ระบบ ERP คืออะไร [อัพเดท2023] หาคำตอบอย่างละเอียดได้ในบทความนี้
โปรแกรม ERP คืออะไร ? ระบบ ERP หมายถึงอะไร ? ระบบ ERP มีอะไรบ้าง ? ทุกข้อสงสัยที่ถูกสอบถามเข้ามา เราพร้อมมอบคำตอบให้คุณในทุก ๆ คำถาม

ระบบ ERP คืออะไร ? มีความสำคัญมากน้อยเพียงใดกับธุรกิจของคุณ

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจที่กำลังเติบโตในทิศทางที่ดี ถึงเวลาแล้วที่คุณจะต้องให้ ERP เข้ามามีบทบาทในองค์กรของคุณ สำหรับผู้ที่ยังไม่ทราบว่าระบบ ERP คืออะไร ? รวมไปถึงยังไม่ทราบว่า ERP หมายถึงอะไร ? ทุกข้อสงสัยของคุณที่เกี่ยวข้องกับระบบ ERP จะถูกแถลงไขในบทความนี้ทั้งหมด รวมไปถึงเรื่องราวน่าสนใจต่าง ๆ อย่างเช่น ควรเลือกใช้เครื่องมือไหน ถึงจะเหมาะสมกับธุรกิจของคุณมากที่สุด ความเป็นมาของ ERP เริ่มต้นได้อย่างไร ทุกคำถามเราเตรียมคำตอบเอาไว้ทั้งหมดแล้วในบทความนี้

ERP คืออะไร ย่อมาจากอะไร ? รู้จักกับตัวช่วยทางธุรกิจของคุณได้ที่นี่

ERP โปรแกรม คือ “ระบบการวางแผนทรัพยากรในองค์กร” ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning เป็นระบบที่เข้ามาช่วยจัดการภาพรวมขององค์กรของคุณ ให้เป็นไปในทิศทางอันหนึ่งอันเดียวกันมากที่สุด เพราะในทุก ๆ ธุรกิจย่อมแยกย่อยออกไปได้อีกหลาย ๆ ส่วน ไม่ว่าจะเป็น งานในส่วนจัดซื้อ , งานในส่วนบัญชี , งานในส่วนการบริหาร , งานในส่วนของการจัดการบุคคล หากทุกฝ่ายใช้ระบบการทำงานคนละแพลตฟอร์ม นั่นย่อมก่อให้เกิดปัญหาในส่วนของการประสานงานเกิดขึ้นได้นี้

ดังนั้นหน้าที่หลักของ ERP คือการรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ของทุกฝ่ายภายในองค์กรของคุณ มารวมไว้ใน Database เดียวกัน ช่วยให้สามารถดูแลจัดการข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพิ่มทั้งในส่วนของความสะดวก และช่วยให้ในส่วนของงานบริหาร เป็นไปได้อย่างเรียบร้อยมากที่สุด เพียงมีระบบนี้อยู่ในองค์กรก็จะช่วยให้คุณที่เป็นเจ้าของธุรกิจ ได้รู้จักกับธุรกิจของตัวเองมากขึ้น สามารถดึงข้อมูลที่จำเป็นได้ทุกเมื่อที่ต้องการ รวมไปถึงประโยชน์ต่าง ๆ อีกมากมายที่ ERP จะมอบให้แก่คุณ

ระบบ ERP หมายถึงอะไร มีวิวัฒนาการอย่างไรตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน ?

เมื่อได้รู้ถึงความสำคัญของระบบ ERP กันไปแล้ว เรามั่นใจว่าคุณคงกำลังสงสัยที่มาที่ไปของระบบนี้ รวมไปถึงอยากรู้ว่า ERP กำเนิดมาจากการพัฒนาระบบใด ? อย่างที่เราได้เกริ่นไปแล้วในข้างต้นว่า ทุกข้อสงสัยเกี่ยวกับ ERP เรานำคำตอบมาให้คุณทั้งหมด

จุดเริ่มต้นของแนวคิด ERP คือ เริ่มต้นใช้งานในครั้งแรกในประเทศสหรัฐอเมริกาในช่วงปี ค.ศ. 1990 โดยวัตถุประสงค์ของการสร้างแนวคิดนี้ขึ้นมา เพื่อดูแลในส่วนของระบบการบริหารการผลิตของอุตสาหกรรมภายในประเทศอเมริกาในช่วงเวลานั้น โดยก่อนจะมาเป็นระบบ ERP ได้ผ่านการพัฒนามาจากหลาย ๆ แนวคิด โดยแบ่งตามลำดับการมาก่อน-มาหลัง ดังต่อไปนี้

