Microsoft Teams คืออะไร มีฟีเจอร์? เมื่อเปรียบเทียบแอปที่คล้ายกัน

MS teams โปรแกรมของ Microsoft ที่พร้อมทำให้การทำงานของคุณอยู่ในรูปแบบ New normal มีความสามารถ วิธีใช้ ประโยชน์ที่ได้ต่อผู้ใช้และองค์กรอย่างไร
ms teams cover
ทางลัด: เลือกอ่านเฉพาะเรื่องที่อยากรู้

Microsoft Teams (MS Teams) คืออะไร

การสื่อสารคือสิ่งที่สำคัญของความเป็นทีม ไม่ว่าจะเป็นองค์กรในรูปแบบใด ตั้งแต่การศึกษา ไปจนถึงในรูปแบบธุรกิจ สิ่งที่เรียกว่าทีมสำคัญเสมอ เพราะการทำงานเพียงผู้เดียวไม่สามารถทำให้จุดมุ่งหมายของทีมนั้นประสบความสำเร็จได้อย่างแน่นอน ดังนั้นโปรแกรม Microsoft Teams จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้ทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันได้ดีมากยิ่งขึ้น สร้างทีมเวิร์คให้เกิดขึ้นกับทีม ช่วยให้ศักยภาพการทำงานร่วมกันนั้นไหลลื่นยิ่งขึ้น เมื่อทีมร่วมมือร่วมใจกันได้อย่างไร้ข้อติดขัด ผลลัพธ์ของงานก็จะออกมามีประสิทธิภาพมากตามไปด้วย

MS Teams เป็นหนึ่งในอุปกรณ์ในชุดของ Microsoft 365 แม้ว่าในชุดอุปกรณ์นี้หลาย ๆ คนจะคุ้นเคยกับ Word, Excel, PowerPoint มากว่าเนื่องจากเหมาะกับการทำงานทุกรูปแบบ แต่เมื่อคุณต้องร่วมทำงานกับผู้อื่น ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าโปรแกรม Microsoft Teams จะมีบทบาทสำคัญมากขึ้นมาในทันที เนื่องจากเป็นโปรแกรมที่สามารถทำให้การสื่อสารในทีมราบรื่นยิ่งขึ้น ทั้งการ แชท, การประชุม, การนำเสนองาน รวมไปถึงการแชร์ไฟล์ต่าง ๆ พร้อมกับอีกหลากหลายฟีเจอร์พิเศษ ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทีมทำงานได้ง่ายยิ่งขึ้น โดยบทความนี้เรามารู้จักโปรแกรมนี้ให้มากขึ้น พร้อมกับทำความเข้าใจว่าทำไมถึงต้องเลือกใช้ Microsoft Teams

Quick Suggest

ถ้าสนใจอยากรู้เพิ่มเติม ขอแนะนำบทความ

Microsoft Teams มีความสามารถอย่างไรบ้าง ?

Microsoft 365 Teams

Microsoft Teams เป็นโปรแกรมที่มีความสามารถหลักคือการ “สื่อสารร่วมกันเป็นทีม” ทุกความสำคัญของการทำงานร่วมกันจะถูกรวมเอาไว้ในโปรแกรมนี้ทั้งหมด เริ่มต้นจากการแชทเพื่อสนทนากับผู้อื่น, การจัดประชุมผ่าน Video Conference, การแชร์หน้าจอเพื่อนำเสนอข้อมูลสำคัญต่าง ๆ ซึ่งนี่เป็นเพียงส่วนหนึ่งเท่านั้น เพราะโปรแกรมนี้ทำได้มากกว่าการพูดคุยงานกันตามธรรมดา แม้ว่าจะมีโปรแกรมอื่น ๆ ที่มีความสามารถใกล้เคียงกัน แต่เมื่อเปรียบเทียบกับ MS Teams แล้ว ยังไม่มีโปรแกรมไหนเลยที่ทำงานได้ครบถ้วนมากกว่า เนื่องจากนอกจากการสนทนาในข้างต้นแล้ว ความสามารถอื่น ๆ ของโปรแกรมนี้ก็ยังมีอีกมากมาย ยกตัวอย่างเช่น

  • สามารถสร้าง Team เพื่อกำหนดการสนทนาระหว่างทีม และยังสามารถกำหนดแยกย่อยออกไปเป็น Channel เพื่อให้การสนทนานั้นเจาะจงเฉพาะความรับผิดชอบส่วนใดส่วนหนึ่งเท่านั้น
  • สามารถแชร์ไฟล์สำหรับการทำงานร่วมกันได้ โดยจะเป็นไฟล์จาก Microsoft 365 เช่น เพื่อให้การทำงานเป็นอันหนึ่งอันเดียว อัปเดตข้อมูลงานต่าง ๆ เป็น Real Time มากที่สุด
  • นัดหมายการประชุมได้ โดยผู้จัดประชุมสามารถกำหนดวันและเวลา และหลังจากนั้นกำหนดประชุมก็จะถูกส่งไปยังปฏิทินบน Outlook ของผู้ใช้งานคนอื่น ๆ โดยไม่ต้องไล่ส่งทีละคน
  • บันทึกการประชุมได้ เพื่อให้สามารถนำข้อมูลจากที่ประชุมมาทบทวนอีกครั้ง หรือเพื่อแกะเนื้อหาการประชุมเป็นลายลักษณ์อักษร
  • กำหนดบทบาทของผู้ใช้งานใน Team ได้ เพื่อให้บทบาทมีความแตกต่าง เพื่อจะได้ไม่ทำให้เกิดความสับสนเกิดขึ้นในองค์ประชุม รวมไปถึงจำกัดการเข้าถึงข้อมูลบางส่วนได้
  • รองรับการใช้งานจากทั้งในรูปแบบ Desktop และ Mobile ทำให้สามารถใช้งานได้จากทุกรูปแบบอุปกรณ์ รวมไปถึงการใช้งานผ่านเบราว์เซอร์ ที่ทำให้ผู้ที่ไม่ได้โหลดแอปก็สามารถใช้งานได้เช่นเดียวกัน

ทั้งหมดนี้เป็นเพียงส่วนหนึ่งเท่านั้น ที่จริงแล้ว Microsoft Teams ยังมีความสามารถอีกนับไม่ถ้วนที่เรายังไม่ได้กล่าวถึง การผสานงานในองค์กรนั้นจะไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป ไม่ว่าจะมีสมาชิกในองค์กรในจำนวนมากเพียงใดก็สามารถใช้งานได้อย่างไร้ขีดจำกัด ทำให้การดูแลจัดการภายในองค์กรเป็นเรื่องง่ายมากยิ่งขึ้น สามารถติดตามการประชุม อัปเดตรายละเอียดของงานต่าง ๆ ผ่านผู้รับผิดชอบได้อย่างเจาะจง ช่วยให้ไม่เกิดการสนทนาที่เกินความจำเป็น จนทำให้ผู้ใช้งานพลาดข้อความสำคัญไป ซึ่งอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดระหว่างการทำงานนั่นเอง

ฟีเจอร์เด่นของ Microsoft Teams

หลังจากที่เราได้แนะนำไปบ้างแล้ว ว่าโปรแกรม Microsoft Teams มีความสามารถอย่างไรบ้าง ต่อมาเรามาแนะนำฟีเจอร์เด่นของโปรแกรมนี้กันบ้าง นอกจากความสามารถที่สามารถทำได้แล้ว ภายในโปรแกรมนี้ยังมีเรื่องน่าสนใจอีกมากมาย หากคุณยังตัดสินใจไม่ได้ว่าควรนำโปรแกรม MS Teams มาใช้งานในองค์กรหรือไม่ ลองอ่านฟีเจอร์เด่นบางส่วนของโปรแกรมนี้ที่เรานำมาฝากเสียก่อน รับรองว่าเมื่อคุณอ่านจบ คุณต้องอยากให้องค์กรของคุณที่ทำงานร่วมกันผ่าน Microsoft Teams อย่างแน่นอน

  • รองรับผู้เข้าร่วมได้เป็นจำนวนมาก

ms teams 1

ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดกลาง-ใหญ่ ก็สามารถใช้งาน Microsoft Teams ได้อย่างไร้ความกังวล เพราะโปรแกรมนี้สามารถใช้งานร่วมกับผู้ใช้งานได้เป็นจำนวนมาก พร้อมกับระยะเวลาการประชุมต่อเนื่องได้ถึง 30 ชั่วโมง ดังนั้นไม่ต้องกังวลว่าเมื่อเป็นองค์กรขนาดใหญ่ ที่มีบุคลากรเป็นจำนวนมาก จะไม่สามารถใช้งานโปรแกรม MS Teams ได้ เนื่องจากองค์กรชั้นนำของโลกนี้หลาย ๆ องค์กร ก็เลือกใช้โปรแกรมนี้กันทั้งสิ้น

