของตัวโปรแกรม ทำให้สามารถสร้างระบบประมวลผลอัตโนมัติขึ้นมา ด้วยความสามารถของ AI Builder พร้อมการตั้งค่าที่สามารถออกแบบ ให้รองรับการทำงานขององค์กรให้มากที่สุด โดยการดำเนินการทั้งหมดนี้ คุณไม่จำเป็นต้องมีความเชี่ยวชาญเกี่ยวกับการเขียนโปรแกรมแต่อย่างใด เหมาะกับการใช้งานในทุก ๆ รูปแบบ

  • เชื่อมต่อเข้ากับข้อมูลต่าง ๆ ภายในองค์กรได้อย่างง่ายดาย

โปรแกรม Power Automate เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Power Platform ซึ่งสามารถเชื่อมต่อเข้ากับโปรแกรมต่าง ๆ ของ Microsoft ได้ทุกทั้งหมด ทำให้การรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ เป็นเรื่องที่สะดวกมากกว่าเดิม คุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาถามหาข้อมูลที่ต้องการอีกต่อไป เนื่องจากคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ผ่านแอปพลิเคชันที่เชื่อมต่อเข้ากับ Microsoft Power Automate ได้อย่างง่ายดาย ช่วยให้ข้อมูลสำคัญที่กระจัดกระจายอยู่ต่างซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ถูกรวบรวม จัดเก็บ ประมวลผล ให้สามารถใช้งานได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

  • มีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย มีเทมเพลตหลากหลายรูปแบบให้เลือกใช้งาน

การใช้งานซอฟต์แวร์ Power Automate คุณไม่จำเป็นต้องเป็นผู้ชำนาญการเกี่ยวกับ IT ไม่ต้องมีความรู้ทางด้านการเขียน Code ก็สามารถใช้งานโปรแกรมนี้ได้อย่างง่ายดาย ด้วยอินเทอร์เฟซของซอฟต์แวร์ที่เข้าใจได้ง่าย พร้อมกับมี Template ต่าง ๆ ให้เลือกใช้งานมากมาย บางอย่างคุณไม่จำเป็นต้องสร้างใหม่ทั้งหมด เพียงต้องปรับปรุงการทำงานบางอย่าง เพื่อให้เหมาะกับการนำมาใช้กับองค์กรให้มากที่สุด ตอบโจทย์กับทุกธุรกิจ ไม่ว่าจะมีขนาดองค์กรที่เล็กหรือใหญ่มากเพียงใดก็ตาม

  • รองรับการทำงานด้วยระบบ Cloud

หากคุณไม่อยากจมอยู่กับความล่าช้าของกระบวนการทำงาน อยากให้องค์กรมีความ Workflow โดยการลดขั้นตอนการทำงาน ที่จำเป็นต้องดำเนินการด้วยเอกสารให้น้อยมากที่สุด การใช้งานซอฟต์แวร์ Microsoft Power Automate กับองค์กร ช่วยให้คุณสามารถดำเนินการต่าง ๆ ได้ทุกที่ทุกเวลา สามารถเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ขององค์กรผ่าน Database ที่ทำงานผ่านระบบ Cloud

ช่วยให้ทุกที่คือ “สถานที่ทำงาน” ได้ทั้งหมด ช่วยลดขั้นตอนการดำเนินการ สามารถนำข้อมูลที่ต้องการมาใช้งานได้ทุกเมื่อ โดยข้อมูลเหล่านั้นจะเป็นข้อมูลที่ Real Time มากที่สุด ทำให้ไม่ว่าจะเป็นการตัดสินใจครั้งสำคัญ หรือการตอบคำถามลูกค้าก็จะง่ายดายขึ้นมาในทันที

  • ใช้งานบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้

Power Automate เป็นโปรแกรมที่สามารถใช้งานได้จากทุกแพลตฟอร์ม ไม่จำเป็นที่จะต้องดำเนินการผ่านคอมพิวเตอร์เพียงเท่านั้น ด้วยระบบที่สามารถรองรับการดึงข้อมูลต่าง ๆ ผ่าน Cloud ได้ทันทีทันใด ทำให้การทำงานยืดหยุ่นมากยิ่งขึ้น ไม่จำเป็นต้องอยู่ภายในที่ทำงาน ก็สามารถดำเนินงานทุกอย่างได้อย่างสะดวก รองรับการทำงานในทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็น โน้ตบุ๊ก, สมาร์ทโฟน, แท็บเล็ต พร้อมกับความสามารถที่รองรับทุกระบบปฏิบัติการได้เป็นอย่างดี นั่นทำให้ทุกสถานที่บนโลกใบนี้ คือโต๊ะทำงานขนาดใหญ่ที่ไร้ขอบเขต ขอเพียงสามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้เท่านั้น

Power Automate Screen 1

โปรแกรมที่เกี่ยวข้องกับ Power Automate

การทำงานของ Power Automate นั้นอาศัยการทำงานสอดผสานเข้ากับโปรแกรมอื่น ๆ ของ Microsoft 365 เพื่อให้ออกมาเป็นผลลัพธ์ที่ดีที่สุด เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์ที่ถูกจัดเอาไว้ในกลุ่ม Microsoft Power Platform มีรูปแบบการทำงานอยู่ในหมวดหมู่ของซอฟต์แวร์ Robotic Process Automation (RPA) ช่วยทำให้แอปพลิเคชันต่าง ๆ ที่ถูกเชื่อมต่อ สามารถดำเนินการกระบวนการซ้ำ ๆ ได้อย่างแม่นยำ ผ่านการทำงานอัตโนมัติ ไม่ต้องอาศัยมนุษย์เพื่อดำเนินการงานในส่วนนั้น ๆ ซึ่งเป็นวิธีป้องกันข้อผิดพลาดต่าง ๆ ที่มักเกิดขึ้นจากการทำงานของมนุษย์ลงได้อย่างเห็นผล สิ่งที่จะตามมาคือผลกำไรที่เพิ่มมากขึ้น เนื่องจากระบบ Robot ไม่หิว ไม่เหนื่อย ทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมงไม่จำเป็นต้องหยุดพักเหมือนกับมนุษย์นั่นเอง

ภายใน Microsoft Power Platform นอกจาก Power Automate แล้ว ยังมีแพลตฟอร์มอื่น ๆ อีก ซึ่งมีหน้าที่ช่วยให้สามารถสร้างแอปพลิเคชันให้ออกมาสมบูรณ์มากที่สุด โดยในส่วนของ Power Automate มีหน้าที่อย่างที่เรากล่าวไปแล้วคือการสร้าง Robot เพื่อให้สามารถดำเนินการกระบวนการที่ทำซ้ำ ๆ กันได้ ในส่วนของโปรแกรมอื่น ๆ มีชื่อและรูปแบบการทำงานดังต่อไปนี้

มีหน้าที่สร้างแอปพลิเคชัน ตามหลักความคิด Low Code ช่วยให้ผู้ใช้งานสร้างแอปขึ้นมาใช้งานภายในองค์กรด้วยตนเอง แม้ไม่ใช่นักพัฒนาแอปก็สามารถทำได้

มีหน้าที่หลักคือการประมวลผลข้อมูลต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการ วิเคราะห์, สรุป, แยกหมวดหมู่ เป็นต้น สามารถรับข้อมูลโดยตรงจากซอฟต์แวร์อื่น ๆ ของ Microsoft ได้ในทันที

มีหน้าที่การทำงานคล้ายกับ “Power Apps” แต่เปลี่ยนจาก “แอปพลิเคชัน” ให้กลายเป็น “เว็บไซต์” แทน มีเทมเพลตให้เลือกใช้งานหลากหลายรูปแบบเช่นเคย

กลุ่มธุรกิจที่ใช้งาน RPA

หากองค์กรของคุณเริ่มเติบโตจนมีข้อมูลต่าง ๆ ภายในองค์กรที่มีความซับซ้อนเพิ่มมากขึ้น และไม่อยากให้เกิดข้อผิดพลาดที่มาจากการทำงานของมนุษย์ ซึ่งอาจส่งผลเสียอันร้ายแรงต่อผลประโยชน์โดยรวมขององค์กร การใช้โปรแกรม RPA อย่างเช่น Power Automate จะช่วยแก้ไขปัญหาในส่วนที่คุณกังวลให้น้อยลง ช่วยให้การจัดการข้อมูลต่าง ๆ เป็นไปได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น สร้าง Workflow ให้องค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยโปรแกรม RPA นั้นใช้งานได้กับธุรกิจทุกรูปแบบ ที่มีการดำเนินงานซ้ำ ๆ เดิม ๆ ในทุก ๆ วัน ตัวอย่างเช่น

Quick Suggest

หากสนใจเรียนรู้เพิ่มเติม ขอแนะนำบทความ

  • ธุรกิจอุตสาหกรรม

ทำให้การทำงานของโรงงานอุตสาหกรรมสะดวกมากยิ่งขึ้น ทั้งงานในส่วนของการวางบิล, การรายงานข้อมูล, รายงานสินค้าคงคลัง, งานโลจิสติกส์ และงานเกี่ยวกับทรัพยากร

  • ธุรกิจธนาคาร

ช่วยให้การดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารสะดวก และแม่นยำมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการป้อนข้อมูล, การตรวจสอบข้อมูล, ย้ายข้อมูลข้ามระบบ เป็นต้น

