เมื่อใช้งานระบบ ERP อย่าง Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations (FO365) แม้ว่าระบบจะรองรับกระบวนการธุรกิจได้หลากหลาย ครบทั้งด้านบัญชี คลังสินค้า การผลิต และการจัดซื้อ แต่ผู้ใช้งานหลายคนยังคงต้องพบกับ “Error” ที่ขัดจังหวะการทำงานอยู่เสมอ
Error เหล่านี้อาจฟังดูเหมือนปัญหาเทคนิคทั่วไป แต่หากไม่เข้าใจสาเหตุหรือวิธีแก้ให้ถูกจุด อาจทำให้เสียเวลา เสียข้อมูล และเกิดความผิดพลาดในการปิดบัญชีหรือจัดการเอกสารได้
บทความนี้จะพาคุณมาทำความเข้าใจ 10 Error ยอดฮิตใน FO365 พร้อมอธิบายอย่างละเอียดว่าเกิดขึ้นเมื่อไหร่ ทำไมถึงเกิด และจะตรวจสอบหรือแก้ไขอย่างไร โดยอ้างอิงข้อมูลตรงจากสไลด์ที่ใช้จริงในการอบรมผู้ใช้งาน FO365
โพสต์รายการใน D365FO ไม่ได้ เพราะลืมระบุ Dimension ให้ครบ
ข้อความ Error:
You must select a value in the (dimension) field in combination with the following dimensions values that are valid
จังหวะที่เกิด Error:
ระหว่างโพสต์รายการใด ๆ ที่ระบบต้องบันทึกลงบัญชี (GL)
สาเหตุ:
ผู้ใช้ไม่ได้ระบุค่ามิติทางการเงิน (Financial dimension) ที่จำเป็นให้ครบถ้วนตามที่ระบบกำหนดไว้ในโครงสร้างบัญชี
วิธีการตรวจสอบ:
- ไปที่หน้าหรือ Path ที่ต้องระบุ Financial dimension
- ทำการกรอกค่าที่จำเป็นในฟิลด์นั้นให้ครบ
เบิกสินค้าใน Dynamics 365 ไม่ผ่าน เพราะของในคลังไม่พอ
ข้อความ Error:
(Qty. on process) Cannot be picked because only (Qty. in On-hand) is/are available from the inventory for item: XXX
จังหวะที่เกิด Error:
เมื่อมีการตัดของออกจากคลัง เช่น เบิกของหรือเบิกผลิต
สาเหตุ:
จำนวนสินค้าที่ระบบต้องการตัดออก มีมากกว่าจำนวนที่มีอยู่จริงในคลัง (Available physical)
วิธีการตรวจสอบ:
- ให้ตรวจสอบที่หน้า On hand ที่ฟิวด์ Available physical
- ตาม information จาก Error ว่าของมีเพียงพอหรือไม่
ไม่พบบัญชีใน Inventory Posting
ข้อความ Error:
Failed to resolve account number for transaction type (Inventory posting type) and item ID XXXXX.
You can change the setup under Inventory management > Setup > Posting
จังหวะที่เกิด Error:
การโพสต์รายการ เช่น post receipt หรือ post invoice
สาเหตุ:
ไม่มีการตั้งค่า account mapping ไว้สำหรับรายการสินค้าและ transaction type นั้น
วิธีการตรวจสอบ:
- ไปที่หน้า Inventory posting
- ตรวจสอบว่า Item ดังกล่าวผูกบัญชีไว้ตาม reference type ที่ Error แจ้งหรือยัง
Accounting Distribution ใน Dynamics 365 ผิดโครงสร้างบัญชี
ข้อความ Error:
One or more accounting distribution is missing a ledger account or contains a ledger account that is not validYou can change the setup under Inventory management > Setup > Posting
จังหวะที่เกิด Error:
กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับ Accounting Distribution เช่นการ submit PR หรือ PO
สาเหตุ:
บัญชีที่ใช้ไม่ได้อยู่ในโครงสร้างบัญชี (Account structure) หรือไม่ตรงตามข้อกำหนดใน Ledger
วิธีการตรวจสอบ:
- ตรวจสอบ Main account ใน Distribute amount ว่าอยู่ใน Account structure ที่ประกาศใช้ใน Ledger หรือไม่
เลขเอกสารใน FO365 ซ้ำ ระบบไม่ยอมให้โพสต์
ข้อความ Error:
(Document No.) is already used as of date (Date already used)
จังหวะที่เกิด Error:
ขณะสร้างเอกสารหรือโพสต์เอกสารที่ทำให้ระบบห้ระบบ generate เลขที่เอกสาร เช่น create new document, post invoice
สาเหตุ:
เลขที่เอกสารนั้นถูกใช้ไปแล้ว อาจมาจากการย้อนกลับมาโพสต์เอกสารเดิม หรือมีผู้ใช้หลายคนสร้างเอกสารพร้อมกันจนเลขชนกัน
วิธีการตรวจสอบ:
ตรวจสอบว่าเลขที่เอกสารที่ Error แจ้งถูกใช้ไปแล้วหรือยัง
ถ้าใช้งานไปแล้ว ให้เข้าไปที่ Number sequence แล้วลบเลขที่ค้าง
ถ้าไม่พบการใช้งานเลขนั้น ก็อาจเป็นเพราะระบบสร้างเลขเดียวกันให้ผู้ใช้หลายคนพร้อมกัน ให้ใช้วิธีเดียวกับข้อ 2 ในการเคลียร์เลข
ระบบออกเลขเอกสารใน Dynamics 365 ไม่ได้ เพราะ Number Sequence เต็ม
ข้อความ Error:
Number sequence (Number sequence code) has been exceeded
จังหวะที่เกิด Error:
เมื่อระบบต้องสร้างเลขที่เอกสารใหม่ เช่นระหว่างการโพสต์ใบ Invoice หรือ PO
สาเหตุ:
เลขใน Number sequence ถูกใช้งานครบหมดแล้ว (ถึงเลขสูงสุดที่กำหนดไว้)
วิธีการตรวจสอบ:
เข้าไปที่หน้าการตั้งค่า Number sequence แล้วเพิ่มจำนวนหลัก (Digit) เพื่อให้ระบบสามารถสร้างเลขใหม่ต่อได้
ระบบแจ้งให้กรอก Inventory Dimension ให้ครบใน FO365
ข้อความ Error:
Inventory dimension (dimension) must be specified
จังหวะที่เกิด Error:
เมื่อสร้างเอกสารหรือโพสต์เอกสารใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับคลังสินค้า เช่น create new document, post invoice
สาเหตุ:
ผู้ใช้ไม่ได้ระบุค่า Inventory dimension ที่จำเป็น เช่น site, warehouse, หรืออื่น ๆ
วิธีการตรวจสอบ:
กลับไปที่หน้าทำรายการ แล้วกรอกค่า Inventory dimension ตามที่ระบบระบุใน Error
คำสั่งผลิตวางแผนใน D365FO ไม่ได้ เพราะ Capacity ไม่พอ
ข้อความ Error:
Production order (Production No.) could not be scheduled. Not enough capacity could be found
จังหวะที่เกิด Error:
ระหว่างวางแผนหรือโพสต์คำสั่งผลิต (Production order)
สาเหตุ:
ยังไม่มีการกำหนดช่วงเวลาทำงาน (Working time) ให้กับ calendar ที่เครื่องจักรหรือ resource ใช้งาน
วิธีการตรวจสอบ:
ไปที่ Calendar ในโมดูล Production แล้วทำ Composed Working Time
ตรวจสอบว่า Resource ที่เกี่ยวข้องใช้ Calendar ใด และทำ Composed Working Time ให้เรียบร้อย
โพสต์บัญชีใน D365FO ไม่ได้ เพราะ Period ยังไม่เปิด
ข้อความ Error:
Fiscal period for (Posting date) is not open
จังหวะที่เกิด Error:
ตอนที่โพสต์รายการลงบัญชี (GL)
สาเหตุ:
งวดบัญชีที่ใช้อยู่มีสถานะ “ปิด” (Closed) หรือยังไม่ได้เปิดใช้งาน
วิธีการตรวจสอบ:
เข้าไปที่หน้า Ledger calendars แล้วเปลี่ยนสถานะ Period ที่เกี่ยวข้องให้เป็น “Open”
รับของเกิน/ขาดจาก PO ใน D365FO
ข้อความ Error:
Overdeliver of line 20.00 percent, but the allowed overdeliver is only 0.00 percent
Underdeliver of line 20.00 percent, but the allowed underdeliver is only 0.00 percent
จังหวะที่เกิด Error:
ตอนที่รับของเข้าคลังจากใบสั่งซื้อ (PO)
สาเหตุ:
จำนวนที่รับของจริงเกินหรือขาดจากที่ระบบกำหนดไว้ โดยไม่ได้อนุญาตให้ Over/Under delivery
วิธีการตรวจสอบ:
ไปที่หน้าทำรายการ
ระบุจำนวน % ตามที่ Error แจ้งในฟิลด์ Overdeliver หรือ Underdeliver
จัดการ Error อย่างมั่นใจ กับทีมผู้เชี่ยวชาญจาก Quick ERP
การใช้งานระบบ Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations (FO365) ให้ราบรื่น ไม่ได้จบแค่ขั้นตอนติดตั้ง แต่ต้องมีการดูแล แก้ไข และให้คำปรึกษาอย่างต่อเนื่องตลอดการใช้งานจริง
จากประสบการณ์ของ Quick ERP ในหลากหลายอุตสาหกรรม เราพบว่า Error ที่เกิดขึ้นบ่อย มักมีจุดเริ่มต้นจากรายละเอียดเล็ก ๆ ที่ถูกละเลย เช่น การตั้งค่า Dimension, โครงสร้างบัญชี หรือเลขที่เอกสาร หากไม่จัดการอย่างเป็นระบบ อาจกลายเป็นปัญหาสะสมที่ส่งผลต่อกระบวนการทำงานโดยรวม
Quick ERP พร้อมดูแลครบวงจร ตั้งแต่การตรวจสอบระบบก่อนใช้งานจริง (Pre-live check), การออกแบบโครงสร้างที่เหมาะสม ไปจนถึงการสนับสนุนหลังบ้านด้วยทีม MA Support ที่ตอบโจทย์ SLA 95% และเครื่องมือเสริมเฉพาะทางที่ช่วยป้องกันความผิดพลาดซ้ำซ้อน
หากองค์กรของคุณต้องการทีมที่เข้าใจระบบ FO365 อย่างลึกซึ้ง ทั้งในมุมเทคนิคและธุรกิจ Quick ERP พร้อมเป็นพาร์ทเนอร์ที่คุณไว้ใจได้ในระยะยาว
Quick to Grow, Quick to Know
เพราะในโลกธุรกิจทุกวันนี้ “การรู้เร็ว” ไม่ใช่แค่ได้เปรียบ แต่คือหัวใจสำคัญของการเติบโตอย่างยั่งยืน
กิจกรรม Quicker Knowledge Sharing ประจำเดือนเมษายน 2025 จัดขึ้นเพื่อเติมพลังให้ทุกคนด้วยการเรียนรู้ที่นำไปใช้ได้จริง พร้อมสร้างพื้นที่ให้ทุกทีมได้แชร์มุมมอง แลกเปลี่ยนประสบการณ์ และเปิดรับแนวคิดใหม่ที่ช่วยต่อยอดงานในมุมที่ไม่เคยคิดมาก่อน
บทความนี้เรียบเรียงขึ้นจากการแบ่งปันความรู้ของชาว Quicker ในงาน Knowledge Sharing ประจำเดือนมีนาคม 2025 เพื่อถ่ายทอดสาระที่น่าสนใจและต่อยอดสู่การพัฒนาการทำงานของทีมอย่างต่อเนื่อง
การเติบโตขององค์กรไม่อาจเกิดขึ้นจากแค่คนใดคนหนึ่ง แต่ต้องอาศัยการเรียนรู้ร่วมกัน
เมื่อทุกคนมีโอกาส “รู้” มากขึ้น องค์กรก็ “เติบโต” ได้เร็วขึ้น
Quick to Grow, Quick to Know วัฒนธรรมของการทำงานร่วมกันที่เราสร้างขึ้นในทุกเดือน
ก้าวเข้าสู่ Digital Business
ดูผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องได้ที่นี่
