Microsoft 365 คืออะไร อัปเดตฟังก์ชันใหม่ในการใช้งาน

Microsoft 365 (M365) หรือ Microsoft office มีหลายโปรแกรมที่อาจไม่รู้จักอย่าง Microsoft Share point Planner Form Lists OneDrive หรือ Outlook
M365 cover 1
ทางลัด: เลือกอ่านเฉพาะเรื่องที่อยากรู้

Microsoft 365 (M365) คืออะไร

Microsoft 365 เป็นเหมือนศูนย์รวมซอฟต์แวร์หลากหลายรูปแบบ ที่มีหน้าที่การใช้งานที่แตกต่างกันออกไปไว้ในที่เดียว หลายคนอาจจะคุ้นเคยกับชื่อเดิมอย่าง “Microsoft office” ที่หลายคนรู้จักกันเป็นอย่างดีว่ามีไว้เพื่อการทำงานออฟฟิศ ทำงานเอกสาร เพื่อการศึกษา

และเวอร์ชัน MS365 นี้โปรแกรมที่ทุกคนรู้จักก็ยังคงมีอยู่เช่นเคย แต่จะมีการเพิ่มโปรแกรมใหม่ ๆ เข้ามา พร้อมความสามารถที่เพิ่มขึ้น ช่วยให้การใช้งานมีความหลากหลาย ครอบคลุมการทำงานทุกรูปแบบ และยังมีฟังก์ชันอื่น ๆ ที่น่าสนใจหลายอย่าง ในบทความนี้เราจะมาแนะนำเกี่ยวกับฟังก์ชันและประโยชน์ของ Microsoft 365 ที่จะเข้ามาช่วยให้การทำงานของคุณมีประสิทธิภาพมากกว่าแค่งานเอกสารอย่างที่เคยเป็น

Microsoft 365 แตกต่างอย่างไรกับ Microsoft office เวอร์ชันก่อน ๆ

เรามั่นใจว่าผู้อ่านกว่า 80% ย่อมรู้อยู่แล้วว่า Microsoft office คืออะไร ซึ่งโปรแกรมออฟฟิศนั้นมีมาแล้วหลายเวอร์ชัน โดยจะนับตามปีที่ปล่อยออกมาให้ใช้งาน ไม่ว่าจะเป็น 2003, 2007, 2010, 2013 และล่าสุดเป็นเวอร์ชัน Microsoft 365

โดยจุดเด่นของเวอร์ชัน Microsoft 365 ที่นอกจากจะมีโปรแกรมใหม่ ๆ ที่เพิ่มเข้ามาอย่างเช่น Microsoft Teams ที่เป็นโปรแกรมสำหรับการประชุมออนไลน์ จุดเด่นอีกอย่างหนึ่งของโปรแกรมในเวอร์ชันนี้ คงหนีไปไม่พ้นเรื่องของการใช้งานผ่านระบบ Cloud ที่ทำให้คุณสามารถเข้าถึงโปรแกรมได้สะดวกขึ้น โดยไม่ต้องดาวน์โหลดโปรแกรมเอาไว้ในเครื่องเหมือนเมื่อก่อน

ซึ่งจุดเด่นได้เข้ามาช่วยแก้ปัญหาโปรแกรม Microsoft office เวอร์ชันเดิม ๆ ได้อย่างตรงจุด เพราะหลาย ๆคนที่เคยใช้งานเวอร์ชันเดิมที่ต้องดาวน์โหลดลงเครื่อง ในบางครั้งเครื่องคอมพิวเตอร์มีปัญหาที่ส่งผลต่อการใช้งาน เช่น จอดับ ไฟดับ ซีพียูพัง ทำให้ไฟล์งานที่อยู่ในเครื่องสูหากไม่ได้สำรองข้อมูลเอาไว้มักจะเกิดการสูญหาย แต่เมื่ออัปเดตเป็นเวอร์ชัน MS365 ข้อมูลจะถูกสำรองอัตโนมัติ สามารถเรียกใช้งานได้ทุกครั้งที่ต้องการ ผ่านอุปกรณ์ใดก็ได้

Microsoft 365 ประกอบด้วยอะไรบ้าง

MS 365 เป็นชุดโปรแกรมที่มีความหลากหลาย วันนี้เราจะมาแนะนำโปรแกรมต่าง ๆ ที่อยู่ในชุดของ Microsoft 365 ที่เป็นดาวเด่นมานำเสนอด้วยกันถึง 6 โปรแกรม มาดูกันว่ามีโปรแกรมไหนบ้าง แต่ละโปรแกรมมีจุดเด่น ฟังก์ชันการใช้งานอย่างไรที่จะสามารถเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้อย่างไร

  • Microsoft Teams คืออะไร

Microsoft 365 Teams

ในปัจจุบันการทำงานในรูปแบบ New Normal มีเพิ่มมากขึ้น ทั้งการประชุม การเสนอไอเดีย ไปจนถึงการเรียนการสอน ทุกอย่างสามารถทำผ่าน Video Conference ได้ทั้งหมด และนั่นคือฟีเจอร์หลักที่น่าสนใจของ “Microsoft Teams” โปรแกรมน้องใหม่จาก Microsoft 365 นั่นเอง จุดเด่นหลัก ๆ ของโปรแกรมนี้คือใช้เพื่อสื่อสารในรูปแบบวิดีโอคอล สามารถใช้งานร่วมกันได้หลายหน้าจอ เหมาะสำหรับการใช้เพื่อประชุมออนไลน์ภายในองค์กรอย่างมาก

โดย Microsoft Teams ยังสามารถใช้งานร่วมกับไฟล์ของโปรแกรม MS 365 อื่น ๆ ได้อีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นการนำข้อมูลจาก PowerPoint เพื่อนำเสนอ หรือใช้งานร่วมเข้ากับโปรแกรมของ Microsoft Power Platform อย่างเช่น Power BI เพื่อนำเสนอ Dashboard ต่าง ๆ ก็ได้เช่นเดียวกัน และอีกหนึ่งฟีเจอร์สำคัญอย่างการบันทึกการประชุม เพื่อนำข้อมูลจากการสนทนามาใช้งานต่อได้นั่นเอง

Quick Suggest

หากสนใจเรียนรู้เพิ่มเติม ขอแนะนำบทความ

  • Microsoft Word คืออะไร

ms word

Microsoft word เป็นโปรแกรมพื้นฐาน ที่ไม่ว่าใครก็ตามต้องเคยใช้  Word เป็น “โปรแกรมประมวลคำ” ของ Microsoft 365 มีหน้าที่หลักในการสร้างเอกสารด้วยการพิมพ์ตัวอักษรลงในโปรแกรม โดยสามารถแทรกข้อมูลประเภทอื่น ๆ ได้ เช่น รูปภาพ และ ตาราง พร้อมฟังก์ชันที่ช่วยให้การทำเอกสารเป็นระเบียบขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดเลขหน้า การสร้าง Header  และมีเทมเพลตให้เลือกใช้งานได้อย่างหลากหลายอีกด้วย

ฟีเจอร์ที่เพิ่มขึ้นมาของ Word จากเวอร์ชัน Microsoft 365 คือ ใช้งานได้ง่ายกว่าเดิม สามารถดึงไฟล์เอกสารจาก Could มาใช้งานได้แบบเรียลไทม์ ไม่ต้องพกแฟชไดร์ฟเพื่อบันทึกไฟล์ต่าง ๆ ให้ยุ่งยากอีกต่อไป ทั้งยังสามารถแก้ไขไฟล์ได้ทันที ช่วยให้สามารถออกเอกสารต่าง ๆ ได้รวดเร็วขึ้น ลดความยุ่งยากในการทำเอกสาร เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้รวดเร็วกว่าเดิม

  • Microsoft Excel คืออะไร

MicrosoftExcel

Microsoft Excel เป็นโปรแกรมที่ถูกออกแบบมาเพื่อใช้คำนวณ คุณสมบัติเด่น คือ สามารถจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ที่เป็นตัวเลขเอาไว้ได้ในจำนวนมาก และสามารถคำนวณเพื่อให้ได้ค่าที่ต้องการ มีการใช้สูตรคำนวณ เช่น บวกลบเลข คิดค่าเฉลี่ย คิด % เป็นต้น โดยมีหลายฟังก์ชันให้เลือกใช้งาน แต่ต้องเรียนรู้การจัดวางช่องของตารางให้มีความชำนาญ เพื่อให้สามารถใช้ฟังก์ชันต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น

อีกหนึ่งฟีเจอร์ที่โปรแกรม Microsoft Excel ทำได้ดีก็คือ “การนำเสนอข้อมูล” เพราะสามารถทำกราฟแท่งจากข้อมูลที่เก็บเอาไว้ได้ เพื่อให้นำข้อมูลเหล่านั้นมาเปรียบเทียบเพื่อการตัดสินใจต่าง ๆ ถึงแม้ว่าความสามารถจะไม่ได้สูงเทียบเท่ากับ Power BI แต่ในกรณีที่ข้อมูลที่มีนั้นไม่ใช่ข้อมูลจำนวนมาก ที่มีการคำนวณที่ซับซ้อน ก็ถือว่าใช้งานได้อย่างดีเลยทีเดียว และในเวอร์ชันของ MS 365 โปรแกรม Excel รองรับการทำงานร่วมกับ Cloud เรียบร้อยแล้ว

  • Microsoft PowerPoint คืออะไร

powerpoint

โปรแกรม PowerPoint 365 เป็นโปรแกรมสำหรับการนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ โดยการนำเสนอจะมาในรูปแบบภาพนิ่ง พร้อมทั้งเทมเพลตหลากหลายรูปแบบให้ได้เลือกใช้ สามารถสร้างกราฟ สถิติ หรือเนื้อหาอื่น ๆ ที่ช่วยให้เนื้อหาในการนำเสนอมีความน่าใจและเข้าใจง่ายมากขึ้น 

โดย Microsoft PowerPoint ในเวอร์ชัน MS 365 ในรูปแบบปัจจุบัน จะมีการเพิ่มเติมมาในส่วนของลูกเล่นต่าง ๆ ทั้งเทมแพลตและเอฟเฟกต์ที่หลากหลาย ช่วยให้คุณสามารถออกแบบ ตกแต่งสไลด์ของคุณให้น่าสนใจมากกว่าเดิม อีกทั้งมาพร้อมการรองรับการใช้งานบน Cloud ได้อีกด้วย

  • Microsoft Outlook คืออะไร

outlook

เดิมทีหลาย ๆ คนที่ใช้อีเมลมาเป็นเวลานานอาจจะคุ้นเคยกับ “Hotmail” แต่เมื่อมีการอัปเดตเวอร์ชันเป็น MS 365 ทำให้ระบบอีเมลเดิมถูกเปลี่ยนเป็น outlook office 365 ซึ่งเป็นโปรแกรมจัดการอีเมลรูปแบบใหม่ เพิ่มความสะดวกของการจัดการอีเมลให้เป็นระบบมากยิ่งขึ้น สามารถแยกอีเมลที่จำเป็นและอีเมลขยะออกจากกันอย่างรวดเร็ว มาพร้อมกับฟีเจอร์พิเศษที่สามารถใช้งานบน Cloud ได้ ช่วยให้การเช็คอีเมลนั้นเป็นเรื่องง่ายกว่าที่เคย

อีกหนึ่งประโยชน์ของ Microsoft Outlook คือ ฟีเจอร์ “calendar” ที่จะเข้ามาช่วยให้การนัดหมายสะดวกขึ้น ไม่ต้องดาวน์โหลดแอปตารางเวลาอื่น ๆ มาใช้งานให้เสียเวลา สามารถทำงานร่วมกับอีเมลสำคัญ และระบบแจ้งเตือนเมื่อถึงเวลา ทำให้คุณไม่พลาดทุกการนัดหมาย

  • Microsoft OneDrive คืออะไร

onedrive

Microsoft OneDrive คือ โปรแกรมที่ช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บไฟล์ต่าง ๆ เอาไว้ได้อย่างง่ายดาย เพียงนำข้อมูลที่ต้องการใช้งานไว้ใน OneDrive การทำงานของคุณก็จะสะดวกขึ้น อีกทั้งสามารถรองรับการจัดเก็บไฟล์ได้หลากหลายรูปแบบ ช่วยประหยัดพื้นที่การจัดเก็บข้อมูลมากขึ้น

สำหรับการใช้งาน OneDrive ร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ ของ Microsoft 365 คุณสามารถจัดการหรือแบ่งปันไฟล์ร่วมกับคนอื่น ๆ ในทีมได้หลาย ๆ คนในครั้งเดียว อีกทั้งยังสามารถกำหนดสิทธิ์การใช้งานได้มากถึง 4 ระดับ เพื่อความปลอดภัยสำหรับข้อมูลที่มีความเป็นส่วนตัวมากขึ้น

  • Microsoft SharePoint คืออะไร

sharepoint

เนื่องจากชุดโปรแกรมของ Microsoft 365 นั้นมีโปรแกรมหลายอย่าง การทำงานบางโปรแกรมจำเป็นต้องดำเนินการร่วมกันในผู้ใช้งานหลาย ๆ คน ดังนั้น Microsoft Share Point โปรแกรมจัดการเนื้อหาออนไลน์จึงเข้ามามีบทบาทในการทำงานมากขึ้น โดยผู้ดูแลสามารถกำหนดบทบาทหน้าที่ของผู้ใช้งานร่วมกันได้ทุกคน ไม่ว่าจะเป็นการแก้ไข บันทึก ดาวน์โหลด ช่วยให้การทำงานในยุค New normal สะดวกมากยิ่งขึ้น

Quick Suggest

หากสนใจเรียนรู้เพิ่มเติม ขอแนะนำบทความ

  • Microsoft Planner คืออะไร

ms planner

เมื่อมี Project ที่จำเป็นต้องอาศัยการทำงานร่วมกัน การวางแผนการทำงานให้กับโครงการนั้น ๆ จึงเป็นขั้นตอนที่สำคัญ เพราะจะทำให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพมากกว่า โดยโปรแกรม Microsoft 365 Planner มีหน้าที่เข้ามาช่วยแบ่งบทบาทหน้าที่ให้กับทีมงานทุกคนอย่างชัดเจน พร้อมติดตามขั้นตอนการทำงานของแต่ละคนได้แบบเรียลไทม์ ช่วยให้หัวหน้าหรือคนในทีมสามารถเห็นภาพรวมของโครงการได้อย่างครบถ้วน

Quick Suggest

หากสนใจเรียนรู้เพิ่มเติม ขอแนะนำบทความ

  • Microsoft Forms คืออะไร

ms Forms

Microsoft Forms เป็นโปรแกรมสำหรับการสร้างแบบสอบถามออนไลน์ สามารถแชร์ให้ผู้อื่นได้อย่างง่ายดาย ผ่านการแชร์ลิงก์ แสกน QR CODE อีกทั้งสามารถนำมาปรับใช้กับการทำงานได้หลากหลาย ทั้งยังสามารถจัดเก็บข้อมูลจากผลลัพธ์ด้วยโปรแกรม Excel พร้อมกับการรองรับการทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ ของ Microsoft 365 ได้อีกด้วย

  • Microsoft Lists คืออะไร

ms lists

หลักการ To do list ได้รับความนิยมเป็นอย่างมาก สำหรับการจัดการการดำเนินงานต่าง ๆ อย่างเป็นแบบแผน สามารถทำหน้าที่ย้ำเตือนสิ่งที่ต้องทำ รวมไปถึงการวางแผนว่าตนเองจะต้องทำอะไรในแต่ละวันบ้าง ซึ่งในโปรแกรมของ Microsoft 365 ก็มีอีกหนึ่งโปรแกรมที่ช่วยให้การทำ To do list ออกมาได้อย่างชัดเจน นั่นก็คือ Microsoft Lists โดยโปรแกรมนี้เหมาะสำหรับการทำงานในทีมขนาดเล็ก โดยจะมีการกำหนดสิ่งที่ต้องทำ Deadline และสามารถแจกแจงได้ว่าใครรับผิดชอบหน้าที่นั้น ๆ พร้อมติดตามการดำเนินงานอย่าง Realtime ได้อีกด้วย

ข้อดีของการใช้งาน Microsoft 365

  • พกพาโปรแกรม Microsoft 365 ไปได้ในทุก ๆ ที่ เพียงเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ ก็ใช้งานโปรแกรมได้
  • รองรับการทำงานในระบบ Cloud สามารถแก้ไขไฟล์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว แชร์ไฟล์ร่วมกันได้
  • ช่วยลดความซับซ้อนของการดำเนินการให้น้- สามารถใช้งานไฟล์เดียวกันร่วมกับผู้อื่นได้ กำหนดการแก้ไขไฟล์ผ่าน OneDrive ได้อย่าง Real Time
  • ความปลอดภัยสูง สามารถกำหนดสิทธิ์ผู้เข้าถึงได้ ไม่มีปัญหาไฟล์สำคัญรั่วไหลอย่างแน่นอน
  • ฟังก์ชันครอบคลุมการใช้งาน โปรแกรมต่าง ๆ ภายใน MS 365 มีความหลากหลาย ตอบโจทย์ความต้องการได้ทั้งหมด

Microsoft 365 ทำงานร่วมกับ Microsoft Power Platform

ไม่ว่าจะเป็น “Microsoft 365” หรือ “Power Platform” ต่างก็เป็นหนึ่งในชุดโปรแกรมของ Microsoft ดังนั้นการทำงานของทั้ง 2 ชุดสามารถใช้งานร่วมกันได้อย่างเป็นธรรมชาติ บางโปรแกรมก็มีการทำงานที่คล้ายกัน แต่ใน MS 365 จะเป็นการใช้งานที่พื้นฐานมากกว่า กลับกัน Power Platform จะมีความซับซ้อนของการดำเนินการมากกว่าพอสมควร แต่สุดท้ายแล้วทั้ง 2 ชุดโปรแกรมสามารถใช้งานได้ร่วมกัน ยกตัวอย่างเช่น

Quick Suggest

หากสนใจเรียนรู้เพิ่มเติม ขอแนะนำบทความ

  • Power BI

    สามารถถึงข้อมูลจาก Microsoft Excel เพื่อนำมาประมวลผลในปริมาณมาก ๆ ได้

  • Power Automate

    ช่วยกรอกข้อมูลลงใน Microsoft Excel เพื่อประหยัดเวลาการทำงานของบุคลากรลงได้

  • Power Apps

    สร้างแอปพลิเคชันให้องค์กรของคุณอย่างง่าย ออกแบบแอปพลิเคชันที่เหมาะต่อองค์กรได้ง่าย ๆ โดยไม่ต้องเขียนโค้ดให้ยุ่งยาก

  • Power Pages

    เป็นโปรแกรมที่มีไว้เพื่อออกแบบและสร้างเว็บไซต์สำหรับติดต่อสื่อสารกับบุคคลภายนอก ที่เป็น Partner, Vendor หรือ Customer โดยจะเหมาะสำหรับ Website สำหรับ B2B

สรุป Microsoft 365

Microsoft 365 เป็นชุดโปรแกรมที่สำคัญ ไม่ว่าคุณจะใช้เพื่อการเรียน ไปจนถึงใช้ในธุรกิจ แม้อาจดูเป็นโปรแกรมที่ใช้งานโดยทั่วไป แต่ที่จริงแล้วการทำงานสามารถใช้งานได้หลากหลายมากกว่าที่คุณเห็น พร้อมในเชิงลึกแล้วสามารถประยุกต์ใช้ร่วมเข้ากับโปรแกรมอื่น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยทำให้การทำงานจากที่คุณเคยสัมผัส เป็นการทำงานที่ยกระดับมากกว่าเดิม ช่วยสร้างผลลัพธ์อันดีต่อองค์กรของคุณได้อย่างแน่นอน

ดังนั้นคุณไม่ควรใช้งานโปรแกรมในตระกูล Microsoft 365 โดยที่ไม่ได้ใช้ลิขสิทธิ์แท้โดยเด็ดขาด นอกจากจะไม่ทำให้ได้โปรแกรมที่มีประสิทธิภาพครบถ้วนแล้ว ยังผิดกฎหมายเสี่ยงต่อการโดนฟ้องร้องอีกด้วย หากคุณต้องการชุดโปรแกรมนี้ พร้อมกับโปรแกรมอื่น ๆ ของ Microsoft สามารถติดต่อ QUICK ERP ได้เลยทันที เรามีทีมงานมากประสบการณ์ คอยให้คำแนะนำ รับประกันว่าแม้คุณจะไม่เก่ง IT ก็เข้าใจการทำงานโปรแกรมที่คุณสนใจได้อย่างง่ายดาย

ก้าวเข้าสู่ Digital Business

ดูผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องได้ที่นี่

Table of Content
Search
microsoft partner of the year 2024 Quick ERP

Quick ERP รับรางวัล Partner of the Year Awards 2023 – Dynamics 365 Finance

รางวัล 3 ปีซ้อน ได้รับการยอมรับว่าเป็นบริษัทที่มีผลการดำเนินธุรกิจในระดับสูงตลอดปีที่ผ่านมา ตลอดจนมีกลยุทธ์ในการเข้าสู่ตลาดที่สมบูรณ์และไม่เหมือนใคร