Robotic Process Automation (RPA) คืออะไร ?
Robotic Process Automation (RPA) เป็นชนิดของซอฟต์แวร์ ที่สามารถจำลองพฤติกรรมต่าง ๆ ของมนุษย์ ถูกออกแบบขึ้นมา เพื่อให้สามารถทดแทนมนุษย์ได้ในการทำงานบางอย่าง ซึ่งในตอนนี้เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับความนิยมในทุกรูปแบบธุรกิจ เนื่องจากมีประโยชน์ต่อการใช้งานเป็นอย่างมาก สามารถทำให้การทำงานบางอย่างไม่จำเป็นต้องใช้มนุษย์ลงมือทำอีกต่อไป สามารถสั่งการให้ซอฟต์แวร์ทำงานได้โดยอัตโนมัติ สามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง ด้วยความเสมอต้นเสมอปลาย รวดเร็ว แม่นยำ เกิดปัญหาจากความผิดพลาดได้น้อยมาก ๆ
“ Robot ไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อทดแทนมนุษย์โดยตรง แต่เพื่อเพิ่มศักยภาพการทำงานของมนุษย์ให้มากขึ้น ”
จากกระแสเกี่ยวกับปัญหาระบบปัญญาประดิษฐ์ ที่จะเข้ามาแย่งงานของมนุษย์ หลายคนกังวลว่าในอนาคตนั้นงานจะหายากขึ้น ในมุมมองนี้นับว่าเป็นความเชื่อผิด ๆ ที่อาจได้แนวคิดมาจากภาพยนตร์บางเรื่องมากจนเกินไป การนำซอฟต์แวร์ประเภท Robotic Process Automation มาใช้ภายในองค์กรเป็นเรื่องดีเสียด้วยซ้ำ เพราะช่วยลดขั้นตอนการดำเนินการอันแสนจะน่าเบื่อให้ลดน้อยลง เหลือเพียงการทำงานที่ใช้ความสามารถเฉพาะทางเท่านั้น ทำให้การทำงานมีแต่ความท้าทาย ไม่จำเป็นต้องทำเรื่องซ้ำ ๆ เดิม ๆ จนกลายเป็นความน่าเบื่อ จนไม่อยากทำงานในที่สุด
ความสามารถของซอฟต์แวร์ในประเภท RPA
ความสามารถของ Robotic Process Automation นั้นไม่ได้ตายตัว ขึ้นอยู่กับประเภทและวัตถุประสงค์ของซอฟต์แวร์ RPA นั้น ๆ ว่าต้องการนำมาเพื่อใช้งานอย่างไร โดยส่วนมากแล้วผู้ออกแบบจะสร้างเพื่อให้สามารถเลียนแบบพฤติกรรมเดิม ๆ ที่ต้องทำบ่อย ๆ ในทุกวันของมนุษย์ ยกตัวอย่างเช่น หากจำเป็นกรอกข้อมูลเดิม ๆ ในทุกวัน สามารถใช้ซอฟต์แวร์ RPA มาทำงานแทน หรือ การแยกประเภทของข้อมูล และนำมาประมวลผล สามารถนำชุดข้อมูลทั้งหมดเข้าสู่ระบบ จากนั้นปล่อยให้ซอฟต์แวร์ Robotic Process Automation ทำหน้าที่คัดแยกข้อมูลนั้น ๆ ให้แล้วเสร็จ ตามที่ตั้งค่าเอาไว้
จากเนื้อหาข้างต้นอาจบอกว่าความสามารถของ RPA คือ “การทำตามคำสั่งอย่างซื่อตรง” คุณอาจคุ้นเคยกับภาพของหุ่นยนต์ในงานอุตสาหกรรมขนาดใหญ่ ที่ทำหน้าที่ทดแทนแรงงานมนุษย์ โปรแกรม Robotic Process Automation ก็เป็นหุ่นยนต์ที่รับหน้าที่เช่นนั้นเหมือนกัน แต่ต่างเพียง RPA เป็นซอฟต์แวร์ที่ทำงานภายในระบบคอมพิวเตอร์ ไม่ได้เป็นชิ้นส่วนของหุ่นยนต์ที่มีรูปร่าง แต่สำหรับการทำงานนั้นเหมือนกันในทุก ๆ จุดคือ “ทำหน้าที่แทนมนุษย์” นั่นเอง ทุกสิ่งที่มนุษย์ทำได้ ซอฟต์แวร์ RPA สามารถทำได้ทั้งหมด เพียงแค่ไม่มีขั้นตอนอันซับซ้อนเพียงเท่านั้น
ตัวอย่างงาน ที่สามารถใช้ RPA เข้ามาจัดการแทนมนุษย์
ถึงแม้ศักยภาพทางด้านการทำงานของซอฟต์แวร์ Robotic Process Automation จะสูงมากกว่าการทำงานของมนุษย์ แต่ไม่ใช่ว่าทุกอย่างจะสามารถทำงานได้ทั้งหมด เพราะมนุษย์ยังเหนือกว่าในส่วนของการมี “ความนึกคิด” มีความคิดที่ซับซ้อน มีอีกหลายพฤติกรรมที่หุ่นยนต์ไม่สามารถเลียนแบบได้ ดังนั้นงานที่ซอฟต์แวร์ RPA สามารถจัดการแทนมนุษย์ได้จะมีเพียงงานเฉพาะทางเท่านั้น ต่อจากนี้เราจะแนะนำตัวอย่างของรูปแบบงานเหล่านั้น โดยมีเนื้อหาดังต่อไปนี้
- งานที่มีกระบวนการซ้ำ ๆ เดิม ๆ เป็นงานที่มนุษย์เบื่อหน่ายมากที่สุด เป็นงานประจำที่ต้องทำในทุกวัน ด้วยขั้นตอนการดำเนินการเดิม ๆ
- งานที่มีตัวแปรน้อย กระบวนการไม่ซับซ้อน RPA จะสามารถทำงานที่มีรูปแบบตายตัวได้เป็นอย่างดี ไม่มีตัวแปรอื่น ๆ มาทำให้เกิดความสับสนของระบบ
- งานที่จะต้องทำเป็นประจำภายในองค์กร เช่น งานคีย์ข้อมูลลงระบบ สำหรับงานที่ต้องทำทุกวัน ไม่จำเป็นต้องใช้บุคลากรที่เป็นมนุษย์ทำอีกต่อไป เพราะ RPA สามารถทำงานเหล่านี้ได้อย่างสมบูรณ์แบบ
- งานที่ต้องอาศัยการทำงานอย่างต่อเนื่อง งานที่อาศัยการทำงานต่อเนื่องกันเป็นเวลานาน ๆ ต้องอาศัยการผลัดเวรเพื่อทำงาน จะง่ายขึ้นทันทีเมื่อใช้ระบบ RPA ทำงานแทน ช่วยป้องกันความผิดพลาดจากความอ่อนล้าได้อีกด้วย
- งานที่ไม่อยากให้เกิดข้อผิดพลาด ความแม่นยำของการทำงานคือจุดเด่นสำคัญของระบบ RPA ช่วยป้องกันความผิดพลาดในรูปแบบ Human ERROR ได้เป็นอย่างดี
จุดเด่นของระบบ RPA
มีโปรแกรมสำเร็จรูปให้เลือกใช้งานหลากหลายรูปแบบ
ซอฟต์แวร์ Robotic Process Automation ถูกผลิตออกมาจากหลากหลายผู้ให้บริการ ทำให้สามารถเลือกซื้อซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณได้มากที่สุด การใช้งานก็ไม่จำเป็นต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญ เนื่องจากมีระบบที่จัดเตรียมเอาไว้เรียบร้อยแล้ว หน้าที่ของผู้ใช้งานเพียงต้องตั้งค่าต่าง ๆ ให้กับโปรแกรม จากนั้นก็สามารถใช้งานได้ในทันที การทำงานก็สามารถใช้งานได้สะดวก รองรับการทำงานบนคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต ไปจนถึงสมาร์ทโฟน โดยโปรแกรมที่เราแนะนำจะเป็น Power Automate จากชุดเครื่องมือ Microsoft Power Platform ซึ่งมีจุดเด่นคือเริ่มใช้งานได้โดยไม่จำเป็นต้องเขียน Code แม้แต่บรรทัดเดียว
โอกาสเกิดข้อผิดพลาดต่ำ
“Human Error” คือความผิดพลาด ที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้จากการทำงานของมนุษย์ เนื่องจากแม้จะระวังเพียงใดปัญหาข้อผิดพลาดก็พร้อมเกิดขึ้นได้เสมอ เกิดได้จากหลากหลายสาเหตุ ไม่ว่าจะเป็นความเผอเรอ ความเข้าใจผิด ความเหนื่อยล้าจากการทำงาน ไปจนถึงอุบัติเหตุต่าง ๆ ระหว่างการทำงาน ซึ่งซอฟต์แวร์ของ Robotic Process Automation สามารถทำงานให้ออกมาได้อย่างแม่นยำ ขอเพียงผู้ป้อนคำสั่งดำเนินการได้ถูกต้องเพียงเท่านั้น โอกาสผิดพลาดเกือบจะ 0% เลยทีเดียว
ไม่เหนื่อย ไม่หิว ไม่ง่วง
RPA เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ สามารถทำงานได้ตลอดระยะเวลาที่สั่งให้ระบบทำงาน ด้วยระบบใหม่ล่าสุดที่สามารถใช้งานโปรแกรมผ่าน Cloud ได้แล้ว ทำให้แม้จะเป็นช่วงเวลาที่ปิดคอมพิวเตอร์ แต่ระบบของซอฟต์แวร์ก็สามารถดำเนินการได้เช่นเคย สามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง ไม่ต้องการวันหยุด ไม่ต้องการเวลาพักเบรก ทำให้จำนวนงานที่ทำได้นั้นเพิ่มมากขึ้น แถมยังไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายให้สำหรับการทำงานล่วงเวลาอีกด้วย นอกเหนือไปจากจุดนี้คือ ซอฟต์แวร์ Robotic Process Automation ไม่มีความรู้สึกนึกคิด หน้าที่เพียงอย่างเดียวคือทำงาน ทำงาน และ ทำงาน ไม่มีเรื่องนอกเหนือการทำงาน เข้ามาเป็นตัวแปรที่ทำให้งานล่าช้าเลยแม้แต่น้อย
ทำงานอย่างซื่อตรงตามคำสั่งที่ถูกตั้งค่าเอาไว้
การเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ทำให้ซอฟต์แวร์ Robotic Process Automation ไม่มีความต้องการเป็นของตนเอง การจะกระทำสิ่งใดสักอย่างต้องอาศัยให้มนุษย์เป็นผู้สั่งการเท่านั้น ดังนั้นปัญหาที่เรามักพบในทุกองค์กรอย่าง การทุจริต, การไม่ตั้งใจทำงาน, การทะเลาะกันระหว่างพนักงาน ฯลฯ ทุกปัญหานานาจิตตังที่เกิดจากความรู้สึกของมนุษย์ จะไม่เกิดขึ้นกับซอฟต์แวร์ RPA ดังนั้นผลลัพธ์ที่ได้จากการใช้งานจึงมีความแม่นยำ สามารถคาดหวังผลที่จะได้รับจากการทำงาน ปราศจากความเสี่ยงใด ๆ ทั้งสิ้น
ตัวอย่างการทำงานของ RPA ที่ถูกนำมาใช้งานจริง
- คีย์ข้อมูลที่ต้องการลงบน Excel สำหรับชุดข้อมูลที่ถูกรวมเอาไว้ในไฟล์เดียว สามารถแยกข้อมูลได้ตามต้องการ พร้อมการ Copy และ Paste ข้ามโปรแกรมได้อย่างง่ายดาย
- ช่วยดำเนินการเกี่ยวกับเรื่องการเงิน ไม่ว่าจะเป็นการคำนวณภาษี แลกเปลี่ยนสกุลเงิน ตรวจสอบการกระทบยอดธนาคาร
- เชื่อมต่อเข้ากับแอปพลิเคชันหรือเว็บไซต์เพื่อสั่งทำงานโดยอัตโนมัติ สามารถทำหน้าที่ทั้งรับเข้าและ ส่งออก ได้ตลอดเวลา
- นำมาใช้กับการให้บริการดูแลลูกค้าโดยอัตโนมัติ เพื่อให้การดูแลลูกค้ามีความสะดวกมากขึ้น เริ่มต้นตั้งแต่การตอบแชทลูกค้า ช่วยอำนวยความสะดวก ติดต่อกับพนักงานที่มีความสามารถเฉพาะ เป็นต้น
- รวบรวมข้อมูลพร้อมวิเคราะห์ข้อมูลที่ต้องการออกมา สามารถรวบรวมข้อมูลจากแหล่งที่มาที่ตั้งค่าเอาไว้ พร้อมนำข้อมูลเหล่านั้นมาประมวลผล เพื่อใช้เป็นรายงานสำเร็จรูป
- อ่าน E-mail หลังจากนั้นจะเข้าสู่ขั้นตอนของการ บันทึก คัดแยก ส่งต่อ นำเมลฉบับนั้นไปอยู่ในจุดที่ต้องการโดยอัตโนมัติ
ตัวอย่าง Power Automate ระบบ RPA ของ Microsoft
Power Automate หรือก็คือ Microsoft Power Automate เป็นโปรแกรม RPA (Robotic Process Automation) ที่ช่วยในการอัตโนมัติงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ หรือซับซ้อนบนเว็บแอปพลิเคชันและระบบขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเน้นการใช้งานได้ง่ายและไม่ต้องมีพื้นฐานการเขียนโปรแกรมอย่างลึกซึ้ง เราจะมาแนะนำ Power Automate ซึ่งสามารถอ่านฉบับเต็มได้ที่นี่
Quick Suggest
หากสนใจเรียนรู้เพิ่มเติม ขอแนะนำบทความ
ตัวอย่างวิธีการยื่นภาษี โฆษณาเฟสบุ๊คไม่ได้ยากอย่างที่คิด เพิ่มเติมคือสามารถทำได้โดยอัตโนมัติด้วยโปรแกรม Power automate ทั้งประหยัดเวลา และไม่ผิดพลาด ทำงานอย่างชาญฉลาดในยุค New normal
ประโยชน์ที่จะได้รับจากการนำซอฟต์แวร์ RPA มาใช้ในองค์กร
Robotic Process Automation เป็นตัวแปรสำคัญสำหรับการแข่งขันของทุกธุรกิจ ไม่ว่าคุณจะเป็นธุรกิจขนาดกลางหรือใหญ่ การมีโปรแกรม RPA เอาไว้ภายในองค์กร ย่อมนำมาสู่ความพร้อมสำหรับการแข่งขัน เนื่องจากการใช้แรงงานมนุษย์เพื่อทำงานไม่ได้ตอบโจทย์ทุกรูปแบบงานเสมอไป เมื่อยุคสมัยที่เปลี่ยนไป การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในธุรกิจย่อมส่งผลดีมากกว่าผลเสีย โดยต่อจากนี้จะเป็นประโยชน์ที่องค์กรของคุณจะได้รับ จากการประยุกต์ใช้โปรแกรม RPA ภายในองค์กร
ช่วยประหยัดทรัพยากรในองค์กร
RPA ช่วยให้คุณสามารถประหยัดทรัพยากรได้หลายอย่าง เริ่มต้นจาก “งบประมาณ” การใช้ระบบอัตโนมัติทำให้ช่วยลดต้นทุนการจ้างงานลงได้ รวมไปถึงการทำงานล่วงเวลาก็จะน้อยลง เพื่อเวลาการพักผ่อนให้กับบุคลากรได้มากขึ้น ต่อมาก็จะเป็น “ระยะเวลา” เมื่อลดขั้นตอนการทำงานอันซ้ำซากทิ้งไป บุคลากรภายในองค์กรก็มีเวลาทำงานในส่วนอื่นเพิ่มมากขึ้น ทำให้การทำงานในแต่ละวันได้ประสิทธิภาพที่เพิ่มมากกว่าเดิม พร้อมกับการเพิ่มความสุขให้กับบุคลากรในเวลาเดียวกัน
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร
หากองค์กรของคุณประสบปัญหา พนักงานทำงานที่ได้รับมอบหมายไม่ทันในแต่ละวัน เนื่องจากมีงานที่ล้นมือ จนต้องเปิดรับสมัครพนักงานเข้ามาเพิ่ม เราขอแนะนำว่าเปลี่ยนจากการรับสมัครพนักงานเพิ่ม เปลี่ยนเป็นนำซอฟต์แวร์ Robotic Process Automation เข้ามาใช้ในองค์กรจะส่งผลดีมากกว่า เพราะช่วยให้จำนวนพนักงานที่มีอยู่เท่าเดิม แต่สามารถทำงานเพิ่มมากกว่าเดิม แถมยังดึงเอาศักยภาพของพนักงานได้มากกว่าการทำงานรูปแบบเดิม ๆ อีกด้วย การให้พนักงานได้ทำงานที่ตนเองถนัดมากที่สุด ทำให้ผลลัพธ์ที่ออกมานั้นสมบูรณ์แบบ พร้อมพัฒนาทักษะการทำงานเฉพาะทางของพนักงานได้อีกด้วย
ลดกระบวนการที่ไม่จำเป็นให้น้อยมากที่สุด
ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนการดำเนินการภายในองค์กร ไปจนถึงขั้นตอนการให้บริการกับลูกค้า จะดีกว่าไหม ? หากขั้นตอนต่าง ๆ ถูกลดให้น้อยมากที่สุด เหลือเพียงขั้นตอนที่จำเป็นเท่านั้นที่มนุษย์จะต้องเป็นผู้ลงมือทำด้วยตนเอง ส่วนที่เหลือนั้นปล่อยให้เป็นหน้าที่ของ RPA จัดการในส่วนนั้น ๆ แทน ความสะดวกคือสิ่งที่คนรุ่นใหม่ต่างก็ตามหา ดังนั้นการมอบความสะดวกให้กับลูกค้า รวมไปถึงมอบความสะดวกให้กับเหล่าพนักงาน จะช่วยสร้างผลลัพธ์ในเชิงบวกต่อธุรกิจของคุณได้อย่างแน่นอน แถมยังทำให้การทำงานมีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น สามารถจัดการข้อมูลจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว พร้อมกับความแม่นยำที่สูงเกือบ 100%
สร้าง “Flow” ให้ระบบการทำงาน
Workflow คือความต้องการสูงสุดของการทำงานในเกือบทุกองค์กร ไม่ว่าจะเป็นงานด้านเอกสาร งานด้านการขาย งานด้านการวิเคราะห์ หากทุกอย่างสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องคาดหวังให้ใครสักคนหนึ่งเป็นคนลงมือทำ ก็สามารถทำให้การดำเนินงานนั้นไหลลื่นไม่มีสะดุด ซึ่งในส่วนนี้เป็นหน้าที่หลักที่ Robotic Process Automation ทุกโปรแกรมพร้อมมอบให้กับองค์กรที่เลือกใช้งาน เมื่อการทำงานเป็นระเบียบเรียบร้อย ผลลัพธ์ของงานก็จะดีตามไปด้วย พร้อมกับลดปัญหาการกระทบกระทั่งภายในการทำงาน ของพนักงานทุกภาคส่วนได้เป็นอย่างดี
บทส่งท้าย
หากคุณอ่านบทความนี้จนจบ คุณคงมีความสนใจในตัวโปรแกรม Robotic Process Automation มากขึ้นไม่มากก็น้อย ที่จริงแล้วเรื่องราวของซอฟต์แวร์ในรูปแบบของ RPA ยังมีเรื่องน่าสนใจอีกมากมาย การปรับใช้งานก็ยืดหยุ่น ยังมีตัวอย่างการใช้งานอีกหลากหลายรูปแบบที่เราไม่ได้กล่าวถึงในบทความนี้ หากคุณเป็นเจ้าขององค์กร หรือเป็นพนักงานที่กำลังมองหาระบบดี ๆ ช่วยให้การทำงานราบรื่นยิ่งขึ้น เราขอแนะนำเลยว่าสามารถเลือกโปรแกรม Robotic Process Automation ไปประยุกต์ใช้งานได้กับทุกรูปแบบธุรกิจ
หากคุณกังวลว่าการเริ่มต้นใช้งานจะยาก เนื่องจากไม่มีผู้เชี่ยวชาญภายในองค์กร ให้ QUICK ERP เป็นผู้ดูแลคุณในจุดนี้ เนื่องจากเราเป็นทีมเทคโนโลยี ที่มีความเชี่ยวชาญโปรแกรมทุกประเภท สามารถแนะนำโปรแกรมต่าง ๆ ที่ช่วยซัพพอร์ต ให้การทำงานขององค์กรของคุณดียิ่งขึ้น พร้อมให้คำปรึกษาอย่างใกล้ชิดตลอดการใช้บริการ
ก้าวเข้าสู่ Digital Business
ดูผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องได้ที่นี่
