ในยุคที่องค์กรต่างเร่งพัฒนาแอปด้วย Low-Code Platform อย่าง Microsoft Power Platform การตัดสินใจเรื่อง “จะเก็บข้อมูลไว้ที่ไหน” กลายเป็นเรื่องที่สำคัญไม่แพ้ตัวแอปที่พัฒนา เพราะ “ฐานข้อมูล” ไม่ใช่แค่ที่เก็บข้อมูล แต่คือหัวใจของระบบที่จะส่งผลต่อทั้งประสิทธิภาพ ความปลอดภัย และความสามารถในการขยายต่อในอนาคต
สองตัวเลือกยอดนิยมที่มักถูกนำมาใช้คือ SharePoint List และ Dataverse ซึ่งทั้งคู่ต่างก็มีจุดแข็ง จุดอ่อน และความเหมาะสมที่แตกต่างกัน
ในบทความนี้ เราจะพาคุณเปรียบเทียบ Dataverse กับ SharePoint อย่างตรงไปตรงมา เข้าใจง่าย และไม่ใช่แค่เรื่องเทคนิค แต่รวมถึงแนวทางการเลือกที่เหมาะกับ “เป้าหมายระยะยาวของระบบ” และ “งบประมาณที่คุณต้องบริหาร” ไปพร้อมกัน
ต่อไป เราจะเริ่มจากการทำความรู้จักกับ SharePoint ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของหลายองค์กรที่เข้ามาใช้ Power Apps และ Power Automate
Quick Suggest
หากสนใจเรียนรู้เพิ่มเติม ขอแนะนำบทความ
SharePoint – จุดเริ่มต้นยอดนิยมของ Low-Code Apps
สำหรับหลายองค์กร SharePoint มักเป็นจุดเริ่มต้นที่เข้าถึงได้ง่ายที่สุดในการพัฒนาแอปพลิเคชันด้วย Power Apps หรือการเชื่อมโยงเวิร์กโฟลว์ด้วย Power Automate นั่นเพราะว่า SharePoint มักมาพร้อมกับแพ็กเกจ Microsoft 365 ที่หลายองค์กรใช้งานอยู่แล้ว จึงไม่ต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในช่วงเริ่มต้น
หนึ่งในข้อดีของ SharePoint คือการสร้าง “List” ที่สามารถใช้แทนตารางข้อมูลพื้นฐานได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องเขียนโค้ด และสามารถจัดการสิทธิ์การเข้าถึงในระดับรายการหรือเอกสารได้ทันทีจากหน้าเว็บ
อย่างไรก็ตาม SharePoint ถูกออกแบบมาเพื่อจัดการเอกสารและไฟล์เป็นหลัก ไม่ใช่เพื่อเป็นฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database) ข้อจำกัดที่มักพบเมื่อใช้งาน SharePoint เป็น backend ของแอป เช่น
- การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างหลายตาราง (เช่น Lookup ข้ามหลายระดับ) ทำได้ยากและมีข้อจำกัด
- ไม่มีการจัดการเรื่อง transaction และ validation ที่ซับซ้อนในระดับระบบ
- ข้อมูลบางประเภท เช่น รูปภาพหรือไฟล์ขนาดใหญ่ อาจจัดเก็บได้ไม่สะดวกนัก
- ประสิทธิภาพจะลดลงอย่างชัดเจนเมื่อรายการมีข้อมูลจำนวนมากหรือใช้งานร่วมกับหลายผู้ใช้พร้อมกัน
ข้อจำกัดเหล่านี้มักเริ่มชัดเจนขึ้นเมื่อระบบมีความซับซ้อนหรือมีแผนขยายในอนาคต จุดนี้เองที่ทำให้หลายองค์กรเริ่มมองหา Dataverse เป็นทางเลือกที่รองรับการเติบโตได้ดีกว่า
ในหัวข้อต่อไป เราจะไปทำความรู้จัก Dataverse ว่าคืออะไร และเหตุใด Microsoft ถึงแนะนำให้ใช้เป็นฐานข้อมูลหลักของ Power Platform
Quick Suggest
หากสนใจเรียนรู้เพิ่มเติม ขอแนะนำบทความ
Dataverse – มาตรฐานข้อมูลที่ Microsoft แนะนำสำหรับ Power Platform
หากคุณเริ่มรู้สึกว่า SharePoint เริ่มไม่ตอบโจทย์ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการเชื่อมโยงข้อมูลหลายตาราง ความปลอดภัยที่ต้องละเอียดกว่าเดิม หรืออยากให้ระบบรองรับการขยายในอนาคต — นี่คือจุดที่ Dataverse เข้ามามีบทบาท
Quick Suggest
หากสนใจเรียนรู้เพิ่มเติม ขอแนะนำบทความ
Dataverse คืออะไร?
มันคือฐานข้อมูลกลางที่ Microsoft ออกแบบมาสำหรับใช้ร่วมกับ Power Platform โดยเฉพาะ ถูกสร้างมาเพื่อรองรับแอประดับองค์กร ตั้งแต่การจัดการข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ไปจนถึงเรื่องความปลอดภัย และการทำงานอัตโนมัติที่ฝังอยู่ในระดับข้อมูล
ทำไมหลายองค์กรถึงเลือกใช้ Dataverse?
รองรับข้อมูลที่ซับซ้อนกว่า
Dataverse ให้คุณสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางข้อมูล (Relational Data) ได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด อีกทั้งยังรองรับฟิลด์พิเศษ เช่น ตัวเลือกหลายค่า รูปภาพ หรือไฟล์แนบได้ในตัว
ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงได้ลึกถึงระดับฟิลด์
ถ้าคุณต้องการให้บางคนเห็นข้อมูลบางส่วน หรือแก้ไขเฉพาะบางช่อง — Dataverse ทำได้ง่ายและปลอดภัยด้วยระบบ Role-based Security ที่ยืดหยุ่นกว่า SharePoint มาก
ใส่ Business Rule ได้ตรงที่ข้อมูล
เช่น ต้องกรอกเบอร์โทรศัพท์ให้ถูกฟอร์แมต หรือให้แสดงคำเตือนถ้าระบุจำนวนสินค้าติดลบ สิ่งเหล่านี้ไม่ต้องรอไปเขียนในแอป แต่กำหนดได้จากระดับฐานข้อมูลทันที
ต่อยอดกับ Power Platform ได้เต็มรูปแบบ
ไม่ว่าจะเป็น Canvas App, Model-Driven App, Power Automate หรือ Power BI — Dataverse เชื่อมได้ทุกตัวแบบไร้รอยต่อ และประมวลผลข้อมูลได้เร็วกว่าเมื่อระบบเริ่มโต
สรุปคือ ถ้า SharePoint เหมาะกับการเริ่มต้นเล็ก ๆ… Dataverse ก็คือฐานข้อมูลสำหรับระบบที่ “คิดการไกล” มากกว่า และพร้อมให้คุณขยายระบบได้อย่างมั่นใจ
เปรียบเทียบแบบชัด ๆ – SharePoint vs Dataverse
หลายคนที่เริ่มสร้างแอปด้วย Power Platform อาจเริ่มจาก SharePoint เพราะใช้ง่ายและไม่ต้องเสียเงินเพิ่ม แต่พอระบบเริ่มซับซ้อนขึ้น ข้อมูลมากขึ้น หรือมีหลายคนใช้งานพร้อมกัน สิ่งที่เคย “พอใช้ได้” ก็เริ่มกลายเป็นอุปสรรค
ถ้าคุณกำลังสงสัยว่า… “แล้วเราควรเปลี่ยนไปใช้ Dataverse เมื่อไหร่?” หรือ “จริง ๆ แล้วสองตัวนี้ต่างกันยังไง?” ตารางเปรียบเทียบนี้จะช่วยให้คุณเห็นภาพชัดขึ้นในเวลาไม่กี่นาที
| ประเด็นหลัก | SharePoint – เหมาะกับงานเบา ๆ | Dataverse – พร้อมเติบโตไปกับระบบ |
|---|---|---|
| โครงสร้างข้อมูล | รายการ (List) ธรรมดา ๆ | ฐานข้อมูลแบบสัมพันธ์เต็มรูปแบบ |
| การเชื่อมข้อมูลระหว่างตาราง | ทำได้แค่พื้นฐาน | เชื่อมได้หลายระดับ ยืดหยุ่นกว่า |
| การควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง | จำกัดที่ระดับรายการหรือไฟล์ | คุมได้ถึงระดับฟิลด์และเรคคอร์ด |
| วางกฎหรือเงื่อนไขกับข้อมูล | ต้องเขียนในแอปหรือ Flow | ตั้งค่าตรงในระบบได้เลย ไม่ต้องโค้ด |
| ความเร็วเมื่อข้อมูลเยอะ | เริ่มช้าลงเมื่อมีหลายพันรายการ | จัดการข้อมูลจำนวนมากได้ดี |
| รองรับไฟล์/รูปภาพ | ทำได้ แต่ไม่สะดวก | มีฟิลด์เฉพาะสำหรับไฟล์/ภาพ |
| การใช้งานทั่วไป | แบบฟอร์มง่าย ๆ ระบบติดตามภายใน | ระบบซับซ้อน เช่น CRM, ระบบบริการ |
| ค่าใช้จ่าย | รวมใน Microsoft 365 | มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมตามการใช้งาน |
สรุปง่าย ๆ
ถ้าคุณกำลังทำระบบเล็ก ๆ ในองค์กร ที่ไม่ซับซ้อนมาก ใช้กันไม่กี่คน SharePoint ยังตอบโจทย์ได้ดี แต่ถ้าเริ่มมีความซับซ้อน ต้องการความแม่นยำมากขึ้น หรืออยากให้ระบบ “ไปต่อ” ได้ในอนาคต Dataverse จะเป็นตัวเลือกที่คุ้มค่ากว่าในระยะยาว
ในหัวข้อต่อไป เราจะพาคุณดูตัวอย่างสถานการณ์จริง ว่า เมื่อไหร่ควรพิจารณาย้ายจาก SharePoint มาใช้ Dataverse เพื่อไม่ต้องมาแก้ทีหลังตอนระบบใหญ่เกินควบคุม
กรณีศึกษา – ใช้งานเมื่อไรถึงควรเปลี่ยนจาก SharePoint มาใช้ Dataverse?
หลายคนเริ่มต้นพัฒนาแอปด้วย SharePoint ด้วยเหตุผลเดียวกัน: ใช้ง่าย และไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม แต่เมื่อระบบเริ่มเติบโต ก็เริ่มเจอคำถามใหม่ เช่น ทำไม Lookup ถึงไม่เวิร์ก? ทำไมแอปช้าลง? หรือทำไมตั้งค่าความปลอดภัยได้ไม่ละเอียดพอ?
มาดู 4 สัญญาณที่บอกว่าคุณอาจถึงเวลาพิจารณาใช้ Dataverse แทน SharePoint แล้ว
1. ระบบเริ่มมีหลายตารางข้อมูลที่เชื่อมโยงกัน
หากคุณใช้ SharePoint แล้วต้องสร้างหลาย List เพื่อแยกข้อมูล เช่น รายการลูกค้า รายการใบสั่งซื้อ และรายการสินค้าในใบสั่งซื้อ — แล้วต้องใช้ Lookup ข้ามไปมา
ในตอนแรกอาจดูว่าใช้ได้ แต่พอจำนวนข้อมูลเพิ่มขึ้น ความสัมพันธ์เหล่านั้นจะทำให้ระบบช้าลง และเพิ่มโอกาสเกิดข้อผิดพลาด Dataverse ถูกออกแบบมาสำหรับงานลักษณะนี้โดยเฉพาะ
2. ต้องการกำหนดสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลแบบละเอียด
ในบางองค์กร ข้อมูลบางช่อง เช่น งบประมาณ หรือข้อมูลภายใน ต้องแสดงเฉพาะให้บางคนเห็น หากคุณใช้ SharePoint อาจทำได้แค่แยกหน้าหรือสร้างหลายเวอร์ชันของแอป ซึ่งเสี่ยงต่อความผิดพลาด
Dataverse ให้คุณกำหนดสิทธิ์ได้ถึงระดับ “ฟิลด์” และกำหนดบทบาท (Role) ได้ยืดหยุ่นกว่า ในตอนแรกอาจดูว่าใช้ได้ แต่พอจำนวนข้อมูลเพิ่มขึ้น ความสัมพันธ์เหล่านั้นจะทำให้ระบบช้าลง และเพิ่มโอกาสเกิดข้อผิดพลาด Dataverse ถูกออกแบบมาสำหรับงานลักษณะนี้โดยเฉพาะ
3. เริ่มมีผู้ใช้งานจำนวนมาก หรือใช้งานพร้อมกันหลายคน
SharePoint ไม่ได้ถูกออกแบบมาสำหรับ workload ที่ผู้ใช้เข้าพร้อมกันจำนวนมาก หรือข้อมูลทะลุหลักหมื่นรายการ
หากคุณสังเกตว่าแอปโหลดช้าลง ทำงานล่าช้า หรือต้องรอโหลดข้อมูลนาน นั่นอาจเป็นผลจากโครงสร้างข้อมูลที่เริ่มไม่เหมาะกับขนาดของระบบแล้ว
4. อยากขยายระบบในอนาคตให้รองรับได้มากกว่าเดิม
ถ้าคุณเริ่มมองอนาคตของแอป เช่น อยากเชื่อมกับระบบภายนอก เชื่อมกับ Power BI แบบ real-time หรืออยากเปลี่ยนจาก Canvas App ไปสู่ Model-Driven App เพื่อเพิ่มความสามารถ — การเริ่มจาก Dataverse จะช่วยให้คุณไม่ต้องย้อนกลับมาทำใหม่
เลือกอย่างไรให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ?
เมื่ออ่านมาถึงตรงนี้ คุณอาจเริ่มมีคำตอบในใจว่า ระบบของคุณควรใช้ SharePoint หรือ Dataverse แต่หากยังลังเล บทสรุปนี้จะช่วยให้คุณประเมินได้ง่ายขึ้นตาม “จุดเริ่มต้น” และ “เป้าหมายปลายทาง” ของแอปที่กำลังจะสร้าง
เริ่มต้นจากคำถามง่าย ๆ สองข้อ
- ระบบที่คุณจะสร้างมีความซับซ้อนแค่ไหน?
- คุณวางแผนให้ระบบนี้อยู่แค่ในระดับทีมเล็ก ๆ หรือต้องเติบโตต่อในอนาคต?
ถ้าคำตอบของคุณคือ “ระบบไม่ซับซ้อนมาก ใช้กันภายในทีม และงบประมาณจำกัด”
SharePoint คือจุดเริ่มต้นที่เหมาะสม คุณสามารถใช้สร้างแบบฟอร์ม สร้าง Workflow เบื้องต้น และจัดการเอกสารได้ดีโดยไม่ต้องเสียเงินเพิ่ม แต่ขอให้เผื่อใจไว้ว่า หากระบบเติบโตขึ้น อาจต้องย้ายไปสู่แพลตฟอร์มที่รองรับมากกว่าในอนาคต
แต่ถ้าคุณตอบว่า “ต้องการระบบที่เติบโตได้ รองรับข้อมูลสัมพันธ์ มีการควบคุมสิทธิ์ชัดเจน และอาจเชื่อมต่อระบบอื่นในอนาคต”
Dataverse จะเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าในระยะยาว แม้จะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม แต่คุณจะได้ระบบฐานข้อมูลที่พร้อมขยาย รองรับผู้ใช้จำนวนมาก และทำงานร่วมกับ Power Platform ได้เต็มที่
ไม่มีคำตอบตายตัวว่าระบบไหน “ดีที่สุด” แต่มีคำตอบที่ “เหมาะสมที่สุด” สำหรับสถานการณ์ของคุณ
และหากคุณต้องการผู้ช่วยในการวางแผน เลือกโครงสร้างข้อมูล หรือพัฒนาแอปที่พร้อมขยายต่อได้ในอนาคต Quick ERP ก็พร้อมเป็นที่ปรึกษาให้คุณตั้งแต่วันแรก
Quick ERP เราช่วยคุณวางระบบที่เติบโตไปกับองค์กร
การเลือกใช้ SharePoint หรือ Dataverse อาจดูเหมือนเป็นเรื่องเทคนิค แต่แท้จริงแล้ว นี่คือการวาง “รากฐาน” ของระบบที่จะกลายเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานในองค์กรในระยะยาว
หลายองค์กรเริ่มต้นจากแอปเล็ก ๆ หนึ่งตัว แต่เมื่อธุรกิจเติบโต ความต้องการก็ขยายตาม ทั้งในแง่ของข้อมูล ผู้ใช้งาน เวิร์กโฟลว์ และการเชื่อมต่อกับระบบอื่น เช่น ERP, BI หรือ AI
ที่ Quick ERP เราเข้าใจบริบทขององค์กรไทย และมีประสบการณ์จริงในการวางระบบด้วยทั้ง SharePoint และ Dataverse ให้เหมาะกับขนาด เป้าหมาย และงบประมาณของลูกค้า
ไม่ใช่แค่เลือกฐานข้อมูลให้ถูกตั้งแต่แรก
แต่คือการวางแผนให้ระบบพร้อม “เชื่อมต่อ เติบโต และทำงานอัตโนมัติ” ได้ในอนาคต
หากคุณกำลังเริ่มต้นวางระบบใหม่ หรือกำลังมองหาทางออกจากข้อจำกัดของระบบเดิม เรายินดีให้คำปรึกษาและช่วยออกแบบระบบที่ตอบโจทย์ทั้งในวันนี้ และพร้อมสำหรับวันข้างหน้า
Quick to Grow, Quick to Know
เพราะในโลกธุรกิจทุกวันนี้ “การรู้เร็ว” ไม่ใช่แค่ได้เปรียบ แต่คือหัวใจสำคัญของการเติบโตอย่างยั่งยืน
กิจกรรม Quicker Knowledge Sharing ประจำเดือนมิถุนายน 2025 จัดขึ้นเพื่อเติมพลังให้ทุกคนด้วยการเรียนรู้ที่นำไปใช้ได้จริง พร้อมสร้างพื้นที่ให้ทุกทีมได้แชร์มุมมอง แลกเปลี่ยนประสบการณ์ และเปิดรับแนวคิดใหม่ที่ช่วยต่อยอดงานในมุมที่ไม่เคยคิดมาก่อน
บทความนี้เรียบเรียงขึ้นจากการแบ่งปันความรู้ของชาว Quicker ในงาน Knowledge Sharing ประจำเดือนมิถุนายน 2025 เพื่อถ่ายทอดสาระที่น่าสนใจและต่อยอดสู่การพัฒนาการทำงานของทีมอย่างต่อเนื่อง
การเติบโตขององค์กรไม่อาจเกิดขึ้นจากแค่คนใดคนหนึ่ง แต่ต้องอาศัยการเรียนรู้ร่วมกัน
เมื่อทุกคนมีโอกาส “รู้” มากขึ้น องค์กรก็ “เติบโต” ได้เร็วขึ้น
Quick to Grow, Quick to Know วัฒนธรรมของการทำงานร่วมกันที่เราสร้างขึ้นในทุกเดือน
ก้าวเข้าสู่ Digital Business
ดูผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องได้ที่นี่