  • ระบบ MRP

ระบบ MRP (Manufacturing Resource Planning) นับว่าเป็นแนวคิดตั้งต้นของ ERP ก็ว่าได้ มีแหล่งกำเนิดเดียวกันนั่นก็คือสหรัฐอเมริกา โดยเริ่มต้นแนวคิดนี้มาตั้งแต่ปี ค.ศ. 1960 โดยวัตถุประสงค์ของแนวคิดนี้คือ บริหารในส่วนของการสั่งซื้อวัตถุดิบ ให้เหมาะสมกับจำนวนสินค้าที่ต้องผลิต โดยสามารถระบุอย่างชัดเจนว่า หากต้องการผลิตสินค้าจำนวนเท่าไหร่ จะต้องสั่งซื้อวัตถุดิบในจำนวนเท่าไหร่ นับว่าเป็นแนวคิดที่สามารถยกระดับประสิทธิภาพของการผลิต และการสั่งซื้อได้เป็นอย่างดีเลยทีเดียว

  • ระบบ Closed Loop MRP

หลังจากแนวคิดเริ่มต้นอย่าง MRP ประสบความสำเร็จอย่างสวยงาม ในช่วงเวลาถัดมาอีก 10 ปี ก็ได้เวลาของการพัฒนาแนวคิดให้ก้าวหน้าไปอีกขึ้น โดยในแนวคิดนี้เรียกว่า Closed Loop MRP (Capacity Requirement Planning) เป็นการปรับปรุงแนวคิดเดิมอย่าง MRP ให้ดีขึ้น โดยเพิ่มในส่วนของการป้อนข้อมูลการผลิตจริง กลับเข้าไปในฐานข้อมูล รวมถึงเพิ่มแนวคิดในเรื่องของความต้องการกำลังผลิตเพิ่มเข้าไป นับว่าเป็นการปิดจุดบอดเดิมของระบบ MRP ออกไปจนหมด นับว่าเป็นก้าวสำคัญก่อนพัฒนามาเป็น ERP เลยก็ว่าได้

  • ระบบ MRP II

เมื่อแนวคิดของระบบ Closed Loop MRP ได้รับความสำเร็จเป็นอย่างมาก เกือบทุกโรงงานอุตสาหกรรมต่างใช้แนวคิดนี้เพื่อบริหารการผลิต ในช่วงปี ค.ศ. 1980 ก็ได้พัฒนาแนวคิดให้พัฒนาขึ้นไปอีก 1 ระดับ กลายเป็น MRP II (Manufacturing Resource Planning) ซึ่งในระบบนี้จะเริ่มมีการนำเอาส่วนอื่น ๆ ในองค์กรเข้ามามีบทบาทในแนวคิดเพิ่มมากขึ้น ทั้งงานฝ่ายบัญชี , ฝ่ายบุคคล , ฝ่ายการขาย และฝ่ายสินค้าคงคลัง ทำให้ทุกอย่างเริ่มเป็นรูปเป็นร่างสมบูรณ์แบบมากขึ้นเรื่อย ๆ และหลังจากนั้นอีก 10 ปีก็ถือกำเนิดแนวคิดแบบ ERP ขึ้นมานั่นเอง

ระบบงาน ERP ประกอบด้วยระบบอะไรบ้าง

จากที่เราได้รู้กันไปแล้วว่าหน้าที่หลักของ ERP คือการบริหารทรัพยากรต่าง ๆ ในองค์กรให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยมากที่สุด ด้วยความที่เป็นระบบที่สามารถดูแลทุกส่วนขององค์กรได้อย่างทั่วถึง เลยทำให้เกิดอีกหนึ่งข้อสงสัยก็คือ ระบบการทำงานของ ERP มีระบบอะไรบ้าง ? ซึ่งคำตอบในส่วนนี้ตอบให้แน่นอนค่อนข้างยาก เพราะแต่ละระบบ ERP ก็มีระบบหลัก ๆ ที่แตกต่างกัน แต่หลัก ๆ นั้นจะมีอย่างน้อย 5 ระบบหลักดังต่อไปนี้

1. ระบบบริหารทรัพยากรการผลิต

ในส่วนนี้คุณสามารถตรวจเช็คข้อมูลสินค้าต่าง ๆ ภายในคลังสินค้าได้ทั้งหมด รวมไปถึงการจัดการในส่วนของการผลิต , วัตถุดิบต่าง ๆ , การขนส่ง , สินค้าคงคลัง เป็นต้น ข้อมูลที่จำเป็นทุกอย่างจะถูกนำเข้าสู่ Database ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบผ่านระบบ ERP ได้ตลอดเวลา

2. ระบบบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล

ในส่วนนี้ก็นับว่าเป็นอีกหนึ่งระบบสำคัญของ ERP ในระบบนี้จะแสดงข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากรทุกคนภายในองค์กร ทั้งผลงานการทำงาน , การประเมิน , ข้อมูลพื้นฐานต่าง ๆ ของบุคลากรในองค์กร ช่วยให้สามารถคาดคะเนว่าควรรับบุคลากรเพิ่มเมื่อไหร่ รับจำนวนเท่าใด ได้ง่ายยิ่งขึ้น

4. ระบบบริหารจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า

นอกจากระบบ ERP จะคำนวณให้คุณได้แล้วว่าสินค้าชิ้นไหนขายดี สินค้าชิ้นไหนให้กำไรมากที่สุด ยังสามารถช่วยวิเคราะห์ในส่วนของลูกค้าให้คุณได้อีกด้วย ลูกค้าคนไหนมีท่าทีจะกลับมาซื้อใหม่อีกครั้ง สินค้าและบริการใดเหมาะกับกลุ่มลูกค้าประเภทไหน เพื่อสร้างการค้าในระยะยาว รวมไปถึงความประทับใจของลูกค้าในเวลาเดียวกัน

5. ระบบบริหารจัดการห่วงโซ่อุปทาน

ถือว่าเป็นอีกหนึ่งระบบสำคัญ สามารถกำหนดเส้นทางขององค์กรของคุณให้ “ก้าวหน้า” หรือ “ถอยหลัง” ได้เลยทีเดียว ในส่วนนี้ ERP จะคอยแสดงภาพรวมให้คุณได้เห็นว่า ในตอนนี้องค์กรของคุณผลิตสินค้า มาก-น้อย เพียงใด และในส่วนของผู้ซื้อมี Feed Back อย่างไรบ้าง ซึ่งเป็นตัวกำหนดว่าในช่วงเวลานั้น ๆ ควรผลิตสินค้าในจำนวนเท่าใด ถึงจะคุ้มค่ากับองค์กรของคุณมากที่สุด

โปรแกรม ERP แบ่งออกตามรูปแบบการทำงานได้กี่ประเภท อะไรบ้าง ?

หลังจากได้รู้เรื่องราวต่าง ๆ ของ ERP ไปมากพอสมควร เรามารู้จักกับรูปแบบการทำงานของระบบนี้กันบ้าง ว่าสามารถแบ่งประเภทการทำงานออกไปได้กี่รูปแบบ แต่ละรูปแบบจะทำงานแตกต่างการอย่างไรบ้าง ในเนื้อหาดังต่อไปนี้

  • ERP ระบบ Cloud

เริ่มต้นที่ระบบแรกของ ERP เป็นระบบที่นิยมใช้งานกันมากในช่วงเวลานี้ เนื่องจากสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่บนโลกใบนี้ ขอเพียงมีอินเทอร์เน็ตเพียงเท่านั้น โดยข้อมูลต่าง ๆ จะถูกเก็บไว้เป็นอย่างดีภายใน Cloud ซึ่งเป็นไดร์ฟที่เก็บข้อมูลต่าง ๆ เอาไว้บนอินเทอร์เน็ต สะดวกเป็นอย่างมากในขั้นตอนของการดึงข้อมูลต่าง ๆ นำไปใช้งาน

  • ERP ระบบ On-Premise

สำหรับการทำของงาน ERP รูปแบบนี้คือ การติดตั้งระบบเอาไว้ภายในเซิร์ฟเวอร์ขององค์กร มักใช้กับองค์กรใหญ่ ๆ ที่ต้องการเก็บข้อมูลเอาไว้เป็นความลับให้มากที่สุด แม้จะไม่สะดวกเหมือนอย่าง ERP ในระบบ Cloud แต่ในเรื่องของความปลอดภัย ต้องยอมรับเลยว่ามั่นใจได้เกือบ 100% ว่าไม่มีทางรั่วไหลออกไปอย่างแน่นอน

ตัวอย่างระบบ ERP ที่ได้รับความนิยมในช่วงเวลานี้

ถึงแม้ว่าระบบ ERP จะเป็นโปรแกรมที่ใช้งานอย่างแพร่หลาย มีหลากหลายรูปแบบให้เลือกใช้งาน ทั้งในส่วนของฟีเจอร์ ราคา สเกลงาน นับว่าเป็นตัวเลือกที่ค่อนข้างหลากหลาย แต่เลือกอย่างไรให้ส่งผลดีต่อธุรกิจของคุณมากที่สุด นี่คือส่วนสำคัญที่แท้จริง ดังนั้นเราขอแนะนำ 2 โปรแกรม ERP ที่เป็นมาจากต้นสังกัดอย่าง “Microsoft” ซึ่งชื่อนี้การันตีในเรื่องคุณภาพ และความน่าเชื่อถืออย่างแน่นอน โดยมีตัวอย่างโปรแกรมดังต่อไปนี้