  • ธุรกิจสุขภาพ

เป็นธุรกิจที่ควรต้องมีระบบ RPA เป็นอย่างมาก เพราะต้องคอยบันทึกข้อมูลสุขภาพของลูกค้าเป็นประจำ ช่วยให้สามารถค้นหาข้อมูลที่จัดเก็บเอาไว้ได้ง่ายมากยิ่งขึ้น

  • ธุรกิจการค้าปลีก

เมื่อมีระบบ RPA ภายในธุรกิจของคุณ ช่วยให้สามารถดำเนินการในส่วนของห่วงโซ่ความต้องการ, วางแผนการผลิต, แจ้งเตือนการจัดส่ง และจัดการความเรียบร้อยของออเดอร์

  • ธุรกิจประกันภัย

เมื่อใช้ซอฟต์แวร์ RPA จะช่วยให้ธุรกิจประกันภัยประหยัดค่าใช้จ่าย ของเจ้าหน้าที่ลงเป็นจำนวนมาก พร้อมกับทำให้ดำเนินการเกี่ยวกับข้อมูลภายในกรมธรรม์ได้อย่างแม่นยำ ได้สะดวกยิ่งขึ้น

ประโยชน์ของ Power Automate

  • ลดระยะเวลาการทำงานซ้ำ ๆ ของพนักงานในองค์กร ทำให้พนักงานมีเวลาพัฒนาความสามารถของตนเอง เพื่อให้สามารถยกระดับการทำงานภายในองค์กรได้ดียิ่งขึ้น
  • ลดโอกาสเกิดความผิดพลาดจากการทำงานของมนุษย์ให้น้อยลง เพิ่มความแม่นยำและความน่าเชื่อถือของข้อมูลให้เพิ่มมากขึ้น
  • Power Automate ทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง โดยไม่มีความเหน็ดเหนื่อย ช่วยลดต้นทุนในส่วนของแรงงานลงไปได้จำนวนมากในระยะยาว
  • มีอินเทอร์เฟซที่สามารถเข้าใจได้ง่าย พร้อมกับมีเทมเพลตให้เลือกใช้งานหลากหลายรูปแบบ ทำให้สามารถเข้าใจหลักการทำงานของ RPA ได้ง่ายมากยิ่งขึ้น โดยไม่ต้องอาศัยการเขียนโค้ดใด ๆ ทั้งสิ้น
  • สร้าง Workflow ภายในระบบการทำงานขององค์กร เพิ่มศักยภาพการทำงานในทุกส่วนขององค์กร เชื่อมต่อข้อมูลหลากหลายรูปแบบไว้ในที่เดียว โดยให้ AI เป็นตัวช่วยในการทำงาน
  • สามารถใช้งานผ่านระบบ Cloud ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ทำให้ข้อมูลสำคัญนั้นสูญหายหรือหลุดรั่วออกไปจากองค์กร ใช้งานได้อย่างมีเสถียรภาพได้ทั้งในคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์สมาร์ทโฟน
Power Automate 9

ตัวอย่างการทำงานของ Power Automate

  • ช่วยเปรียบเทียบอัตราแลกเปลี่ยนของสกุลเงินแต่ละประเทศได้อัตโนมัติ
  • จัดการไฟล์ต่าง ๆ ให้เป็นระเบียบ โดยแยกหมวดหมู่เพื่อช่วยให้เรียกใช้งานง่ายยิ่งขึ้น
  • ช่วยป้อนข้อมูลด้วยการ Copy และ Paste ระหว่างโปรแกรม 2 โปรแกรม
  • แจ้งเตือนกำหนดการต่าง ๆ ที่สำคัญให้กับบุคลากรภายในองค์กร
  • นำข้อมูลต่าง ๆ จาก Microsoft นำเข้าสู้ฐานข้อมูลขององค์กรด้วยระบบอัตโนมัติ
  • นำเสนอ dashboard ของข้อมูลต่าง ๆ ภายในองค์กร ด้วยการนำเสนอข้อมูลที่ Real Time มากที่สุด
  • สั่งการให้แอปพลิเคชันต่าง ๆ ภายในองค์กร รวมไปถึงเว็บไซต์สามารถทำงานได้อัตโนมัติ
blog cover9

ตัวอย่างวิดีโอสอนใช้งาน Power Automate

  • Power Automate EP.2 ยื่นแบบภาษี ภ.ง.ด. 54 และ ภ.พ. 36 อัตโนมัติได้ง่าย ๆ

มาเรียนรู้จักภาษี ภ.ง.ด.54 และ ภ.พ.36 เกี่ยวข้องกับค่าบริการจากต่างประเทศ เช่น ยิงโฆษณา Facebook หรือ Google ads อาจเป็นภาษีที่อยู่ใกล้ตัวของเรา วิธีการยื่นภาษี โฆษณาเฟสบุ๊คไม่ได้ยากอย่างที่คิด เพิ่มเติมคือสามารถทำได้โดยอัตโนมัติด้วยโปรแกรม Power Automate ทั้งประหยัดเวลา และไม่ผิดพลาด ทำงานอย่างชาญฉลาดในยุค New normal

  • Power automate EP.3 กระทบยอดธนาคาร แบบชิว ๆ

ทุกเดือนจะต้องทำ Bank reconciliation ทุก ๆ เดือนอยู่ใช่ไหม ลองมาดูวิธีการทำกระทบยอดเงินฝากธนาคารแบบชิว ๆ กับ Power Automate ง่ายนิดเดียว Power automate จะไปช่วยอ่านไฟล์ Microsoft Excel ที่เป็น Bank statement ได้รับจากธนาคาร ให้ Power automate ช่วยเรา แล้วไปนั่งจิบกาแฟแบบชิว ๆ ไปกรอกในโปรแกรม ERP หรือ Microsoft Dynamics Finance and perations ได้เลยครับ

การใช้งานจริงของ Power Automate

สำหรับการใช้งานจริงของโปรแกรม Power Automate นั้น สิ่งที่คุณควรกระทำเริ่มต้นเลยคือการสร้าง “Flow” ของตนเอง โดยสามารถสร้างออกมาได้ 3 ประเภทดังนี้

  • Automated cloud flow

เป็นโปรแกรมที่จะทำงานโดยอัตโนมัติ เมื่ออยู่ในสถานการณ์ที่ต้องการ

  • Instant cloud flow

เป็นโปรแกรมที่จะเริ่มต้นทำงานต่อเมื่อสั่งงานเท่านั้น

  • Scheduled cloud flow

เป็นโปรแกรมที่จะทำงานทันที เมื่อถึงระยะเวลาที่กำหนดเอาไว้ล่วงหน้า

ในส่วนนี้สามารถเลือกจากเทมเพลตที่มีอยู่ในโปรแกรม หรือสามารถสร้างขึ้นมาใหม่ทั้งหมดก็ได้เช่นเดียวกัน จำนวนโฟลว์ที่สร้างนั้นขึ้นมาได้ อยู่กับประสิทธิภาพการใช้งานโปรแกรม Power Automate ของคุณ ในส่วนของการสร้างผู้ใช้งานมือใหม่ที่ยังไม่มั่นใจว่าโฟล์วที่สร้างจะใช้งานได้จริงหรือไม่ สามารถทดสอบการทำงานของโฟล์วนั้น ๆ โดยเลือกใช้ตัวเลือก “เรียกใช้” เมื่อพิสูจน์ว่าโฟล์วที่สร้างขึ้นมามีข้อผิดพลาดในส่วนไหนหรือไม่

สรุปความสามารถของ Power Automate

ไม่ว่าองค์กรของคุณจะเป็นธุรกิจประเภทใดก็ตาม ก็สามารถใช้ซอฟต์แวร์ Power Automate เพื่อยกระดับธุรกิจของคุณได้ การดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน ไม่สามารถใช้แรงงานมนุษย์เพียงอย่างเดียวได้อีกต่อไป เนื่องจากมักเกิดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากความเหนื่อยล้า รวมไปถึงความเลินเล่อต่าง ๆ การมีซอฟต์แวร์ Robotic Process Automation (RPA) จึงเป็นทางออกของธุรกิจในปัจจุบัน ที่ช่วยลดต้นทุนการจ้างงานให้ลดน้อยลง ช่วยเพิ่มความแม่นยำ และสะดวกของการทำงานให้เพิ่มมากขึ้น ทำให้การพัฒนาขององค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ การใช้งานก็ง่าย มาพร้อมกับความคุ้มค่าที่สามารถคืนทุนให้คุณได้ภายในระยะเวลาเพียง 1 ปีเพียงเท่านั้น

ก้าวเข้าสู่ Digital Business

ดูผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องได้ที่นี่

Table of Content
Search
microsoft partner of the year 2024 Quick ERP

Quick ERP รับรางวัล Partner of the Year Awards 2023 – Dynamics 365 Finance

รางวัล 3 ปีซ้อน ได้รับการยอมรับว่าเป็นบริษัทที่มีผลการดำเนินธุรกิจในระดับสูงตลอดปีที่ผ่านมา ตลอดจนมีกลยุทธ์ในการเข้าสู่ตลาดที่สมบูรณ์และไม่เหมือนใคร