Microsoft Teams (MS Teams) คืออะไร
การสื่อสารคือสิ่งที่สำคัญของความเป็นทีม ไม่ว่าจะเป็นองค์กรในรูปแบบใด ตั้งแต่การศึกษา ไปจนถึงในรูปแบบธุรกิจ สิ่งที่เรียกว่าทีมสำคัญเสมอ เพราะการทำงานเพียงผู้เดียวไม่สามารถทำให้จุดมุ่งหมายของทีมนั้นประสบความสำเร็จได้อย่างแน่นอน ดังนั้นโปรแกรม Microsoft Teams จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้ทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันได้ดีมากยิ่งขึ้น สร้างทีมเวิร์คให้เกิดขึ้นกับทีม ช่วยให้ศักยภาพการทำงานร่วมกันนั้นไหลลื่นยิ่งขึ้น เมื่อทีมร่วมมือร่วมใจกันได้อย่างไร้ข้อติดขัด ผลลัพธ์ของงานก็จะออกมามีประสิทธิภาพมากตามไปด้วย
MS Teams เป็นหนึ่งในอุปกรณ์ในชุดของ Microsoft 365 แม้ว่าในชุดอุปกรณ์นี้หลาย ๆ คนจะคุ้นเคยกับ Word, Excel, PowerPoint มากว่าเนื่องจากเหมาะกับการทำงานทุกรูปแบบ แต่เมื่อคุณต้องร่วมทำงานกับผู้อื่น ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าโปรแกรม Microsoft Teams จะมีบทบาทสำคัญมากขึ้นมาในทันที เนื่องจากเป็นโปรแกรมที่สามารถทำให้การสื่อสารในทีมราบรื่นยิ่งขึ้น ทั้งการ แชท, การประชุม, การนำเสนองาน รวมไปถึงการแชร์ไฟล์ต่าง ๆ พร้อมกับอีกหลากหลายฟีเจอร์พิเศษ ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทีมทำงานได้ง่ายยิ่งขึ้น โดยบทความนี้เรามารู้จักโปรแกรมนี้ให้มากขึ้น พร้อมกับทำความเข้าใจว่าทำไมถึงต้องเลือกใช้ Microsoft Teams
Quick Suggest
หากสนใจเรียนรู้เพิ่มเติม ขอแนะนำบทความ
Microsoft Teams มีความสามารถอย่างไรบ้าง ?
Microsoft Teams เป็นโปรแกรมที่มีความสามารถหลักคือการ “สื่อสารร่วมกันเป็นทีม” ทุกความสำคัญของการทำงานร่วมกันจะถูกรวมเอาไว้ในโปรแกรมนี้ทั้งหมด เริ่มต้นจากการแชทเพื่อสนทนากับผู้อื่น การจัดประชุมผ่าน Video Conference การแชร์หน้าจอเพื่อนำเสนอข้อมูลสำคัญต่าง ๆ ซึ่งนี่เป็นเพียงส่วนหนึ่งเท่านั้น เพราะโปรแกรมนี้ทำได้มากกว่าการพูดคุยงานกันตามธรรมดา แม้ว่าจะมีโปรแกรมอื่น ๆ ที่มีความสามารถใกล้เคียงกัน แต่เมื่อเปรียบเทียบกับ MS Teams แล้ว ยังไม่มีโปรแกรมไหนเลยที่ทำงานได้ครบถ้วนมากกว่า เนื่องจากนอกจากการสนทนาในข้างต้นแล้ว ความสามารถอื่น ๆ ของโปรแกรมนี้ก็ยังมีอีกมากมาย ยกตัวอย่างเช่น
- สามารถสร้าง Team เพื่อกำหนดการสนทนาระหว่างทีม และยังสามารถกำหนดแยกย่อยออกไปเป็น Channel เพื่อให้การสนทนานั้นเจาะจงเฉพาะความรับผิดชอบส่วนใดส่วนหนึ่งเท่านั้น
- สามารถแชร์ไฟล์สำหรับการทำงานร่วมกันได้ โดยจะเป็นไฟล์จาก Microsoft 365 เช่น เพื่อให้การทำงานเป็นอันหนึ่งอันเดียว อัปเดตข้อมูลงานต่าง ๆ เป็น Real Time มากที่สุด
- นัดหมายการประชุมได้ โดยผู้จัดประชุมสามารถกำหนดวันและเวลา และหลังจากนั้นกำหนดประชุมก็จะถูกส่งไปยังปฏิทินบน Outlook ของผู้ใช้งานคนอื่น ๆ โดยไม่ต้องไล่ส่งทีละคน
- บันทึกการประชุมได้ เพื่อให้สามารถนำข้อมูลจากที่ประชุมมาทบทวนอีกครั้ง หรือเพื่อแกะเนื้อหาการประชุมเป็นลายลักษณ์อักษร
- กำหนดบทบาทของผู้ใช้งานใน Team ได้ เพื่อให้บทบาทมีความแตกต่าง เพื่อจะได้ไม่ทำให้เกิดความสับสนเกิดขึ้นในองค์ประชุม รวมไปถึงจำกัดการเข้าถึงข้อมูลบางส่วนได้
- รองรับการใช้งานจากทั้งในรูปแบบ Desktop และ Mobile ทำให้สามารถใช้งานได้จากทุกรูปแบบอุปกรณ์ รวมไปถึงการใช้งานผ่านเบราว์เซอร์ ที่ทำให้ผู้ที่ไม่ได้โหลดแอปก็สามารถใช้งานได้เช่นเดียวกัน
ทั้งหมดนี้เป็นเพียงส่วนหนึ่งเท่านั้น ที่จริงแล้ว Microsoft Teams ยังมีความสามารถอีกนับไม่ถ้วนที่เรายังไม่ได้กล่าวถึง การผสานงานในองค์กรนั้นจะไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป ไม่ว่าจะมีสมาชิกในองค์กรในจำนวนมากเพียงใดก็สามารถใช้งานได้อย่างไร้ขีดจำกัด ทำให้การดูแลจัดการภายในองค์กรเป็นเรื่องง่ายมากยิ่งขึ้น สามารถติดตามการประชุม อัปเดตรายละเอียดของงานต่าง ๆ ผ่านผู้รับผิดชอบได้อย่างเจาะจง ช่วยให้ไม่เกิดการสนทนาที่เกินความจำเป็น จนทำให้ผู้ใช้งานพลาดข้อความสำคัญไป ซึ่งอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดระหว่างการทำงานนั่นเอง
ฟีเจอร์เด่นของ Microsoft Teams
หลังจากที่เราได้แนะนำไปบ้างแล้ว ว่าโปรแกรม Microsoft Teams มีความสามารถอย่างไรบ้าง ต่อมาเรามาแนะนำฟีเจอร์เด่นของโปรแกรมนี้กันบ้าง นอกจากความสามารถที่สามารถทำได้แล้ว ภายในโปรแกรมนี้ยังมีเรื่องน่าสนใจอีกมากมาย หากคุณยังตัดสินใจไม่ได้ว่าควรนำโปรแกรม MS Teams มาใช้งานในองค์กรหรือไม่ ลองอ่านฟีเจอร์เด่นบางส่วนของโปรแกรมนี้ที่เรานำมาฝากเสียก่อน รับรองว่าเมื่อคุณอ่านจบ คุณต้องอยากให้องค์กรของคุณที่ทำงานร่วมกันผ่าน Microsoft Teams อย่างแน่นอน
รองรับผู้เข้าร่วมได้เป็นจำนวนมาก
ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดกลาง-ใหญ่ ก็สามารถใช้งาน Microsoft Teams ได้อย่างไร้ความกังวล เพราะโปรแกรมนี้สามารถใช้งานร่วมกับผู้ใช้งานได้เป็นจำนวนมาก พร้อมกับระยะเวลาการประชุมต่อเนื่องได้ถึง 30 ชั่วโมง ดังนั้นไม่ต้องกังวลว่าเมื่อเป็นองค์กรขนาดใหญ่ ที่มีบุคลากรเป็นจำนวนมาก จะไม่สามารถใช้งานโปรแกรม MS Teams ได้ เนื่องจากองค์กรชั้นนำของโลกนี้หลาย ๆ องค์กร ก็เลือกใช้โปรแกรมนี้กันทั้งสิ้น
สามารถกำจัดเสียงรบกวนได้เป็นอย่างดี
เมื่อเริ่มต้นการประชุม ในบางครั้งเสียงรบกวนโดยรอบ อาจทำให้การประชุมติดขัดได้ เนื่องจากเสียงเหล่านั้นอาจทำลายสมาธิของผู้ประชุม หรืออาจเป็นเสียงไม่พึงประสงค์ที่ไม่ควรหลุดเข้ามาในที่ประชุม เมื่อเลือกใช้ Microsoft Teams ปัญหาเสียงรบกวนระหว่างประชุมจะหมดไป เพราะมีฟีเจอร์พิเศษที่ช่วยตัดเสียงรบกวนโดยรอบออกจนหมด ทำให้ผู้ที่ทำหน้าที่บรรยายสามารถนำเสนอออกมาได้อย่างชัดถ้อยชัดคำ ไม่จำเป็นต้องมองหาไมโครโฟนแพง ๆ เพื่อใช้ประชุมอีกต่อไป เพราะคุณสามารถทำให้เสียงของคุณคมชัดได้ง่าย ๆ เพียงประชุมผ่าน MS Teams เท่านั้นเอง
เข้าถึงโปรแกรมอื่น ๆ ใน Microsoft 365
เนื่องจาก Microsoft Teams เป็นอีกหนึ่งโปรแกรมจาก Microsoft 365 ดังนั้นการทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ ในชุดเครื่องมือเดียวกัน จึงเป็นเรื่องที่ง่ายเสียยิ่งกว่าง่าย ไม่ว่าจะเป็นการแชร์ไฟล์ Excel, Word, PowerPoint เพื่อทำให้การทำงานร่วมกันในทีมสะดวกมากยิ่งขึ้น หรือจะเป็นการเชื่อมต่อกับโปรแกรม PowerPoint เพื่อนำเสนอสไลด์ต่าง ๆ ขณะที่ประชุมกันอยู่ ก็สามารถทำได้อย่างง่ายดาย นับว่าเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าเป็นอย่างมาก เมื่อเลือกใช้ Microsoft 365 เพราะนอกจากจะได้โปรแกรมออฟฟิศคุณภาพดีไว้ใช้งาน ยังได้ MS Teams โปรแกรมที่ช่วยเพิ่มความเป็นทีมเวิร์คมาใช้บริการอีกด้วย
สร้างคำอธิบายสดได้ พร้อมแปลภาษาไทย
Microsoft Teams มีฟีเจอร์สุดอัจฉริยะ ซึ่งสามารถจับคำพูดของผู้ที่กำลังสนทนา พร้อมกับสร้างเป็นคำอธิบายสดขณะที่สนทนากันได้ หากคุณไม่เข้าใจว่า “คำอธิบายสด” คืออะไร ? เราขออนุญาตยกตัวอย่างการดูหนังแบบ “SUBTITLE” เพื่อให้นึกภาพได้ง่ายมากยิ่งขึ้น โดย MS Teams จะปรากฏข้อความให้อ่านพร้อมกับการสนทนา เพื่อเพิ่มความเข้าใจให้กับผู้เข้าร่วมประชุมได้มากขึ้น เผื่อบางครั้งมีบางครั้งที่ออกเสียงแล้วฟังยาก ไปจนถึงการพูดเร็วจนจับใจความลำบาก โดยในตอนนี้สามารถรองรับถึง 30 ภาษาเลยทีเดียว และพิเศษยิ่งกว่าคือตอนนี้มีฟีเจอร์การแปลภาษาได้อีกด้วย ช่วยให้การสื่อสารต่างภาษาเป็นเรื่องง่ายมากขึ้นเมื่อใช้งานโปรแกรมนี้
มีความปลอดภัยจากการเข้ารหัสหลายชั้น
ในบางครั้งการประชุมลับก็ต้องการความเป็นส่วนตัวมากกว่าการประชุมทั่วไป รวมไปถึงสำหรับไฟล์บางไฟล์ที่เป็นความลับสุดยอดขององค์กร คงไม่ใช่เรื่องดีหากไฟล์เหล่านั้น รวมไปถึงการประชุมลับหลุดออกไปสู่สาธารณะ ซึ่งเมื่อใช้การประชุมด้วย Microsoft Teams ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวจะไม่มีความเสี่ยงใด ๆ ทั้งสิ้น เนื่องจากเมื่อกำหนดบทบาทเอาไว้แล้ว ตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของ Team เรียบร้อยแล้ว จะไม่มีปัญหาใด ๆ ต้องกังวลเลยแม้แต่น้อย เพราะข้อมูลทุกอย่างบน MS Teams จะถูกเข้ารหัสเอาไว้ ไม่มีทางที่จะหลุดรอดออกไปอย่างแน่นอน
ประโยชน์ของ Microsoft teams ที่มีต่อองค์กร
- Microsoft Teams ช่วยให้การทำงานในองค์กรมีความเป็นระเบียบมากขึ้น สามารถแบ่งการดูแลจัดการได้ง่ายมากขึ้น ทั้งในส่วนของข้อมูลรวมไปถึงบุคลากร
- การประชุมด้วย MS Teams ช่วยให้ผู้ที่มีความสามารถด้านภาษาน้อยสามารถเข้าใจเนื้อหาของการประชุมได้ เนื่องจากฟีเจอร์คำอธิบายสดที่สามารถแปลคำเบื้องต้นได้
- ช่วยให้การดูแลตามสายบังคับบัญชาเป็นเรื่องง่ายขึ้น ผู้บริหารขององค์กรสามารถตัดสินใจได้ง่ายยิ่งขึ้น พร้อมกับสามารถเก็บผลงานการทำงานของแต่ละทีม เพื่อประเมินในทุก ๆ ปี ได้อีกด้วย
- สร้าง Community ในองค์กร ลดช่องว่างระหว่างการทำงาน แม้จะเป็นการทำงานแบบ Work Form Home ก็สามารถทำให้งานเดินหน้าต่อไปได้โดยตามนโยบายขององค์กร
จุดเด่นของ Microsoft Teams เมื่อเปรียบเทียบกับโปรแกรมที่คล้ายกัน
ถึงแม้ว่า Microsoft Teams จะมีประโยชน์เป็นอย่างมาก แต่ก็ต้องยอมรับว่าในตอนนี้ โปรแกรมนี้ไม่ใช่โปรแกรมเดียวที่ให้บริการในรูปแบบนี้ เพราะยังมีโปรแกรมการประชุมออนไลน์อีกมากมาย รวมไปถึงโปรแกรมที่มีการแบ่งชาแนลย่อย ๆ เพื่อการสนทนาอีกหลากหลายโปรแกรม อาจจะบอกว่าโปรแกรมนี้ไม่ได้เป็นโปรแกรมเดียวที่ทำงานได้เหมือน ๆ กัน ยังมีอีกหลากหลายโปรแกรมที่มีรูปแบบการทำงานคล้าย ๆ กันให้เลือกใช้ แล้วเพราะอะไร ? ทำไมถึงต้องเลือกใช้ MS Teams ในเมื่อยังมีโปรแกรมเหล่านั้นอยู่ เรามีคำตอบมาแนะนำด้วยจุดเด่นดังต่อไปนี้
ความคุ้มค่าที่มากกว่า
การใช้งาน Microsoft Teams คุณจะไม่ได้ซื้อโปรแกรมนี้แยกเพียงโปรแกรมเดียว เพราะการซื้อจะเป็นการซื้อรวมในชุดเครื่องมือ Microsoft 365 ดังนั้นนอกจากโปรแกรมนี้แล้ว คุณยังได้ใช้งานโปรแกรมอื่น ๆ อีกมากมาย ไม่ว่าจะเป็น Word, Excel, PowerPoint และ One Drive เป็นต้น ซึ่งเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า เนื่องจากโปรแกรมสนทนาอื่น ๆ เมื่อซื้อแล้วก็จำเป็นต้องซื้อโปรแกรมออฟฟิศต่าง ๆ ซึ่งจะเป็นการเสียค่าใช้จ่ายโดยใช่เหตุจนเกินไป
ประยุกต์ใช้งานได้หลากหลาย
Microsoft Teams ไม่ได้จำเป็นจะต้องใช้ในองค์กรขนาดใหญ่เท่านั้น เนื่องจากราคาที่ไม่แพงจนเกินไป ทำให้สามารถใช้งานได้แม้ยังเป็นนักศึกษาอยู่ก็ตาม ด้วยฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่หลากหลาย นอกจากจะช่วยนัดหมายการประชุมแล้ว ยังสามารถใช้เพื่ออัปเดตงานตามวงรอบ, การเสนอขายสินค้าผ่าน Video Conference, สร้าง Planner ต่าง ๆ ภายในองค์กร เป็นต้น เนื่องจากการทำงานที่สามารถทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ ของ Microsoft 365 ได้อีกด้วย ทำให้สามารถจัดการงานต่าง ๆ ได้หลากหลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้ใช้งาน
วิธีใช้ Microsoft Teams
- ใช้ Microsoft Teams เพื่อสื่อสาร โดยสามารถใช้ได้ทั้งการแชท การโทรแบบเสียง การโทรแบบวิดีโอ
- ใช้ Microsoft Teams เพื่อประชุม ซึ่งสามารถรองรอบผู้ใช้งานได้เป็นจำนวนมาก ทำให้แม้เป็นองค์กรขนาดใหญ่ก็ไม่เกิดปัญหา พร้อมกับความสามารถการแชร์หน้าจอ เพื่อแสดงข้อมูลที่จำเป็นต่อการประชุม
- ใช้ Microsoft Teams แบ่งการสื่อสารออกเป็นแผนก พร้อมตั้งบทบาทการควบคุมสิทธิ์ต่าง ๆ ให้กับบุคลากรตามหน้าที่ความรับผิดชอบ เพื่อให้ง่ายต่อการควบคุมงาน
- ใช้ Microsoft Teams แชร์ไฟล์ที่จำเป็นต้องใช้งานร่วมกัน สามารถดึงเอาไฟล์ที่ต้องการจาก OneDrive พร้อมแก้ไขข้อมูลในไฟล์ได้อย่าง Real Time
- ใช้ Microsoft Teams จัดระเบียบผู้ดูแลในโครงการต่าง ๆ หลังจากจัดทีม มอบหมายงาน เพื่อให้สามารถติดตามงาน สื่อสาร อัปเดตความเคลื่อนไหวได้ง่ายมากที่สุด
Microsoft Teams 2024 อัปเดตใหม่
รวมสองให้เป็นหนึ่ง
ก่อนหน้านี้ผู้ใช้งานหลาย ๆ คนคงมีปัญหาเกี่ยวกับการใช้งานแอป Teams ระหว่าง Microsoft Teams (free) สำหรับใช้งานส่วนตัว และ Microsoft Teams สำหรับองค์กร ที่ทำให้เกิอดความยุ่งยากในการลงชื่อเข้าใช้งานแอปไปมา แต่ปัญหานี้จะหมดไปเพราะ Microsoft Teams ได้อัปเดตใหม่ รวมสองให้เป็นหนึ่ง ทำให้การใช้งานแอปง่ายขึ้น สามารถสลับแอปไปมาระหว่างบัญชีส่วนตัวและบัญชีทำงานได้อย่างสะดวก ไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้งานใหม่ จัดการและแยกแยะข้อมูลอย่างชัดเจน ไม่เกิดความสับสนระหว่างการใช้งาน โดย Teams ใหม่ สามารถเริ่มใช้งานพร้อมกันในเดือนเมษายน 2024 นี้
Standalone Teams
เมื่อไม่กี่วันที่ผ่านมา (1 เมษายน 2024) Microsoft ได้ตัดสินใจแยก Teams ออกจาก Microsoft 365 และ Office 365 หลังจากได้รับการร้องเรียนจากคู่แข่งมาเป็นเวลานาน แต่อย่างไรก็ตาม Microsoft 365 ก็ยังคงให้ความยืดหยุ่นแก่ลูกค้าปัจจุบันที่ใช้บริการอยู่แล้ว โดยการให้ลูกค้าสามารถรักษาแพ็คเกจรวมเอาไว้ได้หรือเลือกข้อเสนอใหม่ตามความต้องการของลูกค้าเอง สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ Quick ERP
สรุป
Microsoft Teams เป็นอีกหนึ่งโปรแกรมอันทรงคุณค่าที่คุณจะได้รับทันที เมื่อซื้อชุดโปรแกรม Microsoft 365 มาใช้งาน การสร้าง Community ที่ดีภายในองค์กรเป็นเรื่องสำคัญ เพราะจะช่วยให้การดำเนินงานนั้นราบรื่น การสื่อสารภายในองค์กรจะเป็นเรื่องง่ายในทันที คุณสามารถสั่งการงานได้เฉพาะเจาะจง เห็นภาพรวมของการทำงานได้ง่ายขึ้น และสามารถดูแลจัดการสายการบังคับบัญชาได้อย่างง่ายดาย พร้อมกับสร้างการประชุมได้ง่าย ๆ ช่วยให้การทำงานในยุค New normal นั้นง่ายมากยิ่งขึ้น หากสนใจโปรแกรม MS Teams สามารถติดต่อ QUICK ERP เพื่อขอรายละเอียดเพิ่มเติมได้ตลอดช่วงเวลาทำการ
ก้าวเข้าสู่ Digital Business
ดูผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องได้ที่นี่