BC_FO-1

เป็นโปรแกรม ERP เหมาะสำหรับธุรกิจซื้อมาขายไป ธุรกิจบริการ และงานกลุ่ม Project หรือธุรกิจการผลิตที่ไม่ซับซ้อนมากนัก ซึ่ง Dynamic 365 BC สามารถจัดการระบบได้อย่างเป็นระเบียบ มีการแบ่งสัดส่วนของโปรแกรมออกอย่างชัดเจน แถมยังสามารถกำหนดบทบาทของผู้ใช้งานได้อย่างชัดเจนอีกด้วย

โปรแกรม ERP เหมาะสำหรับธุรกิจอุตสาหกรรมการผลิตขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ หรือเป็นธุรกิจที่มีความซับซ้อนของข้อมูลสูง ให้บริการงานในส่วนของระบบ ERP ได้อย่างลงตัว ดูแลได้ครบทุกสายงานภายในโปรแกรมเดียว

หากคุณมั่นใจแล้วว่าองค์กรของคุณพร้อมจะก้าวไปข้างหน้า อย่าลืมมองหาระบบ ERP ดี ๆ มาไว้ในองค์กร เพราะว่าการเติบโตอย่างต่อเนื่อง จะต้องอาศัยการบริหารที่ทั่วถึง การใช้ระบบ ERP มีข้อดีคือ ช่วยทลายกำแพงของการผสานงานลงได้ในพริบตา คุณสามารถดำเนินการทุกอย่างได้อย่างรวดเร็ว แถมยังเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกทุกอย่างในองค์กรของคุณได้ทั้งหมด ในส่วนของค่าใช้จ่าย ระบบ ERP ก็มีหลากหลายโปรแกรมให้คุณเลือกใช้ โดยราคาก็แตกต่างกันออกไปตามฟีเจอร์ที่ได้รับ เลือกให้เหมาะกับองค์กรของคุณ รับประกันว่าคุณจะไม่เสียดายในภายหลังอย่างแน่นอน

Features เพิ่มเติมของ ERP ระบบ Cloud

การจะเลือกใช้ระบบ ERP ควรมองถึงการใช้งานเป็นหลัก สำหรับการใช้งานในรูปแบบ On-Cloud นั้น ข้อดีที่คุณจะได้พบเลยก็คือความสะดวกที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย ขอเพียงสามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ก็สามารถเข้าสู่ข้อมูลที่ต้องการได้ทั้งหมด และยังมีฟีเจอร์ดี ๆ อีกมากมายที่คุณจะพบได้ในระบบ ERP แบบ On-Cloud โดยเราขอยกตัวอย่าง 8 ฟีเจอร์เพิ่มเติมที่คุณจะพบได้ ดังเนื้อหาต่อจากนี้

1. เป็นระบบ Cloud (Cloud-based)

เบื้องต้นเลยสำหรับการใช้งานระบบ ERP แบบ On-Cloud ข้อมูลต่าง ๆ จะอยู่ Cloud ซึ่งแน่นอนว่าสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ทุกเวลา ขอเพียงมีช่องทางการเข้าถึงที่ได้รับการอนุญาตเพียงเท่านั้น ซึ่งนั่นส่งผลดีต่อองค์กรในเรื่องของงบประมาณ เพราะไม่ต้องลงทุนทางด้านซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ อีกหนึ่งหัวใจสำคัญที่ทำให้ระบบ ERP แบบ On-Cloud เป็นที่สนใจเป็นอย่างมากเลยก็คือ ไม่มีค่าซ่อมบำรุงใด ๆ ทั้งสิ้น นับว่าเป็นระบบที่ทำงานได้ดี แถมยังเป็นมิตรต่อองค์กรเป็นอย่างมากเลยทีเดียว

2. ระบบวิเคราะห์แบบ Real Time (Real-time analytics)

หากธุรกิจของคุณจำเป็นต้องใช้ข้อมูลต่าง ๆ ที่ Real Time มากที่สุด เพื่อให้สามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างราบรื่น ERP คือหนึ่งในหัวใจสำคัญที่คุณขาดไปไม่ได้ เราในระบบ ERP แบบ On-Cloud จะสามารถอัปเดตข้อมูลต่าง ๆ ภายในองค์กรได้อย่างทันท่วงที ข้อมูลทุกอย่างภายในระบบจะถูกอัปเดตเป็นปัจจุบันในทุกการเปลี่ยนแปลง ช่วยให้สามารถดำเนินการตัดสินใจในส่วนต่าง ๆ ได้ด้วยข้อมูลที่รวดเร็ว แม่นยำ แม้อยู่ในสถานการณ์เร่งด่วนก็ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาคำนวณข้อมูล ยกตัวอย่างสถานการณ์เช่น คุณสามารถติดตามสถานะของสินค้าคงคลังผ่านระบบ ERP ได้ตลอด 24 ชั่วโมง และสามารถปรับเปลี่ยนตารางการผลิตได้ตามต้องการ