  • สามารถกำจัดเสียงรบกวนได้เป็นอย่างดี

เมื่อเริ่มต้นการประชุม ในบางครั้งเสียงรบกวนโดยรอบ อาจทำให้การประชุมติดขัดได้ เนื่องจากเสียงเหล่านั้นอาจทำลายสมาธิของผู้ประชุม หรืออาจเป็นเสียงไม่พึงประสงค์ที่ไม่ควรหลุดเข้ามาในที่ประชุม เมื่อเลือกใช้ Microsoft Teams ปัญหาเสียงรบกวนระหว่างประชุมจะหมดไป เพราะมีฟีเจอร์พิเศษที่ช่วยตัดเสียงรบกวนโดยรอบออกจนหมด ทำให้ผู้ที่ทำหน้าที่บรรยายสามารถนำเสนอออกมาได้อย่างชัดถ้อยชัดคำ ไม่จำเป็นต้องมองหาไมโครโฟนแพง ๆ เพื่อใช้ประชุมอีกต่อไป เพราะคุณสามารถทำให้เสียงของคุณคมชัดได้ง่าย ๆ เพียงประชุมผ่าน MS Teams เท่านั้นเอง

  • เข้าถึงโปรแกรมอื่น ๆ ใน Microsoft 365

ms teams 2

เนื่องจาก Microsoft Teams เป็นอีกหนึ่งโปรแกรมจาก Microsoft 365 ดังนั้นการทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ ในชุดเครื่องมือเดียวกัน จึงเป็นเรื่องที่ง่ายเสียยิ่งกว่าง่าย ไม่ว่าจะเป็นการแชร์ไฟล์ Excel, Word, PowerPoint เพื่อทำให้การทำงานร่วมกันในทีมสะดวกมากยิ่งขึ้น หรือจะเป็นการเชื่อมต่อกับโปรแกรม PowerPoint เพื่อนำเสนอสไลด์ต่าง ๆ ขณะที่ประชุมกันอยู่ ก็สามารถทำได้อย่างง่ายดาย นับว่าเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าเป็นอย่างมาก เมื่อเลือกใช้ Microsoft 365 เพราะนอกจากจะได้โปรแกรมออฟฟิศคุณภาพดีไว้ใช้งาน ยังได้ MS Teams โปรแกรมที่ช่วยเพิ่มความเป็นทีมเวิร์คมาใช้บริการอีกด้วย

  • สร้างคำอธิบายสดได้ พร้อมแปลภาษาไทย

Microsoft Teams มีฟีเจอร์สุดอัจฉริยะ ซึ่งสามารถจับคำพูดของผู้ที่กำลังสนทนา พร้อมกับสร้างเป็นคำอธิบายสดขณะที่สนทนากันได้ หากคุณไม่เข้าใจว่า “คำอธิบายสด” คืออะไร ? เราขออนุญาตยกตัวอย่างการดูหนังแบบ “SUBTITLE” เพื่อให้นึกภาพได้ง่ายมากยิ่งขึ้น โดย MS Teams จะปรากฏข้อความให้อ่านพร้อมกับการสนทนา เพื่อเพิ่มความเข้าใจให้กับผู้เข้าร่วมประชุมได้มากขึ้น เผื่อบางครั้งมีบางครั้งที่ออกเสียงแล้วฟังยาก ไปจนถึงการพูดเร็วจนจับใจความลำบาก โดยในตอนนี้สามารถรองรับถึง 30 ภาษาเลยทีเดียว และพิเศษยิ่งกว่าคือตอนนี้มีฟีเจอร์การแปลภาษาได้อีกด้วย ช่วยให้การสื่อสารต่างภาษาเป็นเรื่องง่ายมากขึ้นเมื่อใช้งานโปรแกรมนี้

