ความสำคัญการจัดการ Permission ใน D365 F&O
การจัดการสิทธิ์การเข้าถึง (Permission Management) ใน Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations (D365 F&O) ถือเป็นองค์ประกอบสำคัญของการบริหารระบบ ERP ที่มีความซับซ้อนและข้อมูลจำนวนมาก การกำหนดสิทธิ์อย่างเหมาะสมไม่เพียงช่วยควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูลหรือฟังก์ชันใดได้บ้าง แต่ยังเป็นกลไกสำคัญในการเสริมความปลอดภัยของข้อมูล ลดข้อผิดพลาดในการทำงาน และรักษาความลับของข้อมูลธุรกิจอย่างเป็นระบบ
หากไม่มีการจัดการ Permission ที่ดี องค์กรอาจเผชิญกับปัญหา เช่น:
- พนักงานเข้าถึงข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับบทบาทของตนเอง
- ข้อมูลสำคัญรั่วไหลหรือถูกแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาต
- ขั้นตอนการทำงานผิดพลาดจากการใช้ฟีเจอร์ที่ไม่ควรเข้าถึง
ในบทความนี้ เราจะพาคุณไปรู้จักกับแนวทางการบริหารสิทธิ์ใน D365 F&O อย่างเป็นระบบ ตั้งแต่ระดับ Security Role, Duty, ไปจนถึง Privilege เพื่อให้องค์กรของคุณสามารถใช้งานระบบได้อย่างปลอดภัย มีประสิทธิภาพ และสอดคล้องกับนโยบาย IT Governance
Quick Suggest
หากสนใจเรียนรู้เพิ่มเติม ขอแนะนำบทความ
Permission คืออะไรใน D365 F&O?
ในระบบ Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations (D365 F&O) “Permission” หมายถึง สิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลและการทำงานต่าง ๆ ภายในระบบ ไม่ว่าจะเป็นเมนู หน้าจอ ปุ่มคำสั่ง หรือข้อมูลเบื้องหลัง Permission จึงเป็นเครื่องมือสำคัญในการควบคุมว่า “ใครทำอะไรได้บ้าง” ภายใต้กรอบของบทบาทหน้าที่ในองค์กร
เพื่อให้สามารถบริหารจัดการสิทธิ์ได้อย่างยืดหยุ่นและปลอดภัย D365 F&O จึงออกแบบระบบสิทธิ์ไว้ในโครงสร้าง 3 ระดับ ได้แก่:
Roles (บทบาทหลัก)
Role คือกลุ่มของสิทธิ์ที่สะท้อนถึงบทบาทงานของผู้ใช้งานในองค์กร เช่น:
- ผู้ดูแลบัญชีเจ้าหนี้ (Accounts Payable Clerk)
- ผู้ดูแลคลังสินค้า (Warehouse Manager)
แต่ละ Role จะรวบรวม Duties ที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ของตำแหน่งนั้น เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถปฏิบัติงานได้อย่างครบถ้วน
Duties (หน้าที่ภายใต้บทบาท)
Duty คือชุดของสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจหรือการทำงานเฉพาะด้าน เช่น:
การสร้างใบสั่งซื้อ
การอนุมัติคำสั่งขาย
การปิดงวดบัญชี
หนึ่ง Role อาจมี Duties หลายรายการ เพื่อครอบคลุมกระบวนการที่จำเป็นสำหรับบทบาทนั้น
Privileges (สิทธิ์เชิงลึก)
Privilege คือสิทธิ์ที่เจาะจงในระดับ Object เช่น ฟอร์ม ปุ่ม ฟิลด์ หรือตารางข้อมูล เช่น:
สิทธิ์ในการเปิดฟอร์ม “Customer Details”
สิทธิ์ในการคลิกปุ่ม “Post”
สิทธิ์ในการดูหรือแก้ไขข้อมูลตาราง “CustTable”
Privileges เป็นองค์ประกอบที่อยู่ภายใต้ Duties และเป็นจุดที่กำหนดว่า “ผู้ใช้สามารถทำอะไรได้บ้าง” ในระบบอย่างละเอียด
โครงสร้างแบบลำดับชั้น (Hierarchy Structure)
Role
└── Duty 1
└── Privilege A
└── Privilege B
└── Duty 2
└── Privilege C
จะเห็นได้ว่า หนึ่ง Role สามารถมีหลาย Duties แต่ละ Duty สามารถมีหลาย Privileges ความสัมพันธ์แบบลำดับชั้นนี้ช่วยให้การกำหนดสิทธิ์มีความยืดหยุ่นและสะท้อนถึงการจัดโครงสร้างองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Access Level ใน Dynamics 365 FO
แม้ว่าการกำหนด Roles, Duties และ Privileges จะเป็นโครงสร้างหลักในการจัดการสิทธิ์ใน Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations (D365 F&O) แต่เพื่อให้สามารถควบคุมการเข้าถึงได้อย่างแม่นยำ ระบบยังมี Access Level หรือระดับการเข้าถึงสำหรับแต่ละ Privilege ซึ่งกำหนดได้ว่า ผู้ใช้งานสามารถทำอะไรกับ Object หรือข้อมูลนั้นได้บ้าง
ประเภทของระดับการเข้าถึงใน D365 F&O
แต่ละ Privilege จะสามารถกำหนดสิทธิ์ในระดับของการดำเนินการ ดังนี้:
- Read – อ่านหรือดูข้อมูลของ Object ได้
- Update – แก้ไขหรือปรับปรุงข้อมูลเดิมได้
- Create – เพิ่มหรือสร้างข้อมูลใหม่ได้
- Delete – ลบข้อมูลหรือ Object ที่มีอยู่ได้
การตั้งค่าสถานะสิทธิ์ (Access Permissions)
ในแต่ละระดับของการเข้าถึง (Read / Update / Create / Delete) จะมีสถานะที่สามารถตั้งค่าได้ 3 รูปแบบ (Security configuration – Finance and Operations):
Unset – ยังไม่ได้กำหนดสิทธิ์เฉพาะ ระบบจะอ้างอิงจากระดับที่สูงกว่า (Duties หรือ Roles)
Grant – อนุญาตให้ดำเนินการได้
Deny – ปฏิเสธการดำเนินการโดยเด็ดขาด แม้จะมีสิทธิ์ในระดับที่สูงกว่า
ลำดับความสำคัญของสิทธิ์
Unset < Grant < Deny
ซึ่งหมายความว่า:
หากมีการตั้งค่าเป็น Deny ในระดับ Privilege ผู้ใช้งานจะ ไม่สามารถเข้าถึง หรือดำเนินการได้ แม้ว่าสิทธิ์ในระดับ Duties หรือ Roles จะเป็น Grant ก็ตาม
การตั้งค่า Deny จะมีผลเหนือกว่าสิทธิ์อื่นในทุกกรณี
การสร้าง Duties ใน Microsoft D365 FO
เมื่อเข้าใจโครงสร้างลำดับชั้นของ Roles, Duties และ Privileges รวมถึง ระดับการเข้าถึง (Access Levels) แล้ว สิ่งสำคัญต่อมาคือการออกแบบ Duties ให้สอดคล้องกับหน้าที่ของผู้ใช้งานแต่ละกลุ่มในองค์กร ซึ่งเป็นหัวใจในการควบคุมสิทธิ์ให้เหมาะสม ปลอดภัย และตรงกับความรับผิดชอบของแต่ละบทบาท
การออกแบบ Duties ที่ดีจะช่วยให้องค์กรสามารถ:
- กำหนดสิทธิ์ได้อย่างแม่นยำ
- ป้องกันการเข้าถึงที่เกินขอบเขต
- สะท้อนความรับผิดชอบของแต่ละตำแหน่งได้ชัดเจน
- ตรวจสอบและปรับแต่งสิทธิ์ได้ง่ายยิ่งขึ้น
หลักการออกแบบ Duties
1 โมดูล ควรมี Duties ที่หลากหลาย
ในแต่ละโมดูลของระบบ เช่น โมดูลจัดซื้อหรือโมดูลสินทรัพย์ ควรมี Duties หลายรายการ แทนที่จะรวมทุกหน้าที่ไว้ใน Duty เดียว เพื่อให้สามารถกำหนดสิทธิ์ให้กับผู้ใช้งานแต่ละกลุ่มตามลักษณะงานได้อย่างละเอียดและปลอดภัย
ตัวอย่าง: โมดูล “ดูแลห้องน้ำ” (ในเชิงเปรียบเทียบ)
Duty: ทำความสะอาดห้องน้ำ
- มอบให้กับ Role: แม่บ้าน
- สิทธิ์ที่กำหนด:
- Read: ดูรายการห้องที่ต้องทำความสะอาด
- Update: บันทึกสถานะความสะอาด
- ไม่อนุญาตให้ Create หรือ Delete
Duty: ซ่อมแซมห้องน้ำ
มอบให้กับ Role: ช่างซ่อม
- สิทธิ์ที่กำหนด:
- Read: ตรวจสอบข้อมูลห้องน้ำที่ต้องซ่อม
- Update: ระบุรายละเอียดการซ่อม
- Create: เพิ่มรายการติดตั้งอุปกรณ์ใหม่
- Delete: ตั้งค่าเป็น Deny เพื่อป้องกันการลบข้อมูล
ข้อดีของการแยก Duties ตามลักษณะงาน
- ควบคุมการเข้าถึงได้ตรงกับความรับผิดชอบจริง
- ลดความเสี่ยงจากการใช้ฟังก์ชันที่ไม่เกี่ยวข้อง
- ปรับเปลี่ยนสิทธิ์หรือแก้ไขได้ง่ายตามการเปลี่ยนแปลงขององค์กร
- สามารถนำ Duties ที่สร้างแล้วไปใช้ซ้ำกับ Roles อื่นได้อย่างยืดหยุ่น
แนวทางปฏิบัติที่ควรใช้ในการออกแบบ Duties
แยก Duties ตามขั้นตอนการทำงาน เช่น ตรวจสอบ สร้าง อนุมัติ รายงาน
ตั้งชื่อ Duties ให้สื่อถึงหน้าที่จริง เช่น Approve Vendor Invoice หรือ Maintain Sales Order
หลีกเลี่ยงการสร้าง Duties แบบครอบคลุมทุกสิทธิ์ เว้นแต่จำเป็นสำหรับบทบาทระดับผู้ดูแลระบบ
ปรึกษาการจัดการสิทธิ์ (Permission Management)
การจัดการสิทธิ์ (Permission Management) ใน Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations ไม่ใช่แค่เรื่องของการ “จำกัดการเข้าถึง” แต่คือเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ ลดความเสี่ยงจากการใช้สิทธิ์ผิดพลาด และสนับสนุนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
เมื่อองค์กรมีการออกแบบ Roles, Duties และ Privileges ที่เหมาะสม พร้อมใช้เครื่องมืออย่าง Security Configuration อย่างถูกต้อง การบริหารสิทธิ์จะไม่ใช่ภาระ แต่จะกลายเป็น “เกราะป้องกัน” และ “เข็มทิศ” ที่นำพาการใช้งาน ERP ไปในทิศทางที่ถูกต้อง
หากองค์กรของคุณกำลังมองหาแนวทางหรือผู้เชี่ยวชาญด้านการวางระบบ D365 F&O ที่เข้าใจการจัดสิทธิ์อย่างแท้จริง Quick ERP คือหนึ่งในผู้ให้บริการที่พร้อมช่วยออกแบบและปรับแต่งระบบให้เหมาะกับโครงสร้างงานของคุณอย่างยืดหยุ่นและปลอดภัย ตั้งแต่การจัดการ Security Role ไปจนถึงการวาง Policy ให้สอดคล้องกับ IT Governance ขององค์กร
Quick to Grow, Quick to Know
เพราะในโลกธุรกิจทุกวันนี้ “การรู้เร็ว” ไม่ใช่แค่ได้เปรียบ แต่คือหัวใจสำคัญของการเติบโตอย่างยั่งยืน
กิจกรรม Quicker Knowledge Sharing ประจำเดือนมิถุนายน 2025 จัดขึ้นเพื่อเติมพลังให้ทุกคนด้วยการเรียนรู้ที่นำไปใช้ได้จริง พร้อมสร้างพื้นที่ให้ทุกทีมได้แชร์มุมมอง แลกเปลี่ยนประสบการณ์ และเปิดรับแนวคิดใหม่ที่ช่วยต่อยอดงานในมุมที่ไม่เคยคิดมาก่อน
บทความนี้เรียบเรียงขึ้นจากการแบ่งปันความรู้ของชาว Quicker ในงาน Knowledge Sharing ประจำเดือนมิถุนายน 2025 เพื่อถ่ายทอดสาระที่น่าสนใจและต่อยอดสู่การพัฒนาการทำงานของทีมอย่างต่อเนื่อง
การเติบโตขององค์กรไม่อาจเกิดขึ้นจากแค่คนใดคนหนึ่ง แต่ต้องอาศัยการเรียนรู้ร่วมกัน
เมื่อทุกคนมีโอกาส “รู้” มากขึ้น องค์กรก็ “เติบโต” ได้เร็วขึ้น
Quick to Grow, Quick to Know วัฒนธรรมของการทำงานร่วมกันที่เราสร้างขึ้นในทุกเดือน
ก้าวเข้าสู่ Digital Business
ดูผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องได้ที่นี่