3. ฐานข้อมูลกลาง (Central database)

ด้วยรูปแบบการพัฒนาโปรแกรม ทำให้ในตอนนี้ระบบ Modern ERP มีระบบฐานข้อมูลกลาง (Central Database) ซึ่งทำให้คุณสามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลสำคัญทั้งหมด ขององค์กรได้ง่ายมากยิ่งขึ้น ช่วยทั้งในเรื่องของการรับรู้ การวางแผน การปรับเปลี่ยนแผนการผลิต ฯลฯ ยกตัวอย่างสถานการณ์ที่บ่งบอกว่า ระบบ ERP คือส่วนสำคัญที่ธุรกิจของคุณขาดไปไม่ได้ เช่น การใช้แดชบอร์ดที่สามารถปรับเปลี่ยนได้อย่างอิสระ ทำให้คุณสามารถดูข้อมูลของสินค้าคงคลัง ข้อมูลทางการเงิน ข้อมูลห่วงโซ่อุปทาน ได้ในระบบนี้เพียงที่เดียว

4. รองรับการขยายตัวได้ (Scalable)

หากตอนนี้ธุรกิจของคุณกำลังอยู่ในช่วงระยะเวลาการขยายตัวของธุรกิจ การใช้ระบบ Modern ERP เป็นตัวช่วยที่ดีเป็นอย่างยิ่ง เพราะในส่วนของตัวระบบ สามารถพัฒนาเติบโตได้พร้อม ๆ กับธุรกิจ รองรับการขยายตัวในทุกรูปแบบ ไม่จำเป็นต้องมองหาระบบ ERP ใหม่ ๆ เพื่อมาทดแทนระบบเดิม ยกตัวอย่างเช่น ในกรณีที่คุณต้องการเพิ่มผลิตภัณฑ์ใหม่เข้ามาสู่คลังสินค้า ระบบ ERP ก็สามารถอัปเดตสินค้านั้น ๆ เข้าสู่บัญชีของคุณได้ในทันที โดยคุณไม่จำเป็นต้องเสียค่าใช้จ่ายใด ๆ เพิ่มเติม

5. ระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security)

ในปัจจุบันความปลอดภัยทางด้านข้อมูลเป็นเรื่องที่สำคัญ หากคุณเลือกใช้ระบบ ERP ที่ขาดความไว้วางใจ ข้อมูลทางธุรกิจของคุณอาจรั่วไหลออกไปได้ ดังนั้นต้องเลือกใช้ระบบ Modern ERP เพราะมีระบบรักษาความปลอดภัยขั้นสูง สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงข้อมูล เพื่อให้คุณสามารถมองเห็นว่าพนักงานคนไหน ทำอะไรอยู่บ้าง มีการปรับเปลี่ยนข้อมูลในส่วนใดบ้าง และยังสามารถปกป้องข้อมูลที่อาจถูกจู่โจมจากภายนอกได้อีกด้วย เรียกได้ว่าสามารถปกป้องข้อมูลสำคัญของธุรกิจของคุณได้จากทั้ง “ภายใน” และ “ภายนอก”

6. ความสามารถทางดิจิทัล (Digital capabilities)

อีกหนึ่งความสะดวกสบายของระบบ Modern ERP คือมีความสามารถทางด้านดิจิทัล หรืออธิบายง่าย ๆ ก็คือระบบถูกออกแบบมาเพื่อให้สามารถทำงานได้จากทุกระบบที่เป็นระบบดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นระบบ E-Commerce ที่สามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว แถมระบบ ERP ยังสามารถรองรับการใช้งานแอประบบแอปพลิเคชั่นได้อีกด้วย ช่วยให้การใช้งานมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น พร้อมยกระดับการเข้าถึงให้ง่ายมากขึ้นในเวลาเดียวกัน

7. ระบบ Workflow อัตโนมัติ (Workflow automation)

