Microsoft Power Automate คืออะไร
Microsoft Power Automate เป็นโปรแกรมในรูปแบบ RPA (Robotic Process Automation) ซึ่งมีคุณสมบัติพิเศษคือสามารถดำเนินการในงานที่ทำซ้ำ ๆ ได้ ช่วยทำให้การทำงานที่เคยเป็นเรื่องน่าเบื่อ กลายเป็นเรื่องที่ง่ายมากยิ่งขึ้น เพราะทุกอย่างจะดำเนินการโดยอัตโนมัติ ช่วยทำให้การจัดการงานต่าง ๆ เป็นระเบียบเรียบร้อย เพิ่มศักยภาพของการทำงานให้เพิ่มสูงขึ้น ด้วยการลดโอกาสของการเกิด Human Error ให้น้อยมากที่สุด
ชื่อเดิมของโปรแกรม Power Automate คือ Microsoft Flow คุณสมบัติพิเศษคือเพิ่มความ “FLOW” ให้การทำงาน ช่วยให้การดำเนินการทุกอย่างมีความไหลลื่นมากกว่าที่เคยเป็น ด้วยคุณสมบัติพิเศษที่สามารถทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ ของ Microsoft ได้ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น Outlook, Excel, Power Apps, dynamics 365 และอื่น ๆ อีกมากมาย ทำให้เข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ในองค์กรได้อย่างรวดเร็ว สามารถใช้งานได้ทั้งบน Desktop และผ่านโทรศัพท์สมาร์ทโฟน
มารู้จักกับ Power Automate กันเถอะ
คุณสมบัติของ Power Automate
- ใช้ระบบ AI เป็นตัวช่วยให้เกิด Workflow ภายในองค์กร
Power Automate เป็นโปรแกรม RPA ที่ทำหน้าที่เหมือน “หุ่นยนต์อัตโนมัติ” ที่สามารถพบเห็นได้ในอุตสาหกรรมต่าง ๆ แต่เปลี่ยนรูปลักษณ์จากการเป็นหุ่นยนต์เปลี่ยนให้เป็น “ซอฟต์แวร์” เพียงเท่านั้น ด้วยระบบสุดอัจฉริยะของตัวโปรแกรม ทำให้สามารถสร้างระบบประมวลผลอัตโนมัติขึ้นมา ด้วยความสามารถของ AI Builder พร้อมการตั้งค่าที่สามารถออกแบบ ให้รองรับการทำงานขององค์กรให้มากที่สุด โดยการดำเนินการทั้งหมดนี้ คุณไม่จำเป็นต้องมีความเชี่ยวชาญเกี่ยวกับการเขียนโปรแกรมแต่อย่างใด เหมาะกับการใช้งานในทุก ๆ รูปแบบ
- เชื่อมต่อเข้ากับข้อมูลต่าง ๆ ภายในองค์กรได้อย่างง่ายดาย
โปรแกรม Power Automate เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Power Platform ซึ่งสามารถเชื่อมต่อเข้ากับโปรแกรมต่าง ๆ ของ Microsoft ได้ทุกทั้งหมด ทำให้การรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ เป็นเรื่องที่สะดวกมากกว่าเดิม คุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาถามหาข้อมูลที่ต้องการอีกต่อไป เนื่องจากคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ผ่านแอปพลิเคชันที่เชื่อมต่อเข้ากับ Microsoft Power Automate ได้อย่างง่ายดาย ช่วยให้ข้อมูลสำคัญที่กระจัดกระจายอยู่ต่างซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ถูกรวบรวม จัดเก็บ ประมวลผล ให้สามารถใช้งานได้ทุกเมื่อที่ต้องการ
- มีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย มีเทมเพลตหลากหลายรูปแบบให้เลือกใช้งาน
