SharePoint Agents คืออะไร เมื่อ AI เข้าใจองค์กรของคุณจริง ๆ
ในแต่ละวัน องค์กรทั่วโลกเพิ่มไฟล์ลงใน SharePoint และ OneDrive มากกว่าสองพันล้านไฟล์ ข้อมูลเหล่านี้คือ “คลังความรู้” ที่สำคัญต่อการตัดสินใจ แต่กลับมีพนักงานจำนวนไม่น้อยที่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสาร หรืออ้างอิงข้อมูลจากหลายแหล่งก่อนจะลงมือทำงานจริง
Microsoft จึงได้พัฒนา “SharePoint Agents” ฟีเจอร์ใหม่ใน Microsoft 365 Copilot ที่ออกแบบมาเพื่อเปลี่ยนไซต์ SharePoint ให้กลายเป็น AI ผู้ช่วยที่รู้จักบริบทของเนื้อหา เข้าใจความต้องการของทีม และตอบคำถามได้อย่างแม่นยำจากข้อมูลภายในองค์กรเอง
SharePoint Agents คือฟีเจอร์ใหม่ใน Microsoft 365 Copilot ที่เปลี่ยนเว็บไซต์ SharePoint ให้กลายเป็นผู้ช่วย AI ที่สามารถตอบคำถาม วิเคราะห์ข้อมูล และให้คำแนะนำโดยอิงจากเนื้อหาที่อยู่ในไซต์นั้น ๆ โดยตรง
ฟีเจอร์นี้เปิดตัวครั้งแรกในงาน Ignite 2024 และในปี 2025 SharePoint Agents ได้เข้าสู่สถานะ General Availability (GA) อย่างเต็มรูปแบบ พร้อมให้ทุกองค์กรเริ่มใช้งานจริง ไม่ว่าจะเป็นเพื่อช่วยค้นหาข้อมูล ตอบคำถามเฉพาะทาง แนะนำเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง หรือแม้กระทั่งช่วยลดเวลาการทำงานซ้ำซ้อน
จุดเด่นของ SharePoint Agents คือความสามารถในการดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องมาให้แบบทันที โดยไม่ต้องเขียนโค้ด ไม่ต้องเทรนโมเดลใหม่ และไม่ต้องย้ายข้อมูลไปที่อื่น เพราะ AI ตัวนี้อิงกับเนื้อหาที่มีอยู่แล้วบน SharePoint ของคุณโดยตรง และทำงานภายใต้สิทธิ์การเข้าถึงของแต่ละผู้ใช้
สำหรับองค์กรที่กำลังมองหาเครื่องมือ AI ที่เข้าใจข้อมูลภายในอย่างแท้จริง SharePoint Agents คือก้าวสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยข้อมูลที่คุณมีอยู่แล้ว
ฟีเจอร์สำคัญของ SharePoint Agents
SharePoint Agents คือการนำ AI ที่เข้าใจองค์กรและสามารถทำงานร่วมกับข้อมูลขององค์กรที่อยู่ใน SharePoint โดยตรง ฟีเจอร์นี้ถูกออกแบบมาให้ใช้งานได้ง่ายและรองรับความซับซ้อนในการทำงานของทีมในองค์กรทุกขนาด ฟีเจอร์หลักที่น่าสนใจ มีดังนี้
1. ตอบคำถามจากเอกสารจริง ด้วยภาษาธรรมชาติ
SharePoint Agent สามารถตอบคำถามในลักษณะ “ถาม-ตอบ” โดยใช้ข้อมูลจากไฟล์ที่ถูกกำหนดเป็นแหล่งอ้างอิง ผู้ใช้งานสามารถพิมพ์คำถามทั่วไป เช่น
- “ขั้นตอนการยื่นขออนุมัติค่าใช้จ่ายคืออะไร?”
- “รายงานยอดขายไตรมาสล่าสุดอยู่ที่ไหน?”
Agent จะวิเคราะห์คำถามด้วย AI และสรุปคำตอบที่เกี่ยวข้องโดยอ้างอิงจากเอกสาร เช่น Word, Excel หรือ PDF พร้อมแนบลิงก์กลับไปยังไฟล์ต้นฉบับ
ข้อดีคือไม่ต้องเปิดหลายไฟล์หรือใช้คำสั่งค้นหาแบบเดิม ลดเวลาเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้อย่างมาก
2. ทุก SharePoint Site มี Agent พร้อมใช้งานทันที
เมื่อเปิดใช้งาน SharePoint Agents แล้ว ทุกไซต์จะมี “Agent สำเร็จรูป” ประจำไซต์โดยอัตโนมัติ Agent นี้จะอิงจากเนื้อหาทั้งหมดที่ผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึงในไซต์นั้น โดยไม่ต้องตั้งค่าเพิ่มเติมใด ๆ ผู้ใช้สามารถเริ่มถามคำถามได้ทันทีผ่านไอคอน Copilot ที่ด้านขวาบนของหน้าเว็บไซต์
3. สร้าง Agent ใหม่ได้เอง กำหนดขอบเขตได้ตามต้องการ
หากต้องการสร้าง Agent ที่ตอบคำถามเฉพาะด้าน เช่น
- ใช้เฉพาะไฟล์คู่มือผลิตภัณฑ์
- หรือโฟลเดอร์งบประมาณรายไตรมาส
ผู้ใช้สามารถสร้าง Agent ได้ง่าย ๆ ใน 3 รูปแบบ:
ทุก Agent ที่สร้างขึ้นจะมีนามสกุล .agent และถูกเก็บไว้ในไลบรารีของไซต์เดียวกัน จัดการได้เหมือนกับไฟล์ทั่วไป เช่น คัดลอก ลบ หรือย้ายที่เก็บ
4. อัปเดตตัวเองอัตโนมัติเมื่อไฟล์ต้นทางเปลี่ยน
หากมีการแก้ไข เพิ่ม หรือลบเอกสารที่ Agent ใช้อ้างอิง SharePoint Agent จะอัปเดตความรู้ของตัวเองโดยอัตโนมัติทันที ไม่ต้องสร้าง Agent ใหม่หรือตั้งค่าใหม่ซ้ำอีก
5. รองรับไฟล์หลากหลายประเภท
ปัจจุบัน SharePoint Agents รองรับไฟล์ต่อไปนี้:
- Microsoft Word (.docx)
- Excel (.xlsx)
- PowerPoint (.pptx)
- HTML
- Microsoft Loop
กำลังจะรองรับเพิ่มเติมเร็ว ๆ นี้ ได้แก่ Metadata, SharePoint Lists, วิดีโอ และไฟล์ถอดเสียงการประชุม
6. แชร์ใช้งานผ่าน Microsoft Teams ได้ทันที
ผู้ใช้สามารถแชร์ Agent ไปยังทีมงานผ่าน Teams Chat ได้ทันที สมาชิกในแชทสามารถ @mention ชื่อ Agent เพื่อขอข้อมูล หรือใช้เป็นผู้ช่วยในการสนทนาแบบทีม Agent จะตอบด้วยข้อมูลล่าสุดที่ทุกคนในทีมมีสิทธิ์เข้าถึง
หากมีบางคนในแชทไม่มีสิทธิ์ดูเอกสารต้นทาง ระบบจะไม่แสดงข้อมูลทันที แต่จะแจ้งให้ผู้แชร์อนุมัติก่อน เพื่อให้การควบคุมสิทธิ์ยังคงปลอดภัย
ตัวอย่างการใช้งาน SharePoint Agents ในสถานการณ์จริง
เพื่อให้เห็นภาพว่า SharePoint Agents สามารถนำไปประยุกต์ใช้งานจริงในองค์กรของคุณได้อย่างไร นี่คือตัวอย่างจากลูกค้าในช่วงทดสอบใช้งานเบื้องต้น ซึ่งแสดงให้เห็นถึงศักยภาพของ Agent ในการสนับสนุนงานหลากหลายรูปแบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ:
เพิ่มความเร็วในการให้บริการลูกค้า – กรณีศึกษา Eaton
Eaton ผู้นำระดับโลกด้านระบบจัดการพลังงานอัจฉริยะในกลุ่มอุตสาหกรรมไฟฟ้า อากาศยาน และยานยนต์ ได้สร้าง SharePoint Agent สำหรับเข้าถึงเอกสารกระบวนการทำงาน และแบ่งปันความรู้ภายในองค์กร Agent เหล่านี้ช่วยให้ทั้งทีม IT และทีมวิศวกรรมสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ลดขั้นตอนซ้ำซ้อน และเพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน
โดยเฉพาะทีมวิศวกรรมที่สามารถตอบคำถามลูกค้าได้เร็วขึ้นจากฐานข้อมูลเดิมที่มีอยู่บน SharePoint เพียงเท่านี้ก็สามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพได้โดยไม่ต้องพัฒนาเครื่องมือเพิ่มเติมใด ๆ
ใช้เป็นผู้ช่วยดูแลผลิตภัณฑ์และรายงานปัญหาหน้างาน
ทีมสนับสนุนด้านผลิตภัณฑ์สามารถสร้าง Agent ที่อิงจากเอกสารทางเทคนิคล่าสุด เพื่อใช้เป็นผู้ช่วยเบื้องต้นตลอด 24 ชั่วโมงในการประมวลผลเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในภาคสนาม Agent เหล่านี้ไม่เพียงแค่ตอบคำถามเท่านั้น แต่ยังสามารถวิเคราะห์แนวโน้ม ค้นหาสาเหตุที่แท้จริง แยกประเภทเหตุการณ์ และจัดลำดับการส่งต่อไปยังทีมงานที่เกี่ยวข้องได้อย่างมีระบบ
ผลลัพธ์คือมุมมองที่ครบถ้วนในการบริหารจัดการปัญหาจากภาคสนาม และแผนพัฒนาผลิตภัณฑ์ที่ตรงกับความต้องการของลูกค้ามากยิ่งขึ้น
ใช้ช่วยวางแผนงบประมาณอย่างมีข้อมูล
ในโลกของธุรกิจ “เวลา” คือทรัพยากรที่มีค่าที่สุด SharePoint Agent ที่สร้างขึ้นบน Team Site สำหรับฝ่ายการเงินสามารถเข้าถึงเอกสารนโยบายด้านงบประมาณ รายงานการใช้จ่ายย้อนหลัง และเอกสารคาดการณ์งบประมาณ ช่วยลดเวลาการวิเคราะห์ข้อมูลแบบเดิม พร้อมแนะนำแนวโน้มการจัดลำดับความสำคัญในการจัดสรรงบประมาณรอบใหม่
สิ่งนี้ช่วยให้ทีมสามารถโฟกัสกับงานวางแผนเชิงกลยุทธ์ โดยไม่ต้องเสียเวลากับงานวิเคราะห์ที่ใช้เวลานานและมีความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดสูง
ลูกค้าที่เข้าร่วมใช้งานล่วงหน้าให้ความสำคัญกับการค้นหาเนื้อหาที่มีคุณค่าที่สุดใน SharePoint และกำหนดบทบาทของ Agent ที่จะช่วยเปลี่ยนข้อมูลเหล่านั้นให้กลายเป็นเครื่องมือสนับสนุนเป้าหมายสำคัญขององค์กรได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
และในวันนี้ เมื่อ SharePoint Agents พร้อมใช้งานทั่วไปแล้ว เรากำลังเฝ้ารอที่จะได้เห็นว่าองค์กรของคุณจะนำ AI ผู้ช่วยนี้ไปต่อยอดอย่างไรต่อไป
จัดการ SharePoint Agents ได้ง่ายเหมือนจัดการไฟล์
หนึ่งในข้อดีของ SharePoint Agents คือคุณไม่ต้องเรียนรู้วิธีใหม่ในการจัดการ เพราะ Agent ที่คุณสร้างขึ้นจากข้อมูลใน SharePoint จะถูกบันทึกไว้ในรูปแบบไฟล์พิเศษที่ลงท้ายด้วย .agent และอยู่ใน Document Library เดียวกับไฟล์ต้นทางที่คุณเลือกไว้
พูดง่าย ๆ ก็คือ Agent คือ “ไฟล์” ที่คุณจัดการได้เหมือนกับเอกสารทั่วไป คุณสามารถ…
- คัดลอก (Copy) เพื่อใช้ในไซต์อื่น
- ย้ายตำแหน่ง (Move) เพื่อจัดระเบียบ
- ลบ (Delete)
- หรือเก็บถาวร (Archive) เมื่องานเสร็จสิ้น
ได้ทั้งหมดภายใน SharePoint โดยไม่ต้องตั้งค่าหรือใช้เครื่องมือพิเศษเพิ่มเติม
ขยายความสามารถของ Agent ด้วย Copilot Studio
ถ้าคุณต้องการให้ Agent ทำอะไรได้มากกว่าตอบคำถามจากเอกสาร เช่น ดึงข้อมูลจากระบบอื่น หรือเชื่อมกับขั้นตอนอัตโนมัติในองค์กร คุณสามารถต่อยอดได้ผ่าน Copilot Studio
เครื่องมือนี้เปิดให้ใช้งานในวงจำกัด (Private Preview) และเหมาะกับการใช้งานในระดับองค์กร เช่น:
เชื่อมกับระบบภายนอกอย่าง ERP หรือ CRM
สร้างกระบวนการทำงานอัตโนมัติ (Workflow)
เพิ่มคำสั่ง (Actions) ให้ Agent ช่วย “ลงมือทำ” แทน ไม่ใช่แค่ตอบ
และเผยแพร่ให้ทีมในองค์กรใช้งานผ่าน Microsoft Teams เพื่อให้ทีมสามารถเรียกใช้งานได้จากทุกที่
ใช้งานได้ทั้งแบบรวมในไลเซนส์ และแบบจ่ายตามการใช้งาน
หากองค์กรของคุณมี Microsoft 365 Copilot License อยู่แล้ว ก็สามารถใช้งาน SharePoint Agents ได้ทันทีโดยไม่ต้องซื้ออะไรเพิ่มเติม
แต่ถ้าองค์กรของคุณใช้ระบบแบบคิดตามการใช้งาน (Consumption billing) ก็เตรียมพร้อมได้เลย เพราะ Microsoft จะเปิดให้ใช้ Agents แบบ จ่ายตามการใช้จริง (Pay-as-you-go) ในเร็ว ๆ นี้ โดยสามารถจัดการผ่าน Microsoft 365 Admin Center ได้โดยตรง
โปรโมชั่น: ทดลองใช้ SharePoint Agents ได้ฟรีในช่วงครึ่งปีแรกของ 2025
เพื่อเปิดโอกาสให้ทุกคนในองค์กรได้ทดลองใช้งานจริง Microsoft จัดโปรโมชั่นพิเศษตั้งแต่ 6 มกราคม ถึง 30 มิถุนายน 2025
ใครที่มีสิทธิ์?
องค์กรที่มีอย่างน้อย 50 ผู้ใช้งาน Microsoft 365 Copilot จะได้รับโควตาใช้งาน Agent ฟรีเดือนละ 10,000 ครั้ง สำหรับพนักงานคนอื่น ๆ ที่ยังไม่มีไลเซนส์ Copilot
ใช้งานอะไรได้บ้าง?
สร้าง Agent แชร์ให้ทีม และถาม–ตอบข้อมูลจากเอกสารใน SharePoint ได้ครบถ้วนเหมือนผู้ใช้งานปกติ
แล้วฟีเจอร์ใหม่ในอนาคตมีอะไรบ้าง?
Microsoft ยังเดินหน้าพัฒนา SharePoint Agents อย่างต่อเนื่อง โดยฟีเจอร์ที่กำลังจะเปิดให้ใช้งานเร็ว ๆ นี้ ได้แก่
- แก้ไขและแชร์ Agent สำเร็จรูปที่ระบบสร้างไว้ในแต่ละไซต์
- ใช้ Agent กับข้อมูลใน OneDrive ได้
- สร้าง Agent ส่วนตัวไว้ใช้เฉพาะงานของตัวเอง
- รองรับ SharePoint Hub Site
- และขยายการเชื่อมกับ Copilot Studio ให้รองรับ use case ที่ซับซ้อนมากขึ้น
Quick ERP ช่วยคุณใช้งาน Microsoft 365 Copilot และ SharePoint Agents ได้อย่างคุ้มค่าที่สุด
SharePoint Agents คือโอกาสครั้งใหม่ขององค์กร ที่จะใช้ “ข้อมูลที่มีอยู่แล้ว” ให้เกิดมูลค่าเพิ่มได้ทันที แต่การจะได้ประโยชน์สูงสุดจากเทคโนโลยีนี้ ต้องอาศัยมากกว่าการเปิดใช้งานฟีเจอร์
ที่ Quick ERP เราพร้อมช่วยองค์กรของคุณ
วางแผนการใช้งาน SharePoint Agents ให้สอดรับกับโครงสร้างงานและข้อมูลที่มีอยู่
ปรับแต่งการทำงานให้ตอบโจทย์แต่ละฝ่าย เช่น HR, Finance, Sales หรือ Operations
เชื่อมต่อกับระบบที่ใช้อยู่แล้ว เช่น ERP, Power BI หรือ Power Automate
และอบรมทีมงานให้สามารถใช้งาน Agent ได้อย่างมั่นใจและต่อยอดได้ด้วยตนเอง
เป้าหมายของเราไม่ใช่แค่ให้คุณมี AI ในองค์กร แต่ให้ AI ทำงานได้จริงในองค์กรของคุณ
หากคุณกำลังมองหาวิธีเปลี่ยนข้อมูลให้เป็นคำตอบ เปลี่ยนเอกสารให้เป็นความรู้ และเปลี่ยน Microsoft 365 ให้เป็นผู้ช่วยตัวจริง Quick ERP พร้อมเดินไปกับคุณในทุกขั้นตอน
ก้าวเข้าสู่ Digital Business
ดูผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องได้ที่นี่