เรามั่นใจเป็นอย่างมากว่า ในทุก ๆ องค์กร ระบบ Workflow ต้องเป็นที่ต้องการอย่างแน่นอน เพราะจะช่วยให้สามารถดำเนินกิจการได้อย่างง่ายดาย ในส่วนของการเตรียมเอกสารต่าง ๆ สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว ตัดปัญหาความล่าช้าในด้านการจัดเตรียมเอกสารไปได้ในทันที ซึ่งในระบบ Modern ERP ก็มีระบบนี้เป็นส่วนหนึ่งเช่นเดียวกัน เป็นระบบอัตโนมัติที่ช่วยให้งานเอกสารเป็นเรื่องง่ายขึ้น ลดขั้นตอนอันแสนยุ่งยากในหลาย ๆ ขั้นตอนให้ลดลง ยกตัวอย่างเช่น การออกใบแจ้งหนี้ , เอกสารสั่งซื้อต่าง ๆ เป็นต้น ซึ่งแน่นอนว่าประหยัดทั้งเงินและเวลา พร้อมส่งเสริมการทำงานให้เป็นระบบมากยิ่งขึ้นอีกด้วย

8. Business Intelligence

ฟีเจอร์สุดท้ายของ ระบบ Modern ERP ที่เราอยากแนะนำคือ “Business intelligence” หรือก็คือเป็นฟีเจอร์พิเศษของระบบที่ช่วยให้สามารถนำข้อมูลทั่ว ๆ ไปภายในองค์กร นำมาวิเคราะห์ให้กลายเป็นข้อมูลเชิงลึกได้ ช่วยให้สามารถคาดการณ์แนวทางของธุรกิจได้ ทำให้สามารถตัดสินใจต่อการเปลี่ยนแปลงได้อย่างชาญฉลาดมากยิ่งขึ้น รวมไปถึงยังมีส่วนช่วยในอีกหลาย ๆ อย่าง เช่น predictive analytics หรือ machine learning เป็นต้น ซึ่งข้อมูลเชิงลึกที่วิเคราะห์จากระบบ ERP มีความแม่นยำสูงมาก สามารถใช้เป็นเหตุผลรองรับการตัดสินใจครั้งสำคัญได้ในทุก ๆ ครั้ง

เมื่อใดที่ธุรกิจของคุณต้องใช้งาน ERP ?

หากตอนนี้ระบบภายในองค์กรของคุณยังเป็นระบบเดิม ที่เกิดความยากลำบากในทุกครั้งที่ต้องการใช้งานข้อมูล ขาดการผสานงานที่ดี รวมไปถึงระบบไม่รองรับการเติบโตขององค์กรแล้ว นั่นคือสัญญาณเตือนแล้วว่าตอนนี้องค์กรของคุณกำลังต้องการให้ระบบ ERP เข้ามาช่วยดูแลจัดการระบบงานให้ดีขึ้น ซึ่งเราขอยกตัวอย่างสถานการณ์ที่บ่งบอกว่าตอนนี้องค์กรของคุณกำลังต้องการระบบ ERP โดยมีเนื้อหาดังต่อไปนี้

ระบบเดิมไม่สามารถรองรับการเติบโตขององค์กรได้แล้ว

การที่ยังใช้งานระบบเก่า ๆ อยู่ ในที่สุดแล้วเมื่อกาลเวลาผ่านไป องค์กรเติบโตขึ้น สุดท้ายแล้วระบบเหล่านั้นก็จะมาถึงขีดสุด ไม่สามารถพัฒนาต่อไปได้ตามการเติบโตขององค์กรแล้ว ซึ่งเมื่อถึงเวลานั้น ERP คือตัวเลือกที่ดีที่สุด เพราะระบบสามารถยืดหยุ่นได้ ปรับตัวตามการเติบโตขององค์กรได้อย่างทันท่วงที ด้วยมาตรฐานของระบบ ERP ที่สามารถพัฒนาไปได้ไกลถึงในระดับโลก

เกิดความยากลำบากระหว่างความแตกต่างของการใช้งานระบบ

“ความเข้ากันไม่ได้ของระบบ” เป็นปัญหาที่มักเจอได้ในทุก ๆ การเปลี่ยนผ่านของเทคโนโลยี หากองค์กรของคุณยังเลือกใช้ระบบเดิม ๆ อยู่ ทำให้ประสิทธิภาพของการทำงานยังคงล้าหลัง ไม่สามารถใช้งานร่วมกับระบบใหม่ ๆ ที่สะดวกมากยิ่งขึ้นได้ เมื่อถึงเวลานั้นควรมองหาระบบ Modern ERP ให้องค์กรจะดีที่สุด เพราะช่วยให้งานในทุกส่วนภายในองค์กร สามารถเชื่อมต่อกันได้อย่างไร้รอยต่อ มอบทั้งความสะดวกให้กับผู้ใช้งาน รวมไปถึงเพิ่มศักยภาพการทำงานให้มากขึ้นไปพร้อม ๆ กัน

องค์กรไม่สามารถตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้าได้

ในช่วงเวลาที่เศรษฐกิจของโลกมีการแข่งขันสูงเช่นนี้ หากคุณยังไม่มีระบบที่มีประสิทธิภาพมากเพียงพอ ย่อมล้าหลังต่อองค์กรอื่น ๆ ที่ใช้งานระบบที่ทันสมัย ซึ่งแน่นอนว่า ERP ก็เป็นหนึ่งในสิ่งที่คุณควรมี เนื่องจากช่วยให้ลูกค้าได้เล็งเห็นถึงศักยภาพการทำงานขององค์กรที่ทันสมัย รวมไปถึงความรวดเร็วในทุก ๆ ระบบการจัดการ ช่วยให้สามารถตอบสนองทุกความต้องการของลูกค้าได้อย่างทันท่วงที จะบอกว่า ERP คือหัวใจของความสำเร็จขององค์กรในตอนนี้ก็ไม่ใช่พูดที่เกินจริงแต่อย่างใด

วิธีการเลือกระบบ ERP เลือกยังไงให้ตรงความต้องการขององค์กรมากที่สุด

  • เลือกระบบ ERP ให้สอดคล้องกับงบประมาณที่มี ไม่ควรคำนึงถึงเฉพาะราคาที่ถูก ต้องมองในมุมมองของความคุ้มค่าของคุณภาพที่ได้รับกลับมาอีกด้วย
  • ต้องมองให้ออกว่าหลังจากได้รับระบบ ERP เข้ามาแล้ว องค์กรจะเดินหน้าไปทางใด เพื่อให้สามารถดึงเอาศักยภาพของระบบออกมาใช้งานให้ได้คุ้มค่ามากที่สุด
  • ต้องเลือก ERP จากผู้ให้บริการที่มีความน่าไว้วางใจ เนื่องจากข้อมูลต่าง ๆ ขององค์กรจะถูกเก็บเอาไว้ภายในฐานข้อมูลกลาง ซึ่งอาจหลุดรอดออกไปได้หากใช้บริการระบบที่ไม่ปลอดภัย
  • คำนึงถึงความเสถียรระหว่างการใช้งานของระบบ ERP มองหาผู้ให้บริการที่สามารถช่วยให้การดำเนินงานขององค์กรของคุณสามารถทำได้อย่างไหลลื่น ระบบไม่ล่ม ไม่จำเป็นต้องแก้ไขปัญหาระยะยาว
  • ก่อนนำเข้าระบบ ERP เข้าสู่องค์กร อาจต้องลองประเมินก่อนว่าสามารถใช้ร่วมกับระบบเดิมภายในองค์กรไหนได้บ้าง

การดำเนินการนำระบบ ERP มาใช้ในธุรกิจ (Implementation steps)

หากตอนนี้องค์กรมั่นใจแล้วว่า ERP คือทางออกที่ดีที่สุดของการเติบโต แต่ที่จริงแล้วระบบนี้ก็ไม่ได้มีเพียงรูปแบบเดียว มีหลากหลายผู้ให้บริการเป็นอย่างมากที่ให้บริการระบบ ERP ดังนั้นเราจึงได้รวบรวมเอาปัจจัยต่าง ๆ ที่ใช้ประเมินว่าควรต้องเลือกอย่างไร ให้เหมาะกับการใช้งานภายในองค์กรมากที่สุด โดยมีเนื้อหาดังต่อไปนี้

  • กำหนดความต้องการของธุรกิจคุณ

ก่อนนำเข้าระบบ ERP เข้ามาใช้ในองค์กร สิ่งแรกที่คุณควรคำนึงก่อนเลยก็คือ จะนำระบบมาใช้งานอย่างไรได้บ้าง จำเป็นต้องเพิ่มในส่วนใดบ้าง ต้องอบรมพนักงานอย่างไรบ้าง และควรมองหาช่องทางที่จะต่อยอดระบบให้สร้างประโยชน์ให้องค์กรให้ได้มากที่สุด

  • ศึกษาตัวเลือก

ในตอนนี้ระบบ ERP มีให้เลือกหลากหลายรูปแบบ มีระบบจากผู้ให้บริการทั่วทุกมุมโลก ซึ่งในแต่ละผู้ให้บริการก็มีฟีเจอร์ที่แตกต่างกันออกไป จุดเด่น จุดด้อย ทุกอย่างถูก พัฒนาออกมาได้แตกต่างกัน ซึ่งในส่วนนี้ควรใช้เวลาเลือกให้นานที่สุด เพื่อให้ได้ระบบที่คุณมั่นใจว่าเหมาะกับองค์กรมากที่สุด และจะต้องเติบโตไปพร้อมกับองค์กรของคุณได้ในอนาคต

  • ขอราคาและเปรียบเทียบราคา

นอกจากจะมีตัวเลือกให้เลือกเยอะแล้ว อีกหนึ่งจุดที่ควรเลือกให้ดีก่อนตัดสินใจซื้อระบบ ERP คือในเรื่องของราคา แต่ละผู้ให้บริการมีการเรียกเก็บค่าบริการที่แตกต่างกัน บางเจ้าเรียกเก็บแบบรายปี บางเจ้าเรียกเก็บแบบถาวร และมีบางเจ้าที่ให้ใช้บริการโดยต้องซื้อสินค้าแบบ Add-on เพิ่มเฉพาะส่วน ซึ่งในส่วนนี้ต้องนำหลาย ๆ ผู้ให้บริการมาเปรียบเทียบ มองหาจุดคุ้มทุนให้มากที่สุดก่อนตัดสินใจเลือกซื้อ

  • นำเอาระบบเข้ามาใช้

ขั้นตอนสุดท้ายเลยก็คือ การนำเข้าระบบ ERP มาใช้ในองค์กร ซึ่งในส่วนนี้ควรได้รับการบริการจากผู้ให้บริการมืออาชีพเท่านั้น เพราะนอกจากการเซ็ตอัพระบบต่าง ๆ แล้ว ยังต้องมีการอบรมการใช้งานให้พนักงานอีกด้วย ในขั้นตอนนี้ควรเก็บเกี่ยวความรู้ความเข้าใจให้ได้มากที่สุด เพื่อให้สามารถใช้งานระบบได้อย่างชำนาญในเร็ววัน

ข้อดี ERP ต่อองค์กรของคุณ

  • รองรับการทำงานได้จากหลายประเทศ ทั้งในเรื่องของภาษาและสกุลเงิน
  • มีฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่ครบครันสามารถดำเนินการทุกอย่างที่ต้องการผ่านระบบ ERP ได้เลย
  • ระบบ ERP ช่วยเชื่อมโยงการทำงานของทุกแผนกในองค์กรให้สามารถดำเนินการไปด้วยกันอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย
  • มีฐานข้อมูลกลาง ช่วยให้สามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญต่าง ๆ ได้อย่างทันท่วงที
  • ลดขั้นตอนของการดำเนินการ ช่วยให้การทำงานง่ายมากยิ่งขึ้น แถมยังเป็นระเบียบเรียบร้อยอีกด้วย

ข้อเสีย ERP ต่อองค์กรของคุณ

  • ระบบ ERP ที่ได้รับมาตรฐาน อาจมีฐานราคาที่สูงมากพอสมควร
  • ในระบบ ERP แบบสำเร็จรูป พนักงานภายในองค์กรต้องปรับตัวเพื่อให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจเสียเวลาการอบรมมากพอสมควร
  • ด้วยข้อดีของระบบ ERP ที่สามารถกรอกข้อมูลต่าง ๆ แล้วแสดงผลได้ในทันที หากข้อมูลดังกล่าวผิดพลาด อาจทำให้ ข้อมูลต่าง ๆ ผิดต่อ ๆ กันไปเป็นลูกโซ่ได้
  • ระบบ ERP บางประเภท เหมาะกับองค์กรใหญ่ ๆ เพียงเท่านั้น ไม่เหมาะกับองค์กรขนาดเล็กหรือกลาง

บทส่งท้าย

เราหวังว่าเนื้อหาทั้งหมดในบทความนี้ จะมอบความรู้ ความเข้าใจ เกี่ยวกับการใช้งานระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ให้มากยิ่งขึ้น สำหรับผู้ที่เป็นเจ้าของกิจการ หากตอนนี้คุณกำลังประสบปัญหา การดำเนินงานที่ไม่ต่อเนื่อง มีช่องโหว่จากระบบการทำงานเดิม ๆ ที่ยังล้าสมัยอยู่ ระบบ ERP คือทางออกของปัญหาที่คุณกำลังประสบอยู่ในตอนนี้ มองหาระบบที่เหมาะกับองค์กร ศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมให้ถี่ถ้วน เรามั่นใจว่าระบบนี้จะช่วยให้การทำธุรกิจของคุณเป็นเรื่องง่ายมากยิ่งขึ้น และยังอยู่คู่กับการใช้งานในวงการธุรกิจไปอีกยาวนานอย่างแน่นอน

ก้าวเข้าสู่ Digital Business 

ดูผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องได้ที่นี่ 

bc-panel-header_1

Dynamics 365 Business Central

เชื่อมต่อการดำเนินงานในธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดกลางของคุณ ด้วยการจัดการธุรกิจแบบครบวงจร

D365 FO Screen 3

Dynamics 365 Finance and Operations

โซลูชันบริหารจัดการทางการเงินที่ยืดหยุ่น ช่วยให้ปรับตัวตอบสนองความเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว ทันต่อเหตุการณ์

Blog ล่าสุด

ข่าวล่าสุด