Microsoft 365 (M365) คืออะไร
Microsoft 365 เป็นเหมือนศูนย์รวมซอฟต์แวร์หลากหลายรูปแบบ ที่มีหน้าที่การใช้งานที่แตกต่างกันออกไปไว้ในที่เดียว หลายคนอาจจะคุ้นเคยกับชื่อเดิมอย่าง “Microsoft office” ที่หลายคนรู้จักกันเป็นอย่างดีว่ามีไว้เพื่อการทำงานออฟฟิศ ทำงานเอกสาร เพื่อการศึกษา
และเวอร์ชัน MS365 นี้โปรแกรมที่ทุกคนรู้จักก็ยังคงมีอยู่เช่นเคย แต่จะมีการเพิ่มโปรแกรมใหม่ ๆ เข้ามา พร้อมความสามารถที่เพิ่มขึ้น ช่วยให้การใช้งานมีความหลากหลาย ครอบคลุมการทำงานทุกรูปแบบ และยังมีฟังก์ชันอื่น ๆ ที่น่าสนใจหลายอย่าง ในบทความนี้เราจะมาแนะนำเกี่ยวกับฟังก์ชันและประโยชน์ของ Microsoft 365 ที่จะเข้ามาช่วยให้การทำงานของคุณมีประสิทธิภาพมากกว่าแค่งานเอกสารอย่างที่เคยเป็น
Microsoft 365 แตกต่างอย่างไรกับ Microsoft office เวอร์ชันก่อน ๆ
เรามั่นใจว่าผู้อ่านกว่า 80% ย่อมรู้อยู่แล้วว่า Microsoft office คืออะไร ซึ่งโปรแกรมออฟฟิศนั้นมีมาแล้วหลายเวอร์ชัน โดยจะนับตามปีที่ปล่อยออกมาให้ใช้งาน ไม่ว่าจะเป็น 2003, 2007, 2010, 2013 และล่าสุดเป็นเวอร์ชัน Microsoft 365
โดยจุดเด่นของเวอร์ชัน Microsoft 365 ที่นอกจากจะมีโปรแกรมใหม่ ๆ ที่เพิ่มเข้ามาอย่างเช่น Microsoft Teams ที่เป็นโปรแกรมสำหรับการประชุมออนไลน์ จุดเด่นอีกอย่างหนึ่งของโปรแกรมในเวอร์ชันนี้ คงหนีไปไม่พ้นเรื่องของการใช้งานผ่านระบบ Cloud ที่ทำให้คุณสามารถเข้าถึงโปรแกรมได้สะดวกขึ้น โดยไม่ต้องดาวน์โหลดโปรแกรมเอาไว้ในเครื่องเหมือนเมื่อก่อน
ซึ่งจุดเด่นได้เข้ามาช่วยแก้ปัญหาโปรแกรม Microsoft office เวอร์ชันเดิม ๆ ได้อย่างตรงจุด เพราะหลาย ๆคนที่เคยใช้งานเวอร์ชันเดิมที่ต้องดาวน์โหลดลงเครื่อง ในบางครั้งเครื่องคอมพิวเตอร์มีปัญหาที่ส่งผลต่อการใช้งาน เช่น จอดับ ไฟดับ ซีพียูพัง ทำให้ไฟล์งานที่อยู่ในเครื่องสูหากไม่ได้สำรองข้อมูลเอาไว้มักจะเกิดการสูญหาย แต่เมื่ออัปเดตเป็นเวอร์ชัน MS365 ข้อมูลจะถูกสำรองอัตโนมัติ สามารถเรียกใช้งานได้ทุกครั้งที่ต้องการ ผ่านอุปกรณ์ใดก็ได้
Microsoft 365 ประกอบด้วยอะไรบ้าง
MS 365 เป็นชุดโปรแกรมที่มีความหลากหลาย วันนี้เราจะมาแนะนำโปรแกรมต่าง ๆ ที่อยู่ในชุดของ Microsoft 365 ที่เป็นดาวเด่นมานำเสนอด้วยกันถึง 6 โปรแกรม มาดูกันว่ามีโปรแกรมไหนบ้าง แต่ละโปรแกรมมีจุดเด่น ฟังก์ชันการใช้งานอย่างไรที่จะสามารถเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้อย่างไร
Microsoft Teams คืออะไร
ในปัจจุบันการทำงานในรูปแบบ New Normal มีเพิ่มมากขึ้น ทั้งการประชุม การเสนอไอเดีย ไปจนถึงการเรียนการสอน ทุกอย่างสามารถทำผ่าน Video Conference ได้ทั้งหมด และนั่นคือฟีเจอร์หลักที่น่าสนใจของ “Microsoft Teams” โปรแกรมน้องใหม่จาก Microsoft 365 นั่นเอง จุดเด่นหลัก ๆ ของโปรแกรมนี้คือใช้เพื่อสื่อสารในรูปแบบวิดีโอคอล สามารถใช้งานร่วมกันได้หลายหน้าจอ เหมาะสำหรับการใช้เพื่อประชุมออนไลน์ภายในองค์กรอย่างมาก
โดย Microsoft Teams ยังสามารถใช้งานร่วมกับไฟล์ของโปรแกรม MS 365 อื่น ๆ ได้อีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นการนำข้อมูลจาก PowerPoint เพื่อนำเสนอ หรือใช้งานร่วมเข้ากับโปรแกรมของ Microsoft Power Platform อย่างเช่น Power BI เพื่อนำเสนอ Dashboard ต่าง ๆ ก็ได้เช่นเดียวกัน และอีกหนึ่งฟีเจอร์สำคัญอย่างการบันทึกการประชุม เพื่อนำข้อมูลจากการสนทนามาใช้งานต่อได้นั่นเอง
Quick Suggest
หากสนใจเรียนรู้เพิ่มเติม ขอแนะนำบทความ
Microsoft Word คืออะไร
Microsoft word เป็นโปรแกรมพื้นฐาน ที่ไม่ว่าใครก็ตามต้องเคยใช้ Word เป็น “โปรแกรมประมวลคำ” ของ Microsoft 365 มีหน้าที่หลักในการสร้างเอกสารด้วยการพิมพ์ตัวอักษรลงในโปรแกรม โดยสามารถแทรกข้อมูลประเภทอื่น ๆ ได้ เช่น รูปภาพ และ ตาราง พร้อมฟังก์ชันที่ช่วยให้การทำเอกสารเป็นระเบียบขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดเลขหน้า การสร้าง Header และมีเทมเพลตให้เลือกใช้งานได้อย่างหลากหลายอีกด้วย
ฟีเจอร์ที่เพิ่มขึ้นมาของ Word จากเวอร์ชัน Microsoft 365 คือ ใช้งานได้ง่ายกว่าเดิม สามารถดึงไฟล์เอกสารจาก Could มาใช้งานได้แบบเรียลไทม์ ไม่ต้องพกแฟชไดร์ฟเพื่อบันทึกไฟล์ต่าง ๆ ให้ยุ่งยากอีกต่อไป ทั้งยังสามารถแก้ไขไฟล์ได้ทันที ช่วยให้สามารถออกเอกสารต่าง ๆ ได้รวดเร็วขึ้น ลดความยุ่งยากในการทำเอกสาร เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้รวดเร็วกว่าเดิม
Microsoft Excel คืออะไร
Microsoft Excel เป็นโปรแกรมที่ถูกออกแบบมาเพื่อใช้คำนวณ คุณสมบัติเด่น คือ สามารถจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ที่เป็นตัวเลขเอาไว้ได้ในจำนวนมาก และสามารถคำนวณเพื่อให้ได้ค่าที่ต้องการ มีการใช้สูตรคำนวณ เช่น บวกลบเลข คิดค่าเฉลี่ย คิด % เป็นต้น โดยมีหลายฟังก์ชันให้เลือกใช้งาน แต่ต้องเรียนรู้การจัดวางช่องของตารางให้มีความชำนาญ เพื่อให้สามารถใช้ฟังก์ชันต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น
อีกหนึ่งฟีเจอร์ที่โปรแกรม Microsoft Excel ทำได้ดีก็คือ “การนำเสนอข้อมูล” เพราะสามารถทำกราฟแท่งจากข้อมูลที่เก็บเอาไว้ได้ เพื่อให้นำข้อมูลเหล่านั้นมาเปรียบเทียบเพื่อการตัดสินใจต่าง ๆ ถึงแม้ว่าความสามารถจะไม่ได้สูงเทียบเท่ากับ Power BI แต่ในกรณีที่ข้อมูลที่มีนั้นไม่ใช่ข้อมูลจำนวนมาก ที่มีการคำนวณที่ซับซ้อน ก็ถือว่าใช้งานได้อย่างดีเลยทีเดียว และในเวอร์ชันของ MS 365 โปรแกรม Excel รองรับการทำงานร่วมกับ Cloud เรียบร้อยแล้ว
Microsoft PowerPoint คืออะไร
โปรแกรม PowerPoint 365 เป็นโปรแกรมสำหรับการนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ โดยการนำเสนอจะมาในรูปแบบภาพนิ่ง พร้อมทั้งเทมเพลตหลากหลายรูปแบบให้ได้เลือกใช้ สามารถสร้างกราฟ สถิติ หรือเนื้อหาอื่น ๆ ที่ช่วยให้เนื้อหาในการนำเสนอมีความน่าใจและเข้าใจง่ายมากขึ้น
โดย Microsoft PowerPoint ในเวอร์ชัน MS 365 ในรูปแบบปัจจุบัน จะมีการเพิ่มเติมมาในส่วนของลูกเล่นต่าง ๆ ทั้งเทมแพลตและเอฟเฟกต์ที่หลากหลาย ช่วยให้คุณสามารถออกแบบ ตกแต่งสไลด์ของคุณให้น่าสนใจมากกว่าเดิม อีกทั้งมาพร้อมการรองรับการใช้งานบน Cloud ได้อีกด้วย
Microsoft Outlook คืออะไร
เดิมทีหลาย ๆ คนที่ใช้อีเมลมาเป็นเวลานานอาจจะคุ้นเคยกับ “Hotmail” แต่เมื่อมีการอัปเดตเวอร์ชันเป็น MS 365 ทำให้ระบบอีเมลเดิมถูกเปลี่ยนเป็น outlook office 365 ซึ่งเป็นโปรแกรมจัดการอีเมลรูปแบบใหม่ เพิ่มความสะดวกของการจัดการอีเมลให้เป็นระบบมากยิ่งขึ้น สามารถแยกอีเมลที่จำเป็นและอีเมลขยะออกจากกันอย่างรวดเร็ว มาพร้อมกับฟีเจอร์พิเศษที่สามารถใช้งานบน Cloud ได้ ช่วยให้การเช็คอีเมลนั้นเป็นเรื่องง่ายกว่าที่เคย
อีกหนึ่งประโยชน์ของ Microsoft Outlook คือ ฟีเจอร์ “calendar” ที่จะเข้ามาช่วยให้การนัดหมายสะดวกขึ้น ไม่ต้องดาวน์โหลดแอปตารางเวลาอื่น ๆ มาใช้งานให้เสียเวลา สามารถทำงานร่วมกับอีเมลสำคัญ และระบบแจ้งเตือนเมื่อถึงเวลา ทำให้คุณไม่พลาดทุกการนัดหมาย
Microsoft OneDrive คืออะไร
Microsoft OneDrive คือ โปรแกรมที่ช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บไฟล์ต่าง ๆ เอาไว้ได้อย่างง่ายดาย เพียงนำข้อมูลที่ต้องการใช้งานไว้ใน OneDrive การทำงานของคุณก็จะสะดวกขึ้น อีกทั้งสามารถรองรับการจัดเก็บไฟล์ได้หลากหลายรูปแบบ ช่วยประหยัดพื้นที่การจัดเก็บข้อมูลมากขึ้น
สำหรับการใช้งาน OneDrive ร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ ของ Microsoft 365 คุณสามารถจัดการหรือแบ่งปันไฟล์ร่วมกับคนอื่น ๆ ในทีมได้หลาย ๆ คนในครั้งเดียว อีกทั้งยังสามารถกำหนดสิทธิ์การใช้งานได้มากถึง 4 ระดับ เพื่อความปลอดภัยสำหรับข้อมูลที่มีความเป็นส่วนตัวมากขึ้น
Microsoft SharePoint คืออะไร
เนื่องจากชุดโปรแกรมของ Microsoft 365 นั้นมีโปรแกรมหลายอย่าง การทำงานบางโปรแกรมจำเป็นต้องดำเนินการร่วมกันในผู้ใช้งานหลาย ๆ คน ดังนั้น Microsoft Share Point โปรแกรมจัดการเนื้อหาออนไลน์จึงเข้ามามีบทบาทในการทำงานมากขึ้น โดยผู้ดูแลสามารถกำหนดบทบาทหน้าที่ของผู้ใช้งานร่วมกันได้ทุกคน ไม่ว่าจะเป็นการแก้ไข บันทึก ดาวน์โหลด ช่วยให้การทำงานในยุค New normal สะดวกมากยิ่งขึ้น
Quick Suggest
หากสนใจเรียนรู้เพิ่มเติม ขอแนะนำบทความ
Microsoft Planner คืออะไร
เมื่อมี Project ที่จำเป็นต้องอาศัยการทำงานร่วมกัน การวางแผนการทำงานให้กับโครงการนั้น ๆ จึงเป็นขั้นตอนที่สำคัญ เพราะจะทำให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพมากกว่า โดยโปรแกรม Microsoft 365 Planner มีหน้าที่เข้ามาช่วยแบ่งบทบาทหน้าที่ให้กับทีมงานทุกคนอย่างชัดเจน พร้อมติดตามขั้นตอนการทำงานของแต่ละคนได้แบบเรียลไทม์ ช่วยให้หัวหน้าหรือคนในทีมสามารถเห็นภาพรวมของโครงการได้อย่างครบถ้วน
Quick Suggest
หากสนใจเรียนรู้เพิ่มเติม ขอแนะนำบทความ
Microsoft Forms คืออะไร
Microsoft Forms เป็นโปรแกรมสำหรับการสร้างแบบสอบถามออนไลน์ สามารถแชร์ให้ผู้อื่นได้อย่างง่ายดาย ผ่านการแชร์ลิงก์ แสกน QR CODE อีกทั้งสามารถนำมาปรับใช้กับการทำงานได้หลากหลาย ทั้งยังสามารถจัดเก็บข้อมูลจากผลลัพธ์ด้วยโปรแกรม Excel พร้อมกับการรองรับการทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ ของ Microsoft 365 ได้อีกด้วย
Microsoft Lists คืออะไร
หลักการ To do list ได้รับความนิยมเป็นอย่างมาก สำหรับการจัดการการดำเนินงานต่าง ๆ อย่างเป็นแบบแผน สามารถทำหน้าที่ย้ำเตือนสิ่งที่ต้องทำ รวมไปถึงการวางแผนว่าตนเองจะต้องทำอะไรในแต่ละวันบ้าง ซึ่งในโปรแกรมของ Microsoft 365 ก็มีอีกหนึ่งโปรแกรมที่ช่วยให้การทำ To do list ออกมาได้อย่างชัดเจน นั่นก็คือ Microsoft Lists โดยโปรแกรมนี้เหมาะสำหรับการทำงานในทีมขนาดเล็ก โดยจะมีการกำหนดสิ่งที่ต้องทำ Deadline และสามารถแจกแจงได้ว่าใครรับผิดชอบหน้าที่นั้น ๆ พร้อมติดตามการดำเนินงานอย่าง Realtime ได้อีกด้วย
ข้อดีของการใช้งาน Microsoft 365
- พกพาโปรแกรม Microsoft 365 ไปได้ในทุก ๆ ที่ เพียงเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ ก็ใช้งานโปรแกรมได้
- รองรับการทำงานในระบบ Cloud สามารถแก้ไขไฟล์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว แชร์ไฟล์ร่วมกันได้
- ช่วยลดความซับซ้อนของการดำเนินการให้น้- สามารถใช้งานไฟล์เดียวกันร่วมกับผู้อื่นได้ กำหนดการแก้ไขไฟล์ผ่าน OneDrive ได้อย่าง Real Time
- ความปลอดภัยสูง สามารถกำหนดสิทธิ์ผู้เข้าถึงได้ ไม่มีปัญหาไฟล์สำคัญรั่วไหลอย่างแน่นอน
- ฟังก์ชันครอบคลุมการใช้งาน โปรแกรมต่าง ๆ ภายใน MS 365 มีความหลากหลาย ตอบโจทย์ความต้องการได้ทั้งหมด
Microsoft 365 ทำงานร่วมกับ Microsoft Power Platform
ไม่ว่าจะเป็น “Microsoft 365” หรือ “Power Platform” ต่างก็เป็นหนึ่งในชุดโปรแกรมของ Microsoft ดังนั้นการทำงานของทั้ง 2 ชุดสามารถใช้งานร่วมกันได้อย่างเป็นธรรมชาติ บางโปรแกรมก็มีการทำงานที่คล้ายกัน แต่ใน MS 365 จะเป็นการใช้งานที่พื้นฐานมากกว่า กลับกัน Power Platform จะมีความซับซ้อนของการดำเนินการมากกว่าพอสมควร แต่สุดท้ายแล้วทั้ง 2 ชุดโปรแกรมสามารถใช้งานได้ร่วมกัน ยกตัวอย่างเช่น
Quick Suggest
หากสนใจเรียนรู้เพิ่มเติม ขอแนะนำบทความ
Power BI
สามารถถึงข้อมูลจาก Microsoft Excel เพื่อนำมาประมวลผลในปริมาณมาก ๆ ได้
Power Automate
ช่วยกรอกข้อมูลลงใน Microsoft Excel เพื่อประหยัดเวลาการทำงานของบุคลากรลงได้
Power Apps
สร้างแอปพลิเคชันให้องค์กรของคุณอย่างง่าย ออกแบบแอปพลิเคชันที่เหมาะต่อองค์กรได้ง่าย ๆ โดยไม่ต้องเขียนโค้ดให้ยุ่งยาก
Power Pages
เป็นโปรแกรมที่มีไว้เพื่อออกแบบและสร้างเว็บไซต์สำหรับติดต่อสื่อสารกับบุคคลภายนอก ที่เป็น Partner, Vendor หรือ Customer โดยจะเหมาะสำหรับ Website สำหรับ B2B
สรุป Microsoft 365
Microsoft 365 เป็นชุดโปรแกรมที่สำคัญ ไม่ว่าคุณจะใช้เพื่อการเรียน ไปจนถึงใช้ในธุรกิจ แม้อาจดูเป็นโปรแกรมที่ใช้งานโดยทั่วไป แต่ที่จริงแล้วการทำงานสามารถใช้งานได้หลากหลายมากกว่าที่คุณเห็น พร้อมในเชิงลึกแล้วสามารถประยุกต์ใช้ร่วมเข้ากับโปรแกรมอื่น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยทำให้การทำงานจากที่คุณเคยสัมผัส เป็นการทำงานที่ยกระดับมากกว่าเดิม ช่วยสร้างผลลัพธ์อันดีต่อองค์กรของคุณได้อย่างแน่นอน
ดังนั้นคุณไม่ควรใช้งานโปรแกรมในตระกูล Microsoft 365 โดยที่ไม่ได้ใช้ลิขสิทธิ์แท้โดยเด็ดขาด นอกจากจะไม่ทำให้ได้โปรแกรมที่มีประสิทธิภาพครบถ้วนแล้ว ยังผิดกฎหมายเสี่ยงต่อการโดนฟ้องร้องอีกด้วย หากคุณต้องการชุดโปรแกรมนี้ พร้อมกับโปรแกรมอื่น ๆ ของ Microsoft สามารถติดต่อ QUICK ERP ได้เลยทันที เรามีทีมงานมากประสบการณ์ คอยให้คำแนะนำ รับประกันว่าแม้คุณจะไม่เก่ง IT ก็เข้าใจการทำงานโปรแกรมที่คุณสนใจได้อย่างง่ายดาย
ก้าวเข้าสู่ Digital Business
ดูผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องได้ที่นี่