การใช้งานซอฟต์แวร์ Power Automate คุณไม่จำเป็นต้องเป็นผู้ชำนาญการเกี่ยวกับ IT ไม่ต้องมีความรู้ทางด้านการเขียน Code ก็สามารถใช้งานโปรแกรมนี้ได้อย่างง่ายดาย ด้วยอินเทอร์เฟซของซอฟต์แวร์ที่เข้าใจได้ง่าย พร้อมกับมี Template ต่าง ๆ ให้เลือกใช้งานมากมาย บางอย่างคุณไม่จำเป็นต้องสร้างใหม่ทั้งหมด เพียงต้องปรับปรุงการทำงานบางอย่าง เพื่อให้เหมาะกับการนำมาใช้กับองค์กรให้มากที่สุด ตอบโจทย์กับทุกธุรกิจ ไม่ว่าจะมีขนาดองค์กรที่เล็กหรือใหญ่มากเพียงใดก็ตาม
- รองรับการทำงานด้วยระบบ Cloud
หากคุณไม่อยากจมอยู่กับความล่าช้าของกระบวนการทำงาน อยากให้องค์กรมีความ Workflow โดยการลดขั้นตอนการทำงาน ที่จำเป็นต้องดำเนินการด้วยเอกสารให้น้อยมากที่สุด การใช้งานซอฟต์แวร์ Microsoft Power Automate กับองค์กร ช่วยให้คุณสามารถดำเนินการต่าง ๆ ได้ทุกที่ทุกเวลา สามารถเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ขององค์กรผ่าน Database ที่ทำงานผ่านระบบ Cloud
ช่วยให้ทุกที่คือ “สถานที่ทำงาน” ได้ทั้งหมด ช่วยลดขั้นตอนการดำเนินการ สามารถนำข้อมูลที่ต้องการมาใช้งานได้ทุกเมื่อ โดยข้อมูลเหล่านั้นจะเป็นข้อมูลที่ Real Time มากที่สุด ทำให้ไม่ว่าจะเป็นการตัดสินใจครั้งสำคัญ หรือการตอบคำถามลูกค้าก็จะง่ายดายขึ้นมาในทันที
- ใช้งานบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้
Power Automate เป็นโปรแกรมที่สามารถใช้งานได้จากทุกแพลตฟอร์ม ไม่จำเป็นที่จะต้องดำเนินการผ่านคอมพิวเตอร์เพียงเท่านั้น ด้วยระบบที่สามารถรองรับการดึงข้อมูลต่าง ๆ ผ่าน Cloud ได้ทันทีทันใด ทำให้การทำงานยืดหยุ่นมากยิ่งขึ้น ไม่จำเป็นต้องอยู่ภายในที่ทำงาน ก็สามารถดำเนินงานทุกอย่างได้อย่างสะดวก รองรับการทำงานในทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็น โน้ตบุ๊ก, สมาร์ทโฟน, แท็บเล็ต พร้อมกับความสามารถที่รองรับทุกระบบปฏิบัติการได้เป็นอย่างดี นั่นทำให้ทุกสถานที่บนโลกใบนี้ คือโต๊ะทำงานขนาดใหญ่ที่ไร้ขอบเขต ขอเพียงสามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้เท่านั้น
โปรแกรมที่เกี่ยวข้องกับ Power Automate
การทำงานของ Power Automate นั้นอาศัยการทำงานสอดผสานเข้ากับโปรแกรมอื่น ๆ ของ Microsoft 365 เพื่อให้ออกมาเป็นผลลัพธ์ที่ดีที่สุด เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์ที่ถูกจัดเอาไว้ในกลุ่ม Microsoft Power Platform มีรูปแบบการทำงานอยู่ในหมวดหมู่ของซอฟต์แวร์ Robotic Process Automation (RPA) ช่วยทำให้แอปพลิเคชันต่าง ๆ ที่ถูกเชื่อมต่อ สามารถดำเนินการกระบวนการซ้ำ ๆ ได้อย่างแม่นยำ ผ่านการทำงานอัตโนมัติ ไม่ต้องอาศัยมนุษย์เพื่อดำเนินการงานในส่วนนั้น ๆ ซึ่งเป็นวิธีป้องกันข้อผิดพลาดต่าง ๆ ที่มักเกิดขึ้นจากการทำงานของมนุษย์ลงได้อย่างเห็นผล สิ่งที่จะตามมาคือผลกำไรที่เพิ่มมากขึ้น เนื่องจากระบบ Robot ไม่หิว ไม่เหนื่อย ทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมงไม่จำเป็นต้องหยุดพักเหมือนกับมนุษย์นั่นเอง
ภายใน Microsoft Power Platform นอกจาก Power Automate แล้ว ยังมีแพลตฟอร์มอื่น ๆ อีก ซึ่งมีหน้าที่ช่วยให้สามารถสร้างแอปพลิเคชันให้ออกมาสมบูรณ์มากที่สุด โดยในส่วนของ Power Automate มีหน้าที่อย่างที่เรากล่าวไปแล้วคือการสร้าง Robot เพื่อให้สามารถดำเนินการกระบวนการที่ทำซ้ำ ๆ กันได้ ในส่วนของโปรแกรมอื่น ๆ มีชื่อและรูปแบบการทำงานดังต่อไปนี้
มีหน้าที่สร้างแอปพลิเคชัน ตามหลักความคิด Low Code ช่วยให้ผู้ใช้งานสร้างแอปขึ้นมาใช้งานภายในองค์กรด้วยตนเอง แม้ไม่ใช่นักพัฒนาแอปก็สามารถทำได้
มีหน้าที่หลักคือการประมวลผลข้อมูลต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการ วิเคราะห์, สรุป, แยกหมวดหมู่ เป็นต้น สามารถรับข้อมูลโดยตรงจากซอฟต์แวร์อื่น ๆ ของ Microsoft ได้ในทันที
มีหน้าที่สร้าง Chatbot ช่วยให้สามารถตอบคำถามต่าง ๆ กับลูกค้าได้อย่าง รวดเร็ว ไม่ต้องเขียนโค้ด รวมไปถึงการส่ง E-mail อัตโนมัติก็ทำได้เช่นเดียวกัน
มีหน้าที่การทำงานคล้ายกับ “Power Apps” แต่เปลี่ยนจาก “แอปพลิเคชัน” ให้กลายเป็น “เว็บไซต์” แทน มีเทมเพลตให้เลือกใช้งานหลากหลายรูปแบบเช่นเคย
กลุ่มธุรกิจที่ใช้งาน RPA
หากองค์กรของคุณเริ่มเติบโตจนมีข้อมูลต่าง ๆ ภายในองค์กรที่มีความซับซ้อนเพิ่มมากขึ้น และไม่อยากให้เกิดข้อผิดพลาดที่มาจากการทำงานของมนุษย์ ซึ่งอาจส่งผลเสียอันร้ายแรงต่อผลประโยชน์โดยรวมขององค์กร การใช้โปรแกรม RPA อย่างเช่น Power Automate จะช่วยแก้ไขปัญหาในส่วนที่คุณกังวลให้น้อยลง ช่วยให้การจัดการข้อมูลต่าง ๆ เป็นไปได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น สร้าง Workflow ให้องค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยโปรแกรม RPA นั้นใช้งานได้กับธุรกิจทุกรูปแบบ ที่มีการดำเนินงานซ้ำ ๆ เดิม ๆ ในทุก ๆ วัน ตัวอย่างเช่น
- ธุรกิจอุตสาหกรรม
ทำให้การทำงานของโรงงานอุตสาหกรรมสะดวกมากยิ่งขึ้น ทั้งงานในส่วนของการวางบิล, การรายงานข้อมูล, รายงานสินค้าคงคลัง, งานโลจิสติกส์ และงานเกี่ยวกับทรัพยากร
- ธุรกิจธนาคาร
ช่วยให้การดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารสะดวก และแม่นยำมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการป้อนข้อมูล, การตรวจสอบข้อมูล, ย้ายข้อมูลข้ามระบบ เป็นต้น
- ธุรกิจสุขภาพ
เป็นธุรกิจที่ควรต้องมีระบบ RPA เป็นอย่างมาก เพราะต้องคอยบันทึกข้อมูลสุขภาพของลูกค้าเป็นประจำ ช่วยให้สามารถค้นหาข้อมูลที่จัดเก็บเอาไว้ได้ง่ายมากยิ่งขึ้น
- ธุรกิจการค้าปลีก
เมื่อมีระบบ RPA ภายในธุรกิจของคุณ ช่วยให้สามารถดำเนินการในส่วนของห่วงโซ่ความต้องการ, วางแผนการผลิต, แจ้งเตือนการจัดส่ง และจัดการความเรียบร้อยของออเดอร์
- ธุรกิจประกันภัย
เมื่อใช้ซอฟต์แวร์ RPA จะช่วยให้ธุรกิจประกันภัยประหยัดค่าใช้จ่าย ของเจ้าหน้าที่ลงเป็นจำนวนมาก พร้อมกับทำให้ดำเนินการเกี่ยวกับข้อมูลภายในกรมธรรม์ได้อย่างแม่นยำ ได้สะดวกยิ่งขึ้น
ประโยชน์ของ Power Automate
- ลดระยะเวลาการทำงานซ้ำ ๆ ของพนักงานในองค์กร ทำให้พนักงานมีเวลาพัฒนาความสามารถของตนเอง เพื่อให้สามารถยกระดับการทำงานภายในองค์กรได้ดียิ่งขึ้น
- ลดโอกาสเกิดความผิดพลาดจากการทำงานของมนุษย์ให้น้อยลง เพิ่มความแม่นยำและความน่าเชื่อถือของข้อมูลให้เพิ่มมากขึ้น
- Power Automate ทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง โดยไม่มีความเหน็ดเหนื่อย ช่วยลดต้นทุนในส่วนของแรงงานลงไปได้จำนวนมากในระยะยาว
- มีอินเทอร์เฟซที่สามารถเข้าใจได้ง่าย พร้อมกับมีเทมเพลตให้เลือกใช้งานหลากหลายรูปแบบ ทำให้สามารถเข้าใจหลักการทำงานของ RPA ได้ง่ายมากยิ่งขึ้น โดยไม่ต้องอาศัยการเขียนโค้ดใด ๆ ทั้งสิ้น
- สร้าง Workflow ภายในระบบการทำงานขององค์กร เพิ่มศักยภาพการทำงานในทุกส่วนขององค์กร เชื่อมต่อข้อมูลหลากหลายรูปแบบไว้ในที่เดียว โดยให้ AI เป็นตัวช่วยในการทำงาน
- สามารถใช้งานผ่านระบบ Cloud ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ทำให้ข้อมูลสำคัญนั้นสูญหายหรือหลุดรั่วออกไปจากองค์กร ใช้งานได้อย่างมีเสถียรภาพได้ทั้งในคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์สมาร์ทโฟน
ตัวอย่างการทำงานของ Power Automate
- ช่วยเปรียบเทียบอัตราแลกเปลี่ยนของสกุลเงินแต่ละประเทศได้อัตโนมัติ
- จัดการไฟล์ต่าง ๆ ให้เป็นระเบียบ โดยแยกหมวดหมู่เพื่อช่วยให้เรียกใช้งานง่ายยิ่งขึ้น
- ช่วยป้อนข้อมูลด้วยการ Copy และ Paste ระหว่างโปรแกรม 2 โปรแกรม
- แจ้งเตือนกำหนดการต่าง ๆ ที่สำคัญให้กับบุคลากรภายในองค์กร
- นำข้อมูลต่าง ๆ จาก Microsoft นำเข้าสู้ฐานข้อมูลขององค์กรด้วยระบบอัตโนมัติ
- นำเสนอ dashboard ของข้อมูลต่าง ๆ ภายในองค์กร ด้วยการนำเสนอข้อมูลที่ Real Time มากที่สุด
- สั่งการให้แอปพลิเคชันต่าง ๆ ภายในองค์กร รวมไปถึงเว็บไซต์สามารถทำงานได้อัตโนมัติ
ตัวอย่างวิดีโอสอนใช้งาน Power Automate
- Power Automate EP.2 ยื่นแบบภาษี ภ.ง.ด. 54 และ ภ.พ. 36 อัตโนมัติได้ง่าย ๆ
มาเรียนรู้จักภาษี ภ.ง.ด.54 และ ภ.พ.36 เกี่ยวข้องกับค่าบริการจากต่างประเทศ เช่น ยิงโฆษณา Facebook หรือ Google ads อาจเป็นภาษีที่อยู่ใกล้ตัวของเรา วิธีการยื่นภาษี โฆษณาเฟสบุ๊คไม่ได้ยากอย่างที่คิด เพิ่มเติมคือสามารถทำได้โดยอัตโนมัติด้วยโปรแกรม Power Automate ทั้งประหยัดเวลา และไม่ผิดพลาด ทำงานอย่างชาญฉลาดในยุค New normal
- Power automate EP.3 กระทบยอดธนาคาร แบบชิวๆ
ทุกเดือนจะต้องทำ Bank reconciliation ทุก ๆ เดือนอยู่ใช่ไหม ลองมาดูวิธีการทำกระทบยอดเงินฝากธนาคารแบบชิว ๆ กับ Power Automate ง่ายนิดเดียว Power automate จะไปช่วยอ่านไฟล์ Microsoft Excel ที่เป็น Bank statement ได้รับจากธนาคาร ให้ Power automate ช่วยเรา แล้วไปนั่งจิบกาแฟแบบชิว ๆ ไปกรอกในโปรแกรม ERP หรือ Microsoft Dynamics Finance and perations ได้เลยครับ
การใช้งานจริงของ Power Automate
สำหรับการใช้งานจริงของโปรแกรม Power Automate นั้น สิ่งที่คุณควรกระทำเริ่มต้นเลยคือการสร้าง “Flow” ของตนเอง โดยสามารถสร้างออกมาได้ 3 ประเภทดังนี้
- Automated cloud flow
เป็นโปรแกรมที่จะทำงานโดยอัตโนมัติ เมื่ออยู่ในสถานการณ์ที่ต้องการ
- Instant cloud flow
เป็นโปรแกรมที่จะเริ่มต้นทำงานต่อเมื่อสั่งงานเท่านั้น
- Scheduled cloud flow
เป็นโปรแกรมที่จะทำงานทันที เมื่อถึงระยะเวลาที่กำหนดเอาไว้ล่วงหน้า
ในส่วนนี้สามารถเลือกจากเทมเพลตที่มีอยู่ในโปรแกรม หรือสามารถสร้างขึ้นมาใหม่ทั้งหมดก็ได้เช่นเดียวกัน จำนวนโฟลว์ที่สร้างนั้นขึ้นมาได้ อยู่กับประสิทธิภาพการใช้งานโปรแกรม Power Automate ของคุณ ในส่วนของการสร้างผู้ใช้งานมือใหม่ที่ยังไม่มั่นใจว่าโฟล์วที่สร้างจะใช้งานได้จริงหรือไม่ สามารถทดสอบการทำงานของโฟล์วนั้น ๆ โดยเลือกใช้ตัวเลือก “เรียกใช้” เมื่อพิสูจน์ว่าโฟล์วที่สร้างขึ้นมามีข้อผิดพลาดในส่วนไหนหรือไม่
สรุปความสามารถของ Power Automate
ไม่ว่าองค์กรของคุณจะเป็นธุรกิจประเภทใดก็ตาม ก็สามารถใช้ซอฟต์แวร์ Power Automate เพื่อยกระดับธุรกิจของคุณได้ การดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน ไม่สามารถใช้แรงงานมนุษย์เพียงอย่างเดียวได้อีกต่อไป เนื่องจากมักเกิดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากความเหนื่อยล้า รวมไปถึงความเลินเล่อต่าง ๆ การมีซอฟต์แวร์ Robotic Process Automation (RPA) จึงเป็นทางออกของธุรกิจในปัจจุบัน ที่ช่วยลดต้นทุนการจ้างงานให้ลดน้อยลง ช่วยเพิ่มความแม่นยำ และสะดวกของการทำงานให้เพิ่มมากขึ้น ทำให้การพัฒนาขององค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ การใช้งานก็ง่าย มาพร้อมกับความคุ้มค่าที่สามารถคืนทุนให้คุณได้ภายในระยะเวลาเพียง 1 ปีเพียงเท่านั้น
ก้าวเข้าสู่ Digital Business
ดูผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องได้ที่นี่
Microsoft Power Automate
ดูแลสิ่งที่สําคัญ ปล่อยที่เหลือให้เป็นหน้าที่ระบบอัตโนมัติ
Microsoft Power Apps
ช่วยให้คุณสร้าง App ได้อย่างรวดเร็วจากเวลาเป็นเดือนเหลือเพียงไม่กี่ชั่วโมง แบบ Low-code
Microsoft Power Pages
สร้างเว็บไซต์ธุรกิจแบบใช้ Low-code ที่ปลอดภัยอย่างรวดเร็ว
Microsoft Power Virtual Agents
ตอบสนองความต้องการของลูกค้าและพนักงานของคุณได้รวดเร็วในวงกว้างโดยใช้บอทการสนทนาอัจฉริยะที่สร้างขึ้นด้วย Power Virtual Agents