  • มีความปลอดภัยจากการเข้ารหัสหลายชั้น

ในบางครั้งการประชุมลับก็ต้องการความเป็นส่วนตัวมากกว่าการประชุมทั่วไป รวมไปถึงสำหรับไฟล์บางไฟล์ที่เป็นความลับสุดยอดขององค์กร คงไม่ใช่เรื่องดีหากไฟล์เหล่านั้น รวมไปถึงการประชุมลับหลุดออกไปสู่สาธารณะ ซึ่งเมื่อใช้การประชุมด้วย Microsoft Teams ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวจะไม่มีความเสี่ยงใด ๆ ทั้งสิ้น เนื่องจากเมื่อกำหนดบทบาทเอาไว้แล้ว ตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของ Team เรียบร้อยแล้ว จะไม่มีปัญหาใด ๆ ต้องกังวลเลยแม้แต่น้อย เพราะข้อมูลทุกอย่างบน MS Teams จะถูกเข้ารหัสเอาไว้ ไม่มีทางที่จะหลุดรอดออกไปอย่างแน่นอน

ประโยชน์ของ Microsoft teams ที่มีต่อองค์กร

  • Microsoft Teams ช่วยให้การทำงานในองค์กรมีความเป็นระเบียบมากขึ้น สามารถแบ่งการดูแลจัดการได้ง่ายมากขึ้น ทั้งในส่วนของข้อมูลรวมไปถึงบุคลากร
  • การประชุมด้วย MS Teams ช่วยให้ผู้ที่มีความสามารถด้านภาษาน้อยสามารถเข้าใจเนื้อหาของการประชุมได้ เนื่องจากฟีเจอร์คำอธิบายสดที่สามารถแปลคำเบื้องต้นได้
  • ช่วยให้การดูแลตามสายบังคับบัญชาเป็นเรื่องง่ายขึ้น ผู้บริหารขององค์กรสามารถตัดสินใจได้ง่ายยิ่งขึ้น พร้อมกับสามารถเก็บผลงานการทำงานของแต่ละทีม เพื่อประเมินในทุก ๆ ปี ได้อีกด้วย
  • สร้าง Community ในองค์กร ลดช่องว่างระหว่างการทำงาน แม้จะเป็นการทำงานแบบ Work Form Home ก็สามารถทำให้งานเดินหน้าต่อไปได้โดยตามนโยบายขององค์กร

จุดเด่นของ Microsoft Teams เมื่อเปรียบเทียบกับโปรแกรมที่คล้ายกัน

ถึงแม้ว่า Microsoft Teams จะมีประโยชน์เป็นอย่างมาก แต่ก็ต้องยอมรับว่าในตอนนี้ โปรแกรมนี้ไม่ใช่โปรแกรมเดียวที่ให้บริการในรูปแบบนี้ เพราะยังมีโปรแกรมการประชุมออนไลน์อีกมากมาย รวมไปถึงโปรแกรมที่มีการแบ่งชาแนลย่อย ๆ เพื่อการสนทนาอีกหลากหลายโปรแกรม อาจจะบอกว่าโปรแกรมนี้ไม่ได้เป็นโปรแกรมเดียวที่ทำงานได้เหมือน ๆ กัน ยังมีอีกหลากหลายโปรแกรมที่มีรูปแบบการทำงานคล้าย ๆ กันให้เลือกใช้ แล้วเพราะอะไร ? ทำไมถึงต้องเลือกใช้ MS Teams ในเมื่อยังมีโปรแกรมเหล่านั้นอยู่ เรามีคำตอบมาแนะนำด้วยจุดเด่นดังต่อไปนี้

  • ความคุ้มค่าที่มากกว่า

การใช้งาน Microsoft Teams คุณจะไม่ได้ซื้อโปรแกรมนี้แยกเพียงโปรแกรมเดียว เพราะการซื้อจะเป็นการซื้อรวมในชุดเครื่องมือ Microsoft 365 ดังนั้นนอกจากโปรแกรมนี้แล้ว คุณยังได้ใช้งานโปรแกรมอื่น ๆ อีกมากมาย ไม่ว่าจะเป็น Word, Excel, PowerPoint และ One Drive เป็นต้น ซึ่งเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า เนื่องจากโปรแกรมสนทนาอื่น ๆ เมื่อซื้อแล้วก็จำเป็นต้องซื้อโปรแกรมออฟฟิศต่าง ๆ ซึ่งจะเป็นการเสียค่าใช้จ่ายโดยใช่เหตุจนเกินไป

  • ประยุกต์ใช้งานได้หลากหลาย

Microsoft Teams ไม่ได้จำเป็นจะต้องใช้ในองค์กรขนาดใหญ่เท่านั้น เนื่องจากราคาที่ไม่แพงจนเกินไป ทำให้สามารถใช้งานได้แม้ยังเป็นนักศึกษาอยู่ก็ตาม ด้วยฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่หลากหลาย นอกจากจะช่วยนัดหมายการประชุมแล้ว ยังสามารถใช้เพื่ออัปเดตงานตามวงรอบ, การเสนอขายสินค้าผ่าน Video Conference, สร้าง Planner ต่าง ๆ ภายในองค์กร เป็นต้น เนื่องจากการทำงานที่สามารถทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ ของ Microsoft 365 ได้อีกด้วย ทำให้สามารถจัดการงานต่าง ๆ ได้หลากหลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้ใช้งาน

วิธีใช้ Microsoft Teams

ms teams 4
  • ใช้ Microsoft Teams เพื่อสื่อสาร โดยสามารถใช้ได้ทั้งการแชท การโทรแบบเสียง การโทรแบบวิดีโอ
  • ใช้ Microsoft Teams เพื่อประชุม ซึ่งสามารถรองรอบผู้ใช้งานได้เป็นจำนวนมาก ทำให้แม้เป็นองค์กรขนาดใหญ่ก็ไม่เกิดปัญหา พร้อมกับความสามารถการแชร์หน้าจอ เพื่อแสดงข้อมูลที่จำเป็นต่อการประชุม
  • ใช้ Microsoft Teams แบ่งการสื่อสารออกเป็นแผนก พร้อมตั้งบทบาทการควบคุมสิทธิ์ต่าง ๆ ให้กับบุคลากรตามหน้าที่ความรับผิดชอบ เพื่อให้ง่ายต่อการควบคุมงาน
  • ใช้ Microsoft Teams แชร์ไฟล์ที่จำเป็นต้องใช้งานร่วมกัน สามารถดึงเอาไฟล์ที่ต้องการจาก OneDrive พร้อมแก้ไขข้อมูลในไฟล์ได้อย่าง Real Time
  • ใช้ Microsoft Teams จัดระเบียบผู้ดูแลในโครงการต่าง ๆ หลังจากจัดทีม มอบหมายงาน เพื่อให้สามารถติดตามงาน สื่อสาร อัปเดตความเคลื่อนไหวได้ง่ายมากที่สุด

สรุป

Microsoft Teams เป็นอีกหนึ่งโปรแกรมอันทรงคุณค่าที่คุณจะได้รับทันที เมื่อซื้อชุดโปรแกรม Microsoft 365 มาใช้งาน การสร้าง Community ที่ดีภายในองค์กรเป็นเรื่องสำคัญ เพราะจะช่วยให้การดำเนินงานนั้นราบรื่น การสื่อสารภายในองค์กรจะเป็นเรื่องง่ายในทันที คุณสามารถสั่งการงานได้เฉพาะเจาะจง เห็นภาพรวมของการทำงานได้ง่ายขึ้น และสามารถดูแลจัดการสายการบังคับบัญชาได้อย่างง่ายดาย พร้อมกับสร้างการประชุมได้ง่าย ๆ ช่วยให้การทำงานในยุค New normal นั้นง่ายมากยิ่งขึ้น หากสนใจโปรแกรม MS Teams สามารถติดต่อ QUICK ERP เพื่อขอรายละเอียดเพิ่มเติมได้ตลอดช่วงเวลาทำการ

ก้าวเข้าสู่ Digital Business

ดูผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องได้ที่นี่

Search
microsoft partner of the year 2024 Quick ERP

Quick ERP รับรางวัล Partner of the Year Awards 2023 – Dynamics 365 Finance

รางวัล 3 ปีซ้อน ได้รับการยอมรับว่าเป็นบริษัทที่มีผลการดำเนินธุรกิจในระดับสูงตลอดปีที่ผ่านมา ตลอดจนมีกลยุทธ์ในการเข้าสู่ตลาดที่สมบูรณ์และไม่เหมือนใคร